3 pytania o… digitalizację dokumentów okiem prawnika

01/04/19

Digitalizacja dokumentów jest jednocześnie szansą i wyzwaniem dla organizacji.

W kontaktach pomiędzy przedsiębiorcami a urzędami czy sądami, coraz częściej wymaga się dostarczania dokumentów w formie elektronicznej. W taki sposób składamy sprawozdania finansowe, JPKi, deklaracje podatkowe czy oferty przetargowe. Czasem do wyjścia z papieru obligują nas przepisy prawa. Częściej posługujemy się dokumentacją elektroniczną bo tak jest wygodniej. Cyfryzacja obiegu dokumentów jest szansą na usprawnienie procesów, ale też dużym wyzwaniem od strony organizacyjnej i formalnej.

  • Jak wygląda koncept digitalizacji dokumentów okiem prawnika?
  • Czy umowa zawarta elektronicznie jest ważna i można się na nią powołać w sądzie?
  • Kiedy digitalizacja dokumentów jest możliwa i co można na tym zyskać?

 

Zapraszamy do wysłuchania podcastu

Dzień dobry, witam w kolejnym odcinku podcastów PwC. Nazywam się Jakub Gołębiowski i zapraszam was do odsłuchania audycji, w której zadam trzy ważne pytania związane z cyfryzacją widzianą okiem prawnika.

A naszym gościem jest dzisiaj Katarzyna Kaczmarzyk, radca prawny z kancelarii PwC Legal, dzień dobry.

Katarzyna Kaczmarzyk (KK): Witam Państwa serdeczne.

JG: No właśnie w dobie coraz większej dbałości o środowisko naturalne temat cyfryzacji i ograniczenia wykorzystania dokumentacji papierowej wydaje się być bardzo aktualny i bardzo godzien pogłębienia. Dzisiaj chciałbym się w tej naszej audycji zastanowić, razem z Tobą jakie ryzyka generuje przejście na formę elektroniczną, jakie to daje też szanse i właściwie, gdzie możemy tę formę elektroniczną wykorzystać? Może w trakcie audycji stanie się to jeszcze jaśniejsze. Może zacznijmy tak od samego początku, czy tobie jako prawnikowi taki koncept organizacji, w której nie ma papieru nie wydaje się być lekko baśniowy i absurdalny?

KK: Dla mnie koncept organizacji bez papieru nie jest ani trochę szalony. Jest jak najbardziej realny i to w stosunkowo krótkiej perspektywie czasowej. I to jest nie tylko mój pogląd, ale wielu moich kolegów po fachu z innych organizacji także podziela tą ocenę i zaczyna wdrażać w swoich organizacjach rozwiązania, które w coraz większym stopniu pozwalają na realizację cyfryzacji obiegu dokumentów. Częściowo do wyjścia z dokumentacji papierowej obligują nas przepisy prawa. W kontaktach pomiędzy przedsiębiorcami, a urzędami czy sądami coraz częściej wymaga się dostarczania dokumentów w formie elektronicznej, gdzie to się dzieje? Elektronicznie składamy już sprawozdania, JPK, deklaracje podatkowe, oferty przetargowe, ale istnieje też bardzo duży obszar, gdzie wszyscy rezygnujemy z papieru, bo tak jest po prostu wygodniej. W wielu przypadkach nie zdajemy sobie nawet sprawy, że zawieramy umowę elektronicznie, np. kupujemy dostęp do jednej z popularnych aplikacji internetowych, służących do oglądania seriali czy słuchania audiobooków, szybko wprowadzamy dane karty kredytowej, kilka kliknięć i już możemy korzystać z oferty, trwało to najwyżej kilka minut i z prawnego punktu widzenia jest jak najbardziej zawarciem umowy.

JG: Ok, ale w tym miejscu nasuwa mi się pytanie, sam takie umowy zawieram drogą elektroniczną, natomiast jak przedstawia się sytuacja, kiedy sprawa kończy się w sądzie, czy na taką umowę możemy się w nim powołać?

