Fakt pierwszy: wyniki badania przeprowadzonego w 2020 roku pokazują, że blisko co drugi polski przedsiębiorca doświadczył nadużyć (PwC Global Economic Crime Survey 2020. Polska edycja).
Fakt drugi: na przestrzeni dwóch lat odnotowany został duży spadek liczby nadużyć zgłoszonych przez sygnalistów – z 45 % w 2018 roku do zaledwie 6% w 2020 roku (PwC Global Economic Crime Survey 2020. Polska edycja).
Fakt trzeci: wiele polskich organizacji nie wdrożyło wewnątrz swoich struktur skutecznych programów antykorupcyjnych, w tym systemów informowania o nieprawidłowościach. Dlaczego tak się dzieje? Najbardziej oczywista odpowiedź to brak jednolitej regulacji, która z jednej strony obejmowałaby swoim zakresem cały rynek, z drugiej zaś określała sankcje wynikające z nieprzestrzegania narzuconych obowiązków.
Warto przypomnieć, że przepisy odnoszące się do sygnalistów funkcjonują już na gruncie polskiego ustawodawstwa, jednakże dotyczą one jedynie sektora finansowego. Określony w ustawie Prawo bankowe, a następnie doprecyzowany w dwóch rozporządzeniach Ministra Rozwoju i Finansów, obowiązek wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz procedur wewnętrznych i standardów etycznych, egzekwowany jest również w zapisach ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Przepisy tzw. ustawy pralniczej przewidują kary pieniężne: w przypadku osób fizycznych nałożona kara może wynieść do ok. 21 mln zł, a w wypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej do kwoty 5 mln euro albo do 10% obrotu (wykazanego w sprawozdaniu finansowym) za niewypełnienie wymogów ustawy.
Sektorowość rozwiązań nie usprawiedliwia braku zainteresowania tematyką whistleblowingu ze strony przedsiębiorców spoza branży finansowej. Określone w dotychczasowych rozwiązaniach wytyczne stanowią ważną wskazówkę co do tego, jak skutecznie wdrażać systemy zgłaszania nieprawidłowości w organizacji. Zwłaszcza, że konieczność implementacji wewnętrznych kanałów sygnalizowania wynika z obowiązków określonych w różnych regulacjach, które obecnie są na etapie projektowania, zaczęły lub zaczną niebawem obowiązywać.
W myśl projektu ustawy o jawności życia publicznego około 20 tys. polskich firm będzie zobowiązanych do opracowania i wdrożenia procedur informowania właściwych organów danego przedsiębiorcy o propozycjach korupcyjnych. W jaki sposób? Nie zostało to określone. Wskazano zaś wyraźnie, że jeśli spółki nie wypełnią tego obowiązku bądź wdrożone przez nie rozwiązania będą nieskuteczne, a osobie działającej w imieniu lub na rzecz przedsiębiorcy zostanie przedstawiony zarzut popełnienia przestępstwa korupcyjnego, to finalnie może on podlegać karze pieniężnej w wysokości od 10 tys. do 10 mln zł. Jednocześnie ustawa przewiduje instytucję tzw. sygnalisty prokuratorskiego, który będzie mógł zgłosić nieprawidłowość z pominięciem kanału wewnętrznego i któremu z tego tytułu będzie przysługiwać ochrona ze strony organu ścigania.
Inaczej kwestia ta została ujęta w projekcie nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, która ochronę sygnalisty przewiduje już na etapie zgłoszeń wewnątrzfirmowych. W myśl jej zapisów przedsiębiorca będzie musiał przeprowadzić postępowanie w sprawie każdego sygnału dotyczącego określonych ustawą działań oraz usunąć wszelkie stwierdzone nieprawidłowości. Jeśli zaś w związku ze zgłaszanymi informacjami uprawnienia pracownicze sygnalisty zostaną naruszone, będzie on mógł sądownie dochodzić od przedsiębiorcy odszkodowania lub przywrócenia do pracy. W uzasadnionych przypadkach sąd może orzec odszkodowanie za cały okres pozostawania bez pracy przez osobę zgłaszającą informację. Mimo iż firmy zostały tym samym zobowiązane do wdrożenia skutecznego systemu whistleblowingowego i precyzyjnego określenia zasad postępowania z odbieranymi zgłoszeniami, także w przypadku tej regulacji nie doprecyzowano w jaki sposób powinno to być przeprowadzane.
Zbiór wytycznych z zakresu sygnalizowania nieprawidłowości został zaprezentowany również w opublikowanej w lipcu 2021 roku normie ISO 37002 Whistleblowing management systems. Norma ta systematyzuje zasady dotyczące zarządzania systemami zgłaszania nieprawidłowości, w tym m.in. postępowania na wszystkich etapach procesu zgłaszania nieprawidłowości od otrzymania do zamknięcia zawiadomienia, przypisania odpowiedzialności w organizacji, ochrony sygnalistów, wymagań w zakresie procedur, kanałów zgłoszeniowych, dokumentacji, szkoleń, komunikacji oraz monitoringu systemu. ISO 37002 przypisuje osobom odpowiedzialnym za organizację konkretny zakres odpowiedzialności ze wskazaniem poszczególnych zadań, przykładowo wyznaczeniem celów dla systemu zgłaszania nieprawidłowości. Pomimo że przestrzeganie zasad normy jest dobrowolne, możemy spodziewać się wzrostu świadomości interesariuszy oraz ich oczekiwań w stosunku do działań podejmowanych przez organizację, w celu zapewnienia efektywnego funkcjonowania systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Kompleksowe rozwiązanie przyniesie być może polska ustawa o ochronie sygnalistów, nad której projektem obecnie pracuje Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii. Dyrektywa pozostawia krajom członkowskim pewną swobodę w zakresie regulacji, które muszą zostać wdrożone. Nie są jeszcze znane nowe obowiązki organizacji i sankcje za ich nieprzestrzeganie, które zostaną zaimplementowane przez polskiego ustawodawcę.
Jedno jest natomiast pewne – w świetle nadchodzących rozstrzygnięć legislacyjnych konieczna jest zmiana podejścia organizacji do kwestii whistleblowingu. Zapewnienie wewnątrzfirmowych kanałów do sygnalizowania nieprawidłowości przestaje być bowiem fanaberią, a staje się istotnym obowiązkiem. Aby go jednak skutecznie wypełniać, opracowanie efektywnych mechanizmów należy rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem i w oparciu o wcześniej przygotowany oraz dostosowany do specyfiki danej organizacji system.
