W kierunku automatyzacji procesów podatkowo-księgowych. Szanse i wyzwania związane z wprowadzeniem e-Faktur

Director, Warszawa, PwC Polska

+48 519 508 295

Partner, Warszawa, PwC Polska

+48 502 184 961

Od 1 stycznia 2022 roku zostały wprowadzone do obrotu gospodarczego faktury ustrukturyzowane (tak zwane e-faktury), będące obok faktur papierowych i dokumentów elektronicznych, jedną z akceptowanych form dokumentowania transakcji.

Od lipca 2024 roku stosowanie e-faktur będzie obowiązkowe, więc warto już teraz rozpocząć analizę w zakresie implementacji i dobrze przygotować się do wdrożenia najbardziej optymalnego rozwiązania.

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych stanowi kolejny krok w kierunku automatyzacji procesów księgowych. Już teraz warto zwrócić uwagę na szanse ale również wyzwania, które może przynieść podatnikom.

Szanse związane z wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych

Skrócenie obiegu faktur

Korzystny wpływ na efektywność procesów finansowo-księgowych
Oszczędności kadrowe – mniejsza liczba pracowników działu finansowego i księgowego potrzebna do realizacji zadań związanych z obiegiem faktur

Pozyskiwanie na bieżąco informacji do celów finansowych i zarządczych

Możliwość korzystania z danych raportowanych fiskusowi również na wewnętrzne potrzeby organizacji
Większa kontrola nad bieżącymi przepływami finansowymi organizacji

Możliwość pełnej automatyzacji księgowań

Korzystny wpływ na efektywność procesów finansowo-księgowych
Oszczędności kadrowe – mniejsza liczba pracowników działu finansowego i księgowego potrzebna do realizacji zadań związanych z księgowaniem faktur

Pełna informacja podatkowa dot. zakupu

Istotne źródło informacji o transakcjach realizowanych przez organizację, w szczególności na potrzeby analizy pod kątem podatkowym
Potencjał do zwiększenia efektywności prac wewnętrznego działu podatkowego

Oszczędność czasu przy zamknięciu miesiąca

Istotne źródło informacji o transakcjach realizowanych przez organizację na potrzeby sprawozdawczości związanej z zamknięciem miesiąca

Spełnienie warunków z Ustawy o VAT dotyczących faktur

Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktur, integralności oraz czytelności ich treści, wymaganej przez art. 106m ustawy o VAT
Ciężar przechowywania i archiwizacji faktur przeniesiony z podatników na organy podatkowe (KSeF)

Kluczowe obszary wyzwań

Konieczność przebudowy architektury systemów IT i budowa integracji

Koszty wdrożenia lub modyfikacji rozwiązań (od kilkudziesięciu tysięcy PLN w średnich przedsiębiorstwach, przez 100-300 tysięcy w większych, aż do miliona lub więcej w dużych organizacjach)
Ryzyka charakterystyczne dla dużych wdrożeń systemów IT

Krytyczny charakter fakturowania z punktu widzenia infrastruktury biznesowej

Ryzyko zaburzenia prowadzenia działalności biznesowej (przykłady z Włoch)
Ryzyko braku płynności, utrata kontraktów
Brak dostosowania skutkuje niemożnością obsługi kluczowych procesów

Zmiany procesowe i organizacyjne

Wymóg raportowania szczegółowych danych do celów podatkowych
Zmiana rzutująca na zmianę kluczowych procesów sprzedaży i zakupu oraz obejmująca wiele zespołów i systemów IT
Ryzyka charakterystyczne dla zarządzania zmianą

Konieczność zaangażowania zróżnicowanych zasobów ludzkich

Ryzyka związane z zarządzaniem zespołem projektowym, w tym interakcji między specjalistami z różnych obszarów (dział IT, finansowy, podatkowy, operacyjny, prawny)

Poszerzenie zakresu i częstotliwości raportowanych danych

Dostępność szczegółowych danych z wielu systemów IT w czasie rzeczywistym
Możliwość istotnego poszerzenia zakresu raportowanych danych - forma ustrukturyzowana

Zmiany w otoczeniu prawnym organizacji

Zmiana kontraktów z klientami (potencjalna rewizja wszystkich umów), regulaminów wewnętrznych oraz ryzyka prawne z nią związane

E-faktura i Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Poznaj założenia i dostosuj się na czas do rewolucyjnej zmiany w przepisach

Zobacz

Podsumowanie

Faktury ustrukturyzowane łączą wiele aspektów działalności przedsiębiorstwa - nie tylko finansowo-księgowe, ale także prawne, a przede wszystkim związane z IT. Wprowadzenie w ciągu najbliższych miesięcy zmian technologicznych, procesowych i organizacyjnych na potrzeby nowego rodzaju faktur będzie z pewnością dużym wyzwaniem dla większości firm. Najwięcej trudności przysparza fakt przesyłania faktur, jako kluczowych dokumentów w działalności przedsiębiorstw, do KSeF w czasie rzeczywistym. Z drugiej strony fakturowanie przez KSeF otwiera szereg możliwości, m.in. związanych z pozyskiwaniem informacji o działalności na potrzeby własne oraz ułatwieniami procesowymi.

Niezależnie od oceny bilansu szans i zagrożeń, z pewnością nie warto odkładać wdrożenia narzędzi do obsługi faktur ustrukturyzowanych do ostatniej chwili.