Automatyzacje małe i duże - jak usprawnić proces raportowania podatkowego w firmie?

Proces raportowania podatkowego z uwagi na dynamikę zmian podatkowych podlega ciągłej ewolucji. Nieustanne zmiany w przepisach skutkują natłokiem obowiązków działów finansowo-podatkowych

Ilość zmian w przepisach, ich częstotliwość oraz krótki termin przeznaczony na ich wdrożenie powoduje, że bardzo często nie ma możliwości by, w dostępnym okresie czasu, dostosować potrzebne funkcjonalności w systemie ERP. Co za tym idzie, zarządzanie procesem raportowania podatkowego często nie może zostać w całości przeprowadzone z poziomu systemu finansowo-księgowego przedsiębiorstwa. Zmusza to niejako do poszukiwania łatwo dostosowalnych do zmieniających się warunków prawnych automatyzacji dedykowanych stricte do procesów podatkowych.

Poza ciągłymi zmianami podatkowymi, czynnikiem, który niewątpliwie przyspiesza proces automatyzacji raportowania podatkowego jest postępująca digitalizacja fiskusa. Ministerstwo Finansów dostrzegło potencjał automatycznych analiz, które możliwe są dzięki raportowaniu ustrukturyzowanym w formacie xml. Kolejne zmiany w obszarze raportowania podatkowego wynikające z obowiązków regulacyjnych to kwestia niedalekiej przyszłości. Projekt faktur w elektronicznym formacie ustrukturyzowanym, który pojawił się w ostatnim czasie, niewątpliwie potwierdza ten trend.

 

Magdalena Brzuszczyńska

Menedżerka, Warszawa, PwC Polska

+48 519 508 295

Email

W związku z powyższym coraz więcej organizacji zaczyna traktować automatyzację procesów podatkowych jako standard i naturalną drogę, którą podąża świat.

Wraz z rozwojem biznesu pojawia się coraz więcej obowiązków informacyjnych stricte podatkowych i około podatkowych. Dodatkowo dla niektórych branż pojawiają się coraz to nowe wymogi związane między innymi z:

  • podatkiem handlowym
  • opłatą cukrową

Dla organizacji o globalnym zasięgu, obowiązki podatkowe charakterystyczne dla Polski na etapie wdrożenia przyczyniają się do wielu wyzwań natury technicznej. Dobrym przykładem może być obowiązujący od końca 2020 nowy JPK do celów VAT.

W przypadku dużych przedsiębiorców, aby sprostać nowym wymogom, niejednokrotnie zakres dostosowań w systemach ERP dotyczył nie tylko funkcjonalności stricte związanych z nową formą raportowania, ale również zmian w procesach biznesowych z uwagi na konieczność zapewnienia właściwych źródeł informacji. Takie zmiany natomiast wiążą się z dużymi nakładami finansowymi lub koniecznością zmian w ustawieniach na poziomie całej grupy kapitałowej.

Jakie są możliwe automatyzacje poza systemami ERP?

Aplikacje z dedykowanymi funkcjonalnościami, które po zasileniu danymi z systemu źródłowego dzięki indywidualnej logice biznesowej ułatwiają zarządzanie danymi podatkowymi. 

Są to rozwiązania, które pozwalają zachować przejrzystość i rzetelność rozliczeń procesów podatkowych, jak również łatwe zarządzanie korektą danych. Optymalizują i zmniejszają nakład pracy dając możliwość zautomatyzowania procesu raportowania często niezależnie od używanego systemu ERP oraz zapewniają możliwość dokonywania analiz i zarządzania danymi na dedykowanej platformie.

Dzięki indywidualnej integracji z dostępnymi w danej jednostce danymi zwykle nie wymagają rozbudowy i dostosowania po stronie systemów źródłowych.

Automatyzacja wybranych procesów lub zadań, z wykorzystaniem dedykowanych narzędzi typu ETL. 

Zwykle przydatna w zakresie usprawnienia przygotowania danych do celów rozliczenia CIT, WHT a także np. procesów około podatkowych takich jak raportowanie NBP czy GUS. 

Indywidualne, dość proste w implementacji automatyzacje mogą pomóc sprawnie i w krótkim okresie czasu zastąpić manualne prace w zakresie dostosowywania i przekształcania dostępnych w jednostce danych do wymaganych raportów. 

Dedykowane aