Realizujemy procesy administracyjne - terminowo, zgodnie z regulacjami, na każdą skalę
Usługi zarządzane dla sektora publicznego
Współczesna administracja publiczna funkcjonuje w środowisku rosnącej złożoności — większej skali zadań, bardziej wymagających ram regulacyjnych i coraz wyższych oczekiwań interesariuszy. Tradycyjne modele operacyjne, oparte na pracy manualnej i rozproszonych narzędziach, coraz częściej osiągają granice swojej wydajności, co wymaga fundamentalnej zmiany podejścia do organizacji pracy.
Sprawdź jak możemy pomóc Twojej organizacji
Kluczowe wyzwania administracji publicznej
Rosnąca skala spraw, danych i dokumentów
Administracja publiczna obsługuje dziś setki tysięcy wniosków, decyzji i płatności rocznie, często realizowanych w krótkich, nakładających się cyklach programowych. Dotyczy to w szczególności procesów związanych z dystrybucją środków publicznych, takich jak obsługa programów dotacyjnych, funduszy unijnych, instrumentów wsparcia dla przedsiębiorstw czy świadczeń społecznych — od przyjmowania wniosków, przez ocenę, aż po rozliczanie i kontrolę wydatkowania środków. Skala i dynamika tych procesów przekracza możliwości tradycyjnych, manualnych modeli operacyjnych, prowadząc do ryzyka opóźnień oraz spadku jakości obsługi.
Ograniczone zasoby i efektywne wykorzystanie kompetencji
Wysokospecjalistyczne zasoby eksperckie są często angażowane w powtarzalne, wolumenowe procesy operacyjne zamiast działań analitycznych i strategicznych. W efekcie potencjał organizacji nie jest w pełni wykorzystywany, a zdolność do rozwoju i doskonalenia polityk publicznych ulega ograniczeniu. W szczególności dotyczy to jednostek, które muszą równolegle realizować bieżące zadania operacyjne oraz wdrażać nowe programy publiczne.
Złożoność regulacyjna i odpowiedzialność decyzyjna
Równoległe stosowanie przepisów krajowych i unijnych wymaga zapewnienia pełnej zgodności, audytowalności oraz odporności procesów na częste zmiany regulacyjne. Wysoka odpowiedzialność decyzyjna instytucji publicznych dodatkowo zwiększa potrzebę standaryzacji, przejrzystości i kontroli nad każdym etapem realizacji spraw - w tym zgodności z RODO, KSC, PZP, przepisami o finansach publicznych oraz wytycznymi instytucji zarządzających programami krajowymi i europejskimi.
Presja terminów i rosnące oczekiwania interesariuszy
Realizacja programów publicznych odbywa się w ścisłych ramach czasowych, często powiązanych z harmonogramami finansowania i rozliczeń (np. roczne budżety, okresy kwalifikowalności wydatków, terminy naborów) Jednocześnie rosną oczekiwania obywateli i instytucji w zakresie szybkości, jakości i przejrzystości obsługi, co wymaga wdrażania stabilnych, skalowalnych i przewidywalnych modeli operacyjnych.
Te wyzwania wymagają nowego podejścia - modelu, który łączy skalowalność operacyjną z pełną kontrolą i zgodnością regulacyjną.
Jak wspieramy naszych klientów z administracji publicznej
W odpowiedzi na rosnącą skalę, złożoność regulacyjną oraz presję terminów, PwC oferuje model Government Managed Services, który umożliwia instytucjom publicznym wdrożenie stabilnego, skalowalnego i audytowalnego sposobu realizacji procesów administracyjnych.
W ramach tego podejścia PwC przejmuje odpowiedzialność za realizację wybranych procesów operacyjnych, działając jako zewnętrzny operator w oparciu o jasno zdefiniowane parametry jakości i efektywności (SLA oraz KPI). Nasze podejście odpowiada bezpośrednio na kluczowe wyzwania administracji publicznej:
Usprawniamy procesy i przejmujemy odpowiedzialność za ich realizację
Zarządzanie skalą i zmiennością wolumenów spraw
Zapewniamy zdolność dynamicznego skalowania zespołów operacyjnych adekwatnie do liczby obsługiwanych spraw. Dzięki temu instytucje publiczne mogą efektywnie zarządzać okresami zwiększonego napływu wniosków (np. w szczycie naborów, końcówkach okresów rozliczeniowych), bez konieczności rozbudowy stałych struktur organizacyjnych.
