Złudzenie planowania - techniki estymacji

Złudzenie planowania - jak uniknąć tego zjawiska?

Po zapoznaniu się z pierwszym artykułem o złudzeniu planowania “Dlaczego tak wiele projektów się nie udaje?” warto zastanowić się nad pytaniem, jak poprawnie oszacować czas i zasoby potrzebne do realizacji projektu. W tej części tekstu skupimy się na tym, jakie są techniki estymacji i jak je prawidłowo dobrać do naszego projektu tak, aby uniknąć pułapek opisanych w pierwszej części artykułu.

Co jest najistotniejsze przy wyborze techniki estymacji?

Wybierając odpowiednią technikę powinniśmy zwrócić uwagę na kilka czynników. Przede wszystkim należy określić, z jakim projektem mamy do czynienia i jakie podejście do zarządzania jest w naszym przypadku najbardziej odpowiednie. Inaczej wygląda sytuacja, gdy projekt zarządzany jest według tradycyjnego modelu, czyli kaskadowo (Waterfall), a inaczej, gdy mamy do czynienia ze zwinnym modelem zarządzania (Agile). Oczywiście w przypadku większości projektów trudno jest zastosować jeden z nich w czystej postaci. W zarządzaniu projektem korzysta się najczęściej z narzędzi i praktyk stosowanych w obu modelach.

Kaskadowe modele zarządzania projektem (Waterfall projects)

W projekcie zarządzanym według tradycyjnego modelu faza planowania następuje zaraz po fazie zainicjowania projektu. W miarę pojawiania się nowych informacji w trakcie trwania projektu project manager ma oczywiście możliwość zrewidować i odpowiednio skorygować pierwotne założenia, natomiast spowoduje to zmiany w przebiegu projektu, ponieważ w kaskadowym modelu zmiana zakresu projektu jest kwestią dość skomplikowaną, powinna ona być odpowiednio kontrolowana i udokumentowana. Każda takiego rodzaju zmiana powinna być zaakceptowana przez desygnowanych decydentów, na przykład Komitet Sterujący.

Planowanie w takim projekcie opiera się przede wszystkim na wiedzy eksperckiej oraz doświadczeniach i danych z poprzednich projektów.

Zwinne modele zarządzania projektem (Agile projects)

Zwinne modele wykorzystują bardziej iteracyjne podejście do planowania. Większość projektów zarządzanych według zwinnego modelu jest podzielonych na iteracje lub sprinty. W tym przypadku dokonuje się ogólnej estymacji potrzebnego czasu i zasobów na początku, podczas tworzenia ogólnego planu projektu (listy cech i wymogów), a następnie ponownie podczas każdego sprintu dla zakresu zadań z tej iteracji. W modelu zwinnym w planowanie projektu zaangażowany jest zazwyczaj cały zespół, co ma swoje zalety, ale stawia też pewne wyzwania. Ze względu na zaangażowanie całego zespołu, przepływ informacji pomiędzy jego członkami jest bardzo dobry, wszyscy czują się zaangażowani, a to przyczynia się do lepszej koordynacji projektu i do zwiększonego poczucia odpowiedzialności. Do takiego planowania potrzebny jest naprawdę dobry i stabilny, pełen energii i zaangażowany zespół. Zbyt duża rotacja jego członków może jednak zakłócić prawidłowy przepływ informacji, a tym samym właściwe planowanie projektu¹.

¹https://www.forbes.com/advisor/business/agile-vs-waterfall-methodology/

Jakie są najczęściej stosowane techniki estymacji?

Pomimo różnic w poszczególnych modelach i metodach zarządzania projektami, każda z nich opiera się na którejś z następujących technik estymacji:

Estymowanie od góry do dołu
Estymowanie od dołu do góry
Metoda ekspercka
Estymacja porównawcza lub przez analogie
Estymacja parametryczna
Estymacja trzypunktowa
Planning poker
T-shirt sizing

Estymowanie od góry do dołu

Czas realizacji projektu jest z góry określony i podzielony na poszczególne zadania, które muszą być wykonane w ramach projektu - zazwyczaj odbywa się to w oparciu o strukturę podziału pracy (work breakdown structure).

Estymowanie od dołu do góry

Polega na szacowaniu czasu i zasobów potrzebnych na realizację poszczególnych zadań lub etapów w ramach projektu, a na koniec sumowanie wszystkich tych elementów.

Metoda ekspercka

Oparta jest na doświadczeniu ekspertów w danej dziedzinie, ich intuicji i znajomości trendów.

Estymacja porównawcza lub przez analogie

Oparta na danych zebranych z poprzednich projektów o podobnym charakterze.

Estymacja parametryczna

Oparta również na danych z poprzednich projektów, ale bardziej skupiająca się na odzwierciedleniu różnic, występujących w każdym projekcie.

Estymacja trzypunktowa

Charakteryzuje się tym, że zakłada 3 scenariusze: optymistyczny, pesymistyczny i najbardziej prawdopodobny², jest oparta na formule optymistyczny czas + pesymistyczny czas + najbardziej prawdopodobny x 4/6.

Planning poker

Metoda, która zakłada wybranie przez każdego członka zespołu kart numerycznie odzwierciedlających wielkość zaangażowania w każde określone zadanie, a następnie ich omawianie.

T-shirt sizing

Metoda bardzo podobna do poprzedniej, tylko zamiast kart używane są rozmiary od XS (extra small) do XL (extra large).

²Project Management Institute, “Project Management Body of Knowledge”, 7th Edition, Chapter 6/6.1, 6.4, Chapter 7

Na co powinniśmy zwrócić uwagę, żeby nie wpaść w złudzenie planowania i inne pułapki?

Aby wybrać właściwą metodykę zarządzania projektem, a następnie dobrać najskuteczniejszą technikę estymacji i uniknąć różnych pułapek, najważniejsze jest doświadczenie oraz odpowiednia wiedza. Każda z wymienionych metod ma swoje wady i zalety, czasami niektóre okażą się odpowiedzią na konkretne potrzeby projektowe, czasami zaś konieczne będzie podejście mieszane.

Najłatwiej jest wpaść w złudzenie planowania poprzez dobór niewłaściwych narzędzi do zarządzania projektem. Natomiast nawet doświadczony project manager może wpaść w złudzenie planowania, jeśli nie ma dostępu w zespole bądź w organizacji do odpowiedniej wiedzy na temat poszczególnych elementów zakresu swojego projektu. W takich przypadkach wiele decyzji podejmowanych jest metodą prób i błędów, gdyż wnioski wyciągnięte z poprzednich, analogicznych projektów są niedostępne, a wiedzy na temat najnowszych trendów i tendencji w ogranizacji też brakuje.

Najlepszym sposobem, aby nie wpaść we wszystkie opisane w całym artykule pułapki, w tym w złudzenie planowania, jest zaangażowanie ekspertów, którzy mają doświadczenie w doborze odpowiednich metodyk i technik szacowania dla projektu. Zespół PMO w PwC wspiera również holistyczne podejście do całego portfela projektów, dlatego jest pomocny w doradzaniu nie tylko przy poszczególnych projektach, ale również i przy większych transformacjach biznesowych bądź programach.

W PwC Polska zbudowaliśmy wielojęzyczny zespół profesjonalistów, którzy ze względu na różnorodność wykształcenia i doświadczeń mogą wspierać naszych klientów w projektach w wielu sektorach i przez to mają dostęp do najnowszych trendów i tendencji na różnych rynkach.