Jak usprawnić rozliczenia z zagranicznym kontrahentem w obszarze WHT?

Prawidłowość rozliczenia podatku u źródła wpływa zarówno na konkurencyjność przedsiębiorstwa – dobre stosunki z zagranicznymi dostawcami, możliwości inwestycyjne… – ale także ma ogromne znaczenie dla zarządzania ryzykiem w obszarze odpowiedzialności osobistej członków zarządu.

Niedopełnienie obowiązków nałożonych przepisami z zakresu WHT skutkuje sankcjami wymierzonymi zarówno w przedsiębiorstwo, jak i osobę odpowiedzialną za rozliczenie. Dlatego tak ważne jest, by dołożyć należytej  staranności i ograniczać ryzyka związane z podatkiem u źródła. Poniższy artykuł przedstawia możliwe rozwiązania w zakresie WHT, mające na celu ułatwienie oraz usprawnienie procedury WHT.

Dlaczego prawidłowe rozliczenie podatku u źródła jest trudne?

Podatek u źródła to mechanizm opodatkowania dochodów w miejscu ich powstania. W praktyce oznacza to, że podatek jest pobierany przez płatnika w momencie wypłaty należności na rzecz podatnika. Od 2019 r. w Polsce obowiązują nowe obostrzenia w przepisach podatkowych, które stanowią wyzwanie dla polskich spółek w zebraniu informacji koniecznych dla zastosowania preferencji (zwolnienia lub obniżonej stawki) w podatku u źródła dla płatności dokonywanych na rzecz zagranicznych podmiotów (w tym zagranicznych podmiotów powiązanych).

Podmioty zmagają się z problemem pozyskiwania informacji finansowych oraz podatkowych od podmiotów zagranicznych lub otrzymują niekompletne dane potrzebne do odstąpienia od poboru podatku u źródła. Otrzymanie określonych informacji jest kluczowe zwłaszcza w przypadku płatności na rzecz podmiotów powiązanych przekraczających 2 mln PLN (rocznie do jednego odbiorcy). W takich sytuacjach domyślnie płatnik/ polska spółka zobowiązany jest do pobrania WHT według stawek 20% lub 19% – w zależności od typu płatności. 

Jak zabezpieczyć ryzyko związane z rozliczaniem podatku WHT?

Kwestię podatku u źródła można podzielić na dwa etapy.

Rozwiązania dostępne przed dokonaniem płatności podlegających pod podatek WHT:

• Uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji.
  
  Jest to coraz częściej stosowane rozwiązanie ze względu na swój długofalowy efekt. Uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji umożliwia zastosowanie preferencji WHT bez konieczności podpisywania oświadczenia WH-OSC – co w przypadku zakwestionowania prawa do zwolnienia przez organ podatkowy mogłoby powodować nie tylko zaległość podatkową, lecz również odpowiedzialność karno-skarbową osób odpowiedzialnych za sprawy finansowe spółki. Ponadto, opinia redukuje obowiązki compliance spółki i zabezpiecza powtarzające się transakcje, ponieważ jest wiążąca przez 36 miesięcy od jej wydania.
  
  Co więcej, opinia wpływa również na cash flow spółki. Uzyskanie pozytywnej opiniii wyłącza konieczność pobierania 20% lub 19% podatku u źródła w porównaniu do opcji pay & refund.
  
  

• Złożenie oświadczenia WH-OSC przez polską spółkę.
  
  Oświadczenie powoduje ten sam efekt co opinia, natomiast jest ono ważne tylko do końca roku podatkowego płatnika, a więc wymaga corocznego odświeżenia. Dla potrzeb złożenia oświadczenia WH-OSC kluczowy jest proces certyfikacji spełnienia warunków dla niepobrania podatku u źródła lub zastosowania obniżonej stawki WHT.
  
  Warto rozważyć wsparcie procesu certyfikacji dedykowanym narzędziem IT, które w sposób automatyczny zweryfikuje proces należytej staranności, powiadomi o upływie ważności dokumentu, a przede wszystkim będzie stanowić repozytorium dla wszystkich płatności, dokumentów i informacji (jedno e-archiwum).
  
  
• Kompleksowa obsługa wszelkich kwestii związanych z podatkiem u źródła przez podmiot trzeci – w przypadku PwC takim rozwiązaniem jest WHT Managed Service.
  
  Zaletą tego rozwiązania jest oddanie całego procesu związanego z gromadzeniem i procesowaniem odpowiednich dokumentów, a także certyfikacją płatności wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym, posiadającym odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Często usługa jest zapewniana ze wsparciem odpowiedniej technologii, będącej w posiadaniu usługodawcy. Rozwiązanie to nie wymaga więc ze strony spółki inwestycji w dodatkowe oprogramowanie czy licencje IT.

Rozwiązania dostępne po zaistnieniu obowiązku WHT:

• Po pobraniu podatku u źródła (jeśli na moment płatności nie było spełnionych warunków do zastosowania zwolnienia z WHT lub zastosowania obniżonej stawki), polski płatnik lub podmiot zagraniczny będący podatnikiem (w zależności od tego kto poniósł ciężar ekonomiczny) może wnioskować o jego zwrot, korzystając z procedury “pay & refund”. Mechanizm nakłada na płatnika podatku obowiązek poboru podatku według stawki podstawowej, a w momencie gdy zostaną spełnione wszystkie przesłanki zwrotu, złożeniu wniosku do właściwego organu o stwierdzenie i zwrot nadpłaty. 

Reasumując, podatek u źródła to istotny a zarazem skomplikowany element systemu podatkowego. Aby uniknąć możliwych sankcji warto zabezpieczyć przedsiębiorstwo i wprowadzić rozwiązania ograniczające ryzyko nieprawidłowości w rozliczeniach WHT.