Efektywne wykorzystanie zasobów i kompetencji
Przejmując realizację procesów masowych i powtarzalnych (np. weryfikacja wniosków, obsługa płatności, rozliczenia), odciążamy zespoły klienta i umożliwiamy skierowanie kluczowych kompetencji do działań analitycznych, nadzorczych i strategicznych.
Zapewnienie zgodności regulacyjnej i kontroli jakości
Procesy realizowane są w oparciu o ustandaryzowane procedury, reguły decyzyjne oraz mechanizmy kontroli (w tym zasadę „czterech oczu”). Zapewniamy pełną audytowalność działań oraz zgodność z obowiązującymi regulacjami (m.in. RODO, KSC, PZP oraz wytycznymi sektorowymi). Szczególny nacisk kładziemy na dokumentowanie decyzji i ścieżek akceptacji, co ułatwia kontrole i audyty krajowe oraz unijne.
Terminowość i przewidywalność realizacji procesów
Dzięki pracy w modelu SLA/KPI oraz stałemu monitoringowi realizacji procesów, gwarantujemy wysoką terminowość oraz przewidywalność działania, nawet w warunkach dużej zmienności wolumenów lub zmian regulacyjnych. Parametry SLA są definiowane wspólnie z klientem, z uwzględnieniem wymogów programowych, budżetowych i legislacyjnych.
Transparentność i zarządzanie informacją
Wykorzystując platformę PwC Digital Managed Services (DMS), zapewniamy pełną widoczność statusów spraw, bieżące raportowanie oraz dostęp do danych zarządczych w czasie rzeczywistym. Umożliwia to skuteczny nadzór nad realizacją procesów oraz szybkie reagowanie na pojawiające się ryzyka.
Portfolio usług zarządzanych dla sektora publicznego
- Zarządzenie kolejką, realizacja spraw oczekujących na rozpatrzenie w tym operacje na dużych wolumenach dokumentów
- Weryfikacja dokumentów i wniosków (formalna, merytoryczna i finansowa)
- Kompleksowa obsługa programów funduszy krajowych i europejskich
Jak działają usługi zarządzane dla sektora publicznego
Przejmujemy odpowiedzialność za realizację wybranych procesów administracyjnych, działając w oparciu o uzgodnione SLA i KPI oraz zapewniając pełną widoczność, kontrolę jakości i zgodność regulacyjną.
- Skalowanie zespołów operacyjnych adekwatnie do wolumenów spraw
- Standaryzacja decyzji poprzez checklisty, reguły decyzyjne i zasadę 4‑eye review
- Automatyzacja procesów z wykorzystaniem platformy Digital Managed Services (DMS)
- Stały monitoring realizacji SLA, KPI oraz ryzyk operacyjnych
- Pełna zgodność z regulacjami, m.in. RODO, KSC, PZP i wytycznymi sektorowymi
Digital Managed Services (DMS)
DMS to platforma operacyjna PwC wspierająca realizację procesów administracyjnych w modelu Usług Zarządzanych. Umożliwia zarządzanie sprawami end‑to‑end, w oparciu o zdefiniowane ścieżki decyzyjne, odpowiedzialności oraz mierzalne wskaźniki SLA i KPI, co zwiększa terminowość i przejrzystość działania.
Platforma zapewnia bieżący monitoring realizacji procesów, pełną widoczność statusów spraw oraz dostęp do danych zarządczych w czasie rzeczywistym. Integruje obsługę wniosków, dokumentów i korespondencji, gwarantując ich rejestrację, śledzenie i audytowalność zgodnie z wymogami sektora publicznego.
