Wprowadź regulamin przeciwdziałania niewłaściwym zachowaniom w miejscu pracy

Nowe przepisy zobowiązują pracodawców do przyjęcia regulaminu przeciwdziałania mobbingowi oraz innym niewłaściwym zachowaniom w miejscu pracy. Do 5 maja 2027 r. pracodawcy mają czas na dostosowanie się do tego wymogu.

Obowiązek wprowadzenia regulaminu dotyczy podmiotów zatrudniających co najmniej 10 pracowników. Zgodnie z przepisem, tacy pracodawcy zobowiązani są do określenia zasad, procedur i częstotliwości działań służących:

• przeciwdziałaniu naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracowników;
• zapobieganiu naruszeniom zasady równego traktowania w zatrudnieniu;
• przeciwdziałaniu dyskryminacji i mobbingowi. 

Takie postanowienia powinny znaleźć się w odrębnym regulaminie, w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. 

Obowiązek sformalizowania ww. zasad i procedur nie będzie dotyczyć organizacji zatrudniających mniej niż 10 pracowników, przy czym i tak będą miały one obowiązek aktywnie przeciwdziałać mobbingowi i nierównemu traktowaniu oraz chronić dobra osobiste pracowników. W takim przypadku warto więc rozważyć, czy nie wprowadzić sformalizowanych rozwiązań, które pozwolą dokumentować działania w kierunku przeciwdziałania niepożądanym zachowaniom w miejscu pracy.

Na co zwrócić uwagę przyjmując regulamin 

Przepisy określają obowiązkowe elementy, które powinny być częścią regulaminu. Jednak samo ich wpisanie do procedury, bez analizy potrzeb organizacji oraz sposobu, w jaki ona funkcjonuje, czy też bez zrozumienia istoty przepisów, nie będzie wystarczające. Regulamin powinien bowiem być narzędziem do rzeczywistego przeciwdziałania niepożądanym zachowaniom w miejscu pracy.

Procedura, która jest napisana bez zrozumienia praktyki rynkowej i która nie jest skrojona pod potrzeby organizacji może być dużym obciążeniem dla pracodawcy w codziennej działalności HR oraz w przypadku pojawienia się zarzutów mobbingowych. Przykładowo, zobowiązanie się do przeprowadzania określonych działań prewencyjnych (np. szkoleń) zbyt często może prowadzić do utrudnień organizacyjnych wobec pracowników objętych szkoleniami lub do niewypełnienia obowiązków szkoleniowych.

Z kolei przyjęcie przemyślanych rozwiązań, może być ułatwieniem i pomocą w zarządzaniu personelem. Warto potraktować procedurę jako element zarządzania ryzykiem organizacyjnym i personalnym, ułatwiający rozwiązywanie konfliktów i wyjaśnianie nieprawidłowości. Przykładem dobrej praktyki będzie jasny podział ról i obowiązków, który zapewni sprawne funkcjonowanie procedury i ograniczy opóźnienia w rozpatrywaniu spraw oraz niejasności decyzyjne.

Zmiany już obowiązujących procedur 

Wielu pracodawców posiada już procedury antymobbingowe. Po wejściu w życie nowych przepisów dotychczasowe rozwiązania będą jednak wymagać aktualizacji i rozszerzenia. Jest to spowodowane m.in. zmianą definicji mobbingu oraz określeniem obowiązkowych elementów, które powinien zawierać regulamin. Ponadto zgodnie z nową wersją przepisów, pracodawcy będą mieli obowiązek podejmowania aktywnych, rzeczywistych i systematycznych działań ograniczających ryzyko występowania niepożądanych zachowań w środowisku pracy. Do tej pory obowiązek przeciwdziałania nie był sprecyzowany i dotyczył tylko mobbingu. Po zmianach rozciągnie się on również na naruszenie dóbr osobistych pracowników, naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz dyskryminację. To również wymaga istotnych zmian i uzupełnień obowiązujących procedur.

Sprawcą mobbingu nie musi być przełożony. Może nim być również współpracownik zajmujący równorzędne stanowisko albo osoba współpracująca z pracodawcą na innej podstawie niż stosunek pracy, co również wymaga przemyślenia w zakresie treści procedur.

Harmonogram wdrożenia zmian

Pracodawcy mają czas do 5 maja 2027 r. na uzupełnienie układu zbiorowego lub regulaminu pracy albo wprowadzenie odrębnych regulacji.

Przygotowania warto rozpocząć już teraz. Rzetelnie przeprowadzony proces wymaga bowiem przeglądu wewnętrznej dokumentacji oraz zaprojektowania zmian w porozumieniu z osobami, które na co dzień będą odpowiedzialne za operacyjne funkcjonowanie procedury i konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Ponadto treść regulaminu należy skonsultować z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników (ustawa przewiduje 30-dniowy okres rozmów, po tym czasie pracodawca może samodzielnie ustalić treść regulaminu, jeżeli nie osiągnięto porozumienia). Włączenie procedury do regulaminu pracy wymaga trybu właściwego dla jego zmiany. Zmiana układu zbiorowego wymaga protokołu dodatkowego i rejestracji w Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy.