Paperless - potencjał i korzyści rozwiązania

W związku z dostępnością coraz bardziej funkcjonalnych narzędzi technologicznych modele operacyjne oparte o wymianę dokumentów w klasycznej formie papierowej stają się już nie tylko nieekologiczne, lecz również w wysokim stopniu nieefektywne.

Kwestie paperless stały się szczególnie istotne w kontekście trwającej pandemii COVID-19, gdzie niejednokrotnie papierowy obieg dokumentów stanowił duże wyzwanie w zachowaniu ciągłości biznesu. Tym samym coraz częściej implementację rozwiązań pozwalających na wykorzystanie dokumentów w formie elektronicznej należy traktować jako jeden z warunków utrzymania odpowiedniego poziomu konkurencyjności.

Prawo otwiera się na elektroniczne formy

Ustawodawca już od kilku lat konsekwentnie rozszerza zakres sytuacji, w których możliwe, a w niektórych przypadkach wręcz konieczne, jest korzystanie z elektronicznych form dokumentów. Stosowanie kwalifikowanych form podpisu elektronicznego stało się standardem chociażby w kontekście sporządzania sprawozdań finansowych, dokonywania zgłoszeń w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych oraz przygotowywania dokumentacji na potrzeby postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Ponadto, na gruncie Kodeksu cywilnego dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym został zrównany w skutkach z zachowaniem formy pisemnej. Wydaje się, że okoliczności te doprowadziły do swego rodzaju otwarcia się przedsiębiorców i przełamania pewnej początkowej nieufności w stosunku do form elektronicznych. Przy czym należy stwierdzić, że błędem jest ograniczenie myślenia na temat digitalizacji do wspomnianych wyżej form kwalifikowanych. Obecnie, prawo w coraz szerszym stopniu wspiera budowanie procesów biznesowych w oparciu o bezpieczną komunikację online, a dokumentami stają się również wiadomości e-mail, sms, nagrania audio lub video.

Wielopłaszczyznowy potencjał paperless

Wspomniane otwarcie się ustawodawcy na nowe formy dokumentów polega również na wprowadzaniu zmian umożliwiających zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów w kolejnych obszarach funkcjonowania organizacji biznesowych. W chwili obecnej, ze względu na swój szeroki potencjał stosowania, digitalizacja dokumentacji jest już rozwiązaniem kompleksowym, pozwalającym na uporządkowanie, ustrukturyzowanie oraz usprawnienie zarówno procesów wewnętrznych, jak i tych dotyczących relacji z klientami. Poszerzenie zakresu funkcji, w których mogą znaleźć zastosowanie dokumenty elektroniczne, znacząco zwiększa poziom atrakcyjności rozwiązań związanych z eliminacją form papierowych.

^{Źródło: opracowanie własne PwC}

W praktyce często okazuje się, że korzyści uzyskane w wyniku implementacji rozwiązań związanych z m.in. elektronicznym zarządzaniem portfolio umów, czy też powszechnym stosowaniu podpisów elektronicznych prowadzą do zwiększenia poziomu świadomości technologicznej. Z naszych doświadczeń wynika, że sukces na tym polu bardzo często prowadzi do wdrożenia rozwiązań wspierających funkcje księgowe, kadrowe oraz dotyczące zarządzania łańcuchem dostaw, ukierunkowanych w szczególności na implementacji elektronicznego obiegu dokumentów. Należy podkreślić, że kluczem do pełnego wykorzystania możliwości, jakie daje paperless, jest wdrożenie rozwiązań opartych o elektroniczne formy dokumentów w możliwie największej ilości obszarów funkcjonowania organizacji, w sposób umożliwiający utrzymanie zgodności wewnętrznego środowiska dokumentowego, z jednoczesnym uzyskaniem efektu synergii kosztowej w odniesieniu do procesu przeprowadzanej transformacji.

Korzyści rozwiązania

Wśród podstawowych korzyści rozwiązań paperless należy wyróżnić:

przyspieszenie procesu wymiany oraz przetwarzania informacji;
możliwość uwolnienia dodatkowych zasobów wewnętrznych;
zwiększenie poziomu nadzoru nad procesami przebiegającymi w organizacji;
redukcję kosztów związanych z przetwarzaniem i przechowywaniem dokumentów.

W kontekście specyfiki branży retail należy w pierwszej kolejności zauważyć, że paperless stanowi szansę na znaczne przyspieszenie wymiany informacji handlowej, co ma niebagatelne znaczenie w szczególności w odniesieniu do funkcji logistycznych oraz zarządzania łańcuchem dostaw.

Rozwój środowiska technologicznego otworzył przed nami nowe możliwości w zakresie przetwarzania informacji, a paperless jest kolejnym etapem tej ewolucji. Wdrożenie elektronicznych form dokumentacji pozwala na tworzenie szczegółowych baz danych, w których informacje zawarte w znacznych wolumenach dokumentów mogą być w krótkim czasie wielokrotnie przetwarzane i prezentowane z wykorzystaniem odpowiednich algorytmów. Rozwiązanie to, gdy jest odpowiednio stosowane, pozwala znaczne przyspieszyć procesy wewnętrzne, z jednoczesnym zwiększeniem poziomu pewności uzyskanych danych. Wzrost dostępności danych, tempa ich gromadzenia i przetwarzania w oczywisty sposób przekłada się na wzmocnienie funkcji kontroli wewnętrznej.

Naturalną konsekwencją automatyzacji części procesów przebiegających w organizacji jest uwolnienie dodatkowych zasobów wewnętrznych. Jedną z zalet elektronicznego obiegu dokumentów jest eliminacja konieczności osobistego wykonywania szeregu procesów powtarzalnych, które tradycyjnie stanowiły duże obciążenie zasobów ludzkich. W odniesieniu do tego typu spraw paperless przesuwa punkt ciężkości z wykonania na nadzór, redukując tym samym poziom wymaganego po stronie organizacji zaangażowania, gdyż tego typu proces występował również w przypadku dotychczasowych form wykonywania tych zadań.

W trakcie dotychczasowej współpracy z podmiotami należącymi do branży retail wielokrotnie mierzyliśmy się z wyzwaniami odnośnie ilości dokumentacji związanej z procesami logistycznymi stawianej przed przedsiębiorcami. Konieczność jej przetwarzania wiąże się nie tylko z kosztami wytworzenia określonego wolumenu dokumentów, lecz również potrzebą alokowania znacznych środków w celu zapewnienie przepływu dokumentacji oraz odpowiedniej jej archiwizacji. Z przeprowadzonych przez nas analiz wynika, że wydatek związany z wydrukiem jednej strony dokumentu może stanowić wyłącznie ok. 10% kosztów jego przetworzenia w kontekście pełnego cyklu życia dokumentu, który obejmuje również nakłady związane z m.in.: archiwizacją, transportem, kosztami urządzeń oraz materiałów biurowych, czy też błędów/korekt/ponownego wydruku.

^{Źródło: opracowanie własne PwC}

W naszej ocenie elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem najpełniej adresującym opisane wyżej problemy, poprzez zastosowanie narzędzi eliminujących szereg z przedstawionych kosztów, umożliwiających jednoczesne przyspieszenie przepływu informacji, usprawnienie procesu przetwarzania danych zawartych w dokumentach oraz zwiększenie kontroli zarządczej nad procesami komercyjnymi.