Dzięki wykorzystaniu mechanizmów automatyzacji (w tym OCR i elementów AI), DMS usprawnia klasyfikację i obsługę spraw, ogranicza pracę manualną oraz wspiera skalowalność procesów przy zachowaniu wysokich standardów jakości i zgodności regulacyjnej.
Efekty współpracy
Efektem wdrożenia Government Managed Services jest nie tylko uporządkowanie i usprawnienie bieżącej realizacji procesów (widoczne już w pierwszych miesiącach współpracy), ale przede wszystkim trwała zmiana modelu operacyjnego – zapewniająca instytucjom publicznym odporność, skalowalność oraz zdolność do realizacji nawet najbardziej wymagających programów publicznych.
Pierwsze 90 dni
- Redukcja zaległości i uporządkowanie kolejek spraw
- Skrócenie czasów obsługi kluczowych procesów
- Ujednolicenie standardów operacyjnych
- Pełna widoczność statusów i raportowanie w czasie rzeczywistym
Model długoterminowy
- Stabilność i ciągłość działania dzięki przewidywalnym SLA
- Skalowalność bez zwiększania stałych etatów
- Trwała zgodność regulacyjna i gotowość audytowa
- Trwałe odciążenie zespołów instytucji publicznych.
Nasze praktyczne doświadczenia we wsparciu procesów u naszych klientów
PwC posiada szerokie doświadczenie we wsparciu instytucji publicznych w realizacji procesów w modelu Usług Zarządzanych, obejmujące zarówno obszary operacyjne, jak i ich standaryzację oraz automatyzację:
- Programy środowiskowe - kompleksowa obsługa i ocena wniosków o dofinansowanie
- Programy rozwoju infrastruktury cyfrowej - kompleksowa obsługa i ocena wniosków o dofinansowanie (m.in. rozwój sieci światłowodowych)
- Komunikacja z interesariuszami - ujednolicenie i usprawnianie procesów korespondencji
- Automatyzacja finansowa - wdrożenie rozwiązań do weryfikacji faktur.
Doświadczenia te, realizowane zarówno w Polsce, jak i w innych krajach europejskich, pozwalają nam skutecznie łączyć skalę operacyjną, wiedzę regulacyjną oraz technologię w celu zapewnienia wysokiej jakości, terminowości i zgodności realizowanych procesów.
Dlaczego PwC?
1100+ ekspertów
Dysponujemy jedną z największych i najbardziej doświadczonych praktyk Managed Services na rynku polskim. Nasze zespoły łączą kompetencje operacyjne, technologiczne oraz regulacyjne, co pozwala skutecznie realizować nawet najbardziej złożone procesy w modelu usług zarządzanych.
Doświadczenie w realizacji projektów w sektorach regulowanych w Europie
Posiadamy ugruntowane doświadczenie w prowadzeniu kompleksowych projektów Managed Services w sektorach o wysokich wymaganiach regulacyjnych, w tym w administracji publicznej. Realizowaliśmy inicjatywy związane z obsługą programów publicznych, procesów finansowania oraz zarządzania dużymi wolumenami spraw w wymagającym otoczeniu prawnym, zarówno w Polsce, jak i w innych krajach europejskich.
Sprawdzone standardy i metodyki działania
Korzystamy z metodyk Managed Services rozwijanych w globalnej sieci PwC od ponad dekady. Zapewniają one powtarzalność, wysoką jakość realizacji, skuteczne zarządzanie ryzykiem oraz szybkie wdrażanie sprawdzonych rozwiązań w nowych organizacjach.
Połączenie skali operacyjnej, technologii i wiedzy regulacyjnej
Łączymy zdolność do obsługi dużych wolumenów operacyjnych z zaawansowanymi narzędziami technologicznymi (w tym platformą DMS) oraz głębokim zrozumieniem wymogów regulacyjnych. Dzięki temu zapewniamy jednocześnie efektywność, zgodność i pełną przejrzystość realizowanych procesów.
Government Managed Services
Sprawdź, jak możemy pomóc Twojej organizacji
Skontaktuj się z nami