KK: Jak najbardziej, tylko niektóre umowy wymagają dla swojej ważności zawarcia ich na piśmie. Taką umową jest np. umowa leasingu. Niektóre umowy wymagają inne formy szczególnej np. sprzedajemy, kupujemy mieszkanie potrzebujemy zawrzeć umowę w formie aktu notarialnego. Natomiast istnieje cała masa umów, gdzie nie jest to wymagane i mogą być one zawierane w dowolnej formie w tym np. elektronicznie, np. przy użyciu poczty elektronicznej. Obecnie zarówno przepisy polskiego kodeksu cywilnego, jak przepisy unijne zakazują pomijania jako dowód w sprawie dokumentacji elektronicznej.

JG: Ok, ale w tym momencie zadaje sobie pytanie, a może po prostu wykorzystać podpis kwalifikowany?

K: O to by było najlepsze wyjście. Jeśli korzystam z podpisu kwalifikowanego, to złożenie takiego podpisu jest zrównane w skutkach z podpisem złożonym na papierze, czyli możemy go stosować także wtedy, gdy umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, ale nie jest to jedyną zaletą podpisu kwalifikowanego. Użycie podpisu kwalifikowanego zamyka dokument, nie można już zmieniać jego treści po złożeniu podpisu. Podpis kwalifikowany pozwala też na ustalenie tożsamości osoby, która podpisała dokument.

JG: A czy nie jest tak, że jednak podpis kwalifikowany ma pewne wady?

KK: Nie nazwałabym tego wadami, to raczej takie czynniki, które wymagają usprawnienia, aby rozwiązanie stało się powszechne. Podpis kwalifikowany kosztuje kilkaset złotych i to może być barierą w jego powszechnym stosowaniu. Jednak wiemy, że dostawcy podpisów pracują nad rozwiązaniami, które obniżą koszt podpisu. To otworzy możliwość korzystania z podpisów kwalifikowanych w relacjach B2C.

JG: OK, a teraz wróćmy na chwilę do tematu przewodniego, który przyświeca naszej audycji. Jak mamy się pozbyć dokumentacji papierowej?

KK: Najprościej jest nie produkować nowej dokumentacji papierowej wstrzymać jej napływ, postawić tamę tym dokumentom papierowym. Jak to wdrożyć w organizacji? Najpierw trzeba się przyjrzeć, jak działa organizacja, jakie mamy w niej obiegi dokumentów i zidentyfikować te dokumenty, które wpływają na chwilę obecną papierowo. Z tego należy następnie odcedzić dokumenty, które da się zmienić na elektroniczne, czyli zdigitalizować od początku Na przykład zmienić proces tak, aby dało się autoryzować, albo uzyskać dokument elektronicznie, czasami potrzebujemy tylko informacji, jaką dokument zawiera, a nie jego papierową postać, wtedy można go zeskanować, a oryginał zniszczyć.

JG: No dobrze, w takim razie czy oznacza to, że mogę zeskanować dokument, a oryginał wyrzucić, czy też zniszczyć, czy taki skan będzie dla mnie wystarczający?

KK: Możesz tak zrobić, ale tylko wtedy, gdy tak jak mówiłam, potrzebujesz dane z tego dokumentu, a nie sam dokument. Na przykład kiedy staramy się o kredyt bank prosi nas o wyciąg z rachunków, pobieramy go sobie korzystając z bankowości elektronicznej, drukujemy i zanosimy do innego banku, tam pracownik banku wpina go do naszej teczki, a przecież mógłby zrobić skan i dodać go do elektronicznego repozytorium, albo od razu poprosić nas o przesłanie wyciągu na email, to jest właściwy kierunek.

JG: A co w sytuacji, kiedy potrzebny jest ten oryginał papierowy i skan sam w sobie po prostu nie wystarczy?

KK: Odpowiedź na to pytanie nie zawsze będzie prosta, aby określić czy wystarczający jest dla Ciebie dokument papierowy, czy wystarczający jest jedynie skan, potrzeba pewnej wiedzy prawniczej i doświadczenia. Taka digitalizacja wtórna, czy zeskanowanie oryginału i posługiwanie się dalej skanem nie będzie zalecana w przypadku dokumentów, które zawierają oświadczenia woli, np. umów, które zostały zawarte w formie pisemnej. Brak jest przepisów,które pozwoliłyby na sporządzenie skanu takiej umowy, odwzorowania cyfrowego i zrównały go z oryginałem. Dlatego skan nie zawsze będzie wystarczający w razie ewentualnego sporu sądowego, choć powinien być dopuszczony pomocniczo jako dowód w sprawie.

