Wyszukiwarka podróży KAYAK zarządzana w oparciu o dane

Studium przypadku

Wyzwanie biznesowe

Nigdy nie rób tego, co może za Ciebie zrobić komputer

Założony w 2004 roku KAYAK jest pierwszą meta-wyszukiwarką podróży. Przeszukuje setki internetowych stron turystycznych, by znaleźć informacje, dzięki którym podejmiesz najlepszą decyzję dotyczącą rezerwacji lotu, hotelu czy wynajmu samochodu.

Firma przetwarza ponad 2 miliardy wyszukiwań rocznie, a dziś może pochwalić się zespołem ponad 1.000 pracowników pracujących pod siedmioma międzynarodowymi markami: KAYAK, SWOODOO, checkfelix, momondo, Cheapflights, Mundi and HotelsCombined. W 2013 roku, KAYAK stał się częścią Booking Holdings, razem z Booking.com, Priceline, OpenTable oraz Agoda.

Zarządzanie całą firmą jest oparte o mierzalne wskaźniki i zwinny sposób myślenia. Każdy członek zespołu KAYAK ma w sobie pasję do danych i chce się rozwijać. Większość pracowników to inżynierowie pracujący nad ulepszeniem usług online, którzy tworzą oprogramowanie, rozwijają je i zmieniają. Starają się aby było szybsze, mądrzejsze i łatwiejsze w obsłudze.

Kiedy firma z małego biura, w którym pracowało 14 osób, przekształciła się w odnoszące sukcesy przedsiębiorstwo, do swoich struktur włączyła dział HR, finansowy oraz prawny. W zgodzie z unikalną kulturą firmy, działy te pracują nad tym, aby pozostać efektywnymi oraz upewnić się, że ich praca przyczynia się do rozwoju firmy. W swoim dziale finansowym KAYAK zatrudnia 38 osób.

Podejście i rozwiązanie

Nacisk na rozwój firmy

Dyrektor finansowy Peer Bueller i dyrektor ds. systemów finansowych Stelian Epure rozwijają funkcje finansowe firmy w oparciu o zwinne zarządzanie. Takie podejście umożliwia przejrzyste i szybkie podejmowanie decyzji, a to pozwala na ciągły rozwój firmy.

W KAYAK finanse koncentrują się na ciągłym ulepszaniu i zmianie. Na bieżąco sprawdzane są nowości, dostępne programy i aplikacje, które można kupić lub zbudować i które sprawią, że firma będzie szybsza. Na przykład, do poprawy nadzoru i śledzenia postępów w procesach kontroli finansowej wykorzystywany jest AuditBoard. Jest to rozwiązanie, które oszczędza czas normalnie przeznaczony na audyt i testy kontroli. Podczas gdy zgodność i kontrole mają kluczowe znaczenie dla finansów, obowiązki działu wykraczają daleko poza te obszary. Finanse są innowacyjne i skoncentrowane na rozwijaniu biznesu i upewnieniu się, że ów rozwój przebiega we właściwym tempie. Konkurencja w biznesie online jest bardzo dynamiczna i często zmienia sposób, w jaki działa. Uczestników tego rynku przybywa bardzo szybko, z uwagi na niski próg wejścia. Aby pozostać konkurencyjnym potrzebny jest ciągły rozwój pod względem wartości, jakości świadczonych usług i doświadczeń klientów.

Oszczędzaj czas, znajdź to, co naprawdę ważne

Dla Buellera i jego zespołów finansowych ważne jest, aby koncentrować się na innowacjach i rozwoju firmy. Tam, gdzie jest to możliwe działania są automatyzowane i upraszczane, a zespoły starają się nigdy nie robić tego, co może za nich zrobić komputer. Jest to ciągły proces zmiany, a pracownicy inspirują się nawzajem, aby wszystko było proste i skuteczne. Dzięki optymalnej automatyzacji zmniejszana jest liczba powtarzających się prac i manualnej kontroli, a ostatecznie wydłużany czas, który ludzie mogą poświęcić na nowe wyzwania. W KAYAK automatyzacja ma długą historię. Dzięki temu, że w firmie pracują inżynierowie, boty powstawały tu zanim pojawił się termin RPA (Robotic Process Automatization), a automatyzacja objęła wszystkie procesy, które są powtarzalne i przebiegają wg określonego schematu.

Finanse + operacje = nowe możliwości

W KAYAK dział finansowy traktowany jest jako prawdziwy partner biznesowy, ponieważ razem z operacjami współpracuje, aby identyfikować i oceniać możliwości biznesowe. Analityka jest podstawą KAYAK. Firma należy do branży, w której prawie wszystko jest mierzalne, a co najmniej 90% pracowników ma zdolności analityczne. Kluczem do sukcesu jest znalezienie odpowiednich wskaźników, które należy przeanalizować we właściwy sposób, aby pomóc w rozwoju firmy. Firma musi balansować między szybkością i wydajnością z jednej strony a „byciem ponadczasowymi” z drugiej. Dlatego ważne jest budowanie procesów na tyle elastycznych, aby łatwo wprowadzać modyfikacje.

Właściwi ludzie

W firmie, która tak bardzo koncentruje się na automatyzacji, analizie i ciągłym doskonaleniu, niezwykle ważne jest zatrudnienie odpowiednich, utalentowanych ludzi. Dyrektor finansowy zatrudniając w KAYAK ludzi do swojego zespołu, szuka kandydatów ze zdolnością analitycznego myślenia, podejmujących ryzyko i nie bojących się zmian. Pracownicy działu finansowego mają dostęp do dużej ilości danych i oczekuje się, że sami będą podejmowali wyzwania oraz będą krytyczni wobec własnej pracy. Nie otrzymują codziennej listy zadań do wykonania lub instrukcji kierowniczych.

Większość pracowników firmy pracuje w takich miejscach jak Kopenhaga, Berlin, Zurych i północno-wschodnie USA. Żaden z nich nie jest tanim rynkiem pracy. Firma przyznaje, że pieniądze, które mogliby zaoszczędzić na umieszczaniu ludzi w krajach o niskich kosztach pracy, nie pokrywają się z tym co firma może osiągnąć dzięki innowacjom i wzrostowi. Ludzie zatrudnieni w KAYAK to „przedsiębiorcy”, którzy traktują pieniądze firmy jak własne. W firmie obowiązuje całkowita transparentność. Tradycyjne budżety na wydatki zastąpiono modelem, gdzie każdy pokazuje zwrot z inwestycji.

Dla pracowników rok doświadczenia w KAYAK często jest wart więcej niż rok doświadczenia w innym miejscu. Dzieje się tak dzięki przejęciom, zmianom, wyzwaniom, ciągłemu wzmacnianiu pozycji. Ciągłe zmiany w firmie i branży wymagają ciągłej zwinności i doskonalenia biznesu.

Powyższy opis pochodzi z raportu PwC Finance Effectiveness Benchmark 2019. Dziękujemy CFO Peer Bueller oraz dyrektor ds. systemów finansowych Stelian Epure za podzielenie się z nami swoim doświadczeniem.