Nowelizacja Kodeksu pracy zobowiąże pracodawców do systematycznego przeciwdziałania nieprawidłowym zachowaniom w miejscu pracy. Działania to jednak nie wszystko – równie istotne jest ich odpowiednie udokumentowanie. To właśnie dokumentacja stanowi ślad aktywności pracodawcy i dowód jego starannego działania. Dlatego warto zawczasu przygotować wzory dokumentów zawierające wszystkie niezbędne informacje oraz opracować prostą instrukcję określającą, który dokument powinien być używany w jakiej sytuacji.
Przepisy obowiązujące od 5 listopada 2026 r. wymagają od pracodawców systematycznego przeciwdziałania niewłaściwym zachowaniom w miejscu pracy. Dla ochrony interesów pracodawców kluczowe będzie nie tylko wdrożenie odpowiednich procedur oraz ich konsekwentne stosowanie, ale też rzetelne dokumentowanie podejmowanych działań.
Na czym polega „systematyczne przeciwdziałanie”?
Zgodnie z nowymi przepisami przeciwdziałanie niewłaściwym zachowaniom (mobbingowi, naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu) w miejscu pracy obejmuje:
działania prewencyjne – przykładowo: wdrożenie procedur przeciwdziałania niewłaściwym zachowaniom oraz regularne szkolenie pracowników i kadry kierowniczej;
wykrywanie niewłaściwych zachowań – w czym może mieścić się zapewnienie odpowiednich kanałów zgłoszeń, monitorowanie sygnałów o nieprawidłowościach oraz aktywne identyfikowanie ryzyk, np. w zespołach o dużej rotacji lub specyfice pracy sprzyjającej napięciom;
właściwe reagowanie – w tym niezwłoczne podjęcie działań po uzyskaniu informacji o możliwych nieprawidłowościach, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz zapewnienie jego poufności i bezstronności;
działania naprawcze – wyciągnięcie wniosków z zaistniałej sytuacji i podjęcie działań zmierzających do tego, żeby takie sytuacje nie miały już miejsca;
wsparcie osób dotkniętych nierównym traktowaniem albo mobbingiem – na przykład zapewnienie pomocy psychologicznej czy stworzenie warunków sprzyjających powrotowi do normalnego funkcjonowania w organizacji.
Prowadzenie dokumentacji
Pracodawca powinien rzetelnie dokumentować podejmowane działania prewencyjne, wyjaśniające oraz naprawcze.
Przykładowo dokumentacja szkoleń powinna obejmować w szczególności ich terminy, program i uczestnictwo (np. w formie zaświadczeń o odbyciu szkolenia umieszczanych w aktach osobowych pracowników). Treść szkolenia należy dostosować do jego odbiorców – innym programem powinni zostać objęci pracownicy, a innym kadra zarządzająca.
Dobrą praktyką jest też określenie sposobu udokumentowania poszczególnych działań podjętych w związku ze zgłoszonymi lub wykrytymi nieprawidłowościami oraz archiwizacja stworzonej dokumentacji. Wskazane jest jej ustandaryzowanie poprzez stworzenie wzorów, np. notatki z przyjęcia zgłoszenia o występujących nieprawidłowościach, protokołu przesłuchania świadka czy protokołu z prac komisji wyjaśniającej. W ten sposób zapewniamy umieszczenie w dokumentacji wszystkich istotnych elementów mogących mieć znaczenie w przyszłości. Stosowanie odpowiednio opracowanych wzorów oraz jasno określonej ścieżki działania ujednolici przebieg postępowań i pozwoli pracodawcy sprawniej podejmować decyzje. Zestaw wzorów wraz z instrukcją ich prawidłowego stosowania może stanowić załącznik do wewnętrznej procedury lub odrębny dokument.
Pracodawca powinien również dokumentować działania naprawcze wynikające z wniosków wyciągniętych z sytuacji, w których zidentyfikowano nieprawidłowości.
Zakres i sposób dokumentowania należy dostosować do potrzeb organizacji oraz potencjalnego ryzyka. Nie bez znaczenia jest również przejrzystość (zrozumiałość) przygotowanego materiału i jego wartość dowodowa (osiągnięta np. dzięki zachowaniu odpowiedniej formy).
Znaczenie dokumentacji w postępowaniach administracyjnych i sądowych
Dokumentacja działań prewencyjnych, wyjaśniających i naprawczych pozwala na wykazanie w ramach kontroli PIP, że pracodawca systematycznie przeciwdziałał niewłaściwym zachowaniom w miejscu pracy.
Jest ona również na wagę złota przed sądem pracy. Bez rzetelnej dokumentacji pracodawcy znacznie trudniej będzie wykazać, że nie tolerował nieprawidłowych zachowań oraz im przeciwdziałał, co może prowadzić do przegrania sporu i obowiązku wypłaty odszkodowania lub zadośćuczynienia. Ma to znaczenie m.in. w sprawach o mobbing, w których – zgodnie z dotychczasowym utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego – pracodawca może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że podjął rzeczywiste i efektywne działania zapobiegawcze.
Dokumentacja może mieć istotne znaczenie także w sprawach przeciwko sprawcy mobbingu. Po wypłacie poszkodowanemu zadośćuczynienia lub odszkodowania z tytułu mobbingu pracodawca będzie mógł dochodzić od sprawcy wyrównania szkody powstałej wskutek wypłaty świadczenia, w wysokości odpowiadającej winie sprawcy. Zaniedbania organizacji w zakresie tworzenia i przechowywania materiałów dokumentujących działania prewencyjne działają wtedy na niekorzyść pracodawcy. Mogą np. uniemożliwić udowodnienie, że sprawca uczestniczył w szkoleniach, co może przełożyć się negatywnie na ocenę stopnia jego winy, a tym samym na możliwość odzyskania wypłaconych kwot.
Skuteczny i właściwie udokumentowany system prewencji pomoże ograniczyć ryzyko odpowiedzialności oraz związane z nią koszty. Warto więc zweryfikować, czy organizacja ma jasne zasady dokumentowania szkoleń, zgłoszeń, postępowań wyjaśniających i działań następczych oraz czy są one konsekwentnie stosowane.
Zapisz się na newsletter: Prawo