JG: Ok, czyli w przypadku umów najlepiej, żeby one od razu powstawały w tej wersji elektronicznej, czyli tak?

KK: Zdecydowanie, a najlepiej przy użyciu podpisu kwalifikowanego, wtedy chronią nas regulacje, o których mówiliśmy już wcześniej.

JG: Jasne, natomiast pozostaje jeszcze problem tych historycznych archiwów i zbiorów zgromadzonych przez lata. Co możemy zrobić, żeby trochę je ograniczyć?

KK: Całościowego rozwiązania jeszcze nie ma niestety, ale zauważamy korzystne zmiany także w tym obszarze. Np. od tego roku możemy wtórnie digitalizować papierową dokumentację pracowniczą, wymaga to wdrożenia odpowiedniej procedury. W szczególności zastosowania skanu o odpowiednich parametrach, użycia podpisu kwalifikowanego przez pracodawcę, aby uwierzytelnić skan. Przepisy kodeksu pracy wyraźnie wskazują, że tak zdigitalizowana dokumentacja ma moc prawną równoważną wcześniejszej papierowej postaci. Możemy przypuszczać, oczekujemy że w przyszłości podobne rozwiązania zostaną wprowadzone przez ustawodawcę w szerszym zakresie.

JG: To są krzepiące informacje, ale jednak odnoszę wrażenie, że przejście do takiej organizacji całkowicie scyfryzowanej nie będzie wcale takie proste.

KK: Nie będzie albo nie zawsze będzie. Może to stanowić duże wyzwanie dla organizacji, ale z drugiej strony koszty braku działania będą rosły każdego roku, każdy dokument przesłany do archiwum będzie w nim leżał wiele lat, często długo po tym, kiedy przestał być przydatny. A przecież archiwizacja, to nie jedyny koszt obsługi dokumentów papierowych, to także koszty pracy, ludzi, transportu, poczty i kurierów, materiałów biurowych niezbędnych do obsługi. Wdrożenie rozwiązań cyfrowych niesie za sobą też inne benefity, ryzyko utraty dokumentów i związane z tym ryzyk reputacyjnych jest zminimalizowane. Możemy także śledzić kto wewnątrz organizacji, kiedy i z jakiego dokumentu korzystał. Zarządzać dostępami do dokumentów, a kiedy już ich nie potrzebujemy łatwo je kasować z dokumentacyjnego krwioobiegu.

JG: Czyli RODO w najczystszej postaci.

KK: Zgadza się. Naszym zdaniem w dużych organizacjach nie da się wdrożyć RODO bez odejścia od papierowych dokumentów.

JG: I to jest myśl, którą warto zapamiętać na koniec naszej audycji. Podsumowując na pewno warto w takim razie powiedzieć, że o odejściu od dokumentacji papierowej warto myśleć już dziś. Przede wszystkim powstrzymując napływ nowych dokumentów, a wraz ze zmianami w prawodawstwie i otoczeniu regulacyjnym myśleć o tym jak przenosić do repozytoriów cyfrowych zgromadzoną dokumentację papierową.

Bardzo dziękuję za wysłuchanie tego odcinka, a Kasi za ciekawą rozmowę.

KK: Dziękuję.

Więcej podcastów PwC znajdziesz na stronie pwc.pl/podcasty oraz w aplikacjach iTunes i Google Music.

 

 

Nasz ekspert:

Katarzyna Kaczmarzyk

Counsel, Radca Prawny | PwC Legal

Skontaktuj się z nami

Jacek Pawłowski

Partner PwC Legal, Radca Prawny, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 077

Katarzyna Kaczmarzyk

Counsel, Radca Prawny, PwC Polska

Tel.: +48 519 504 716

Obserwuj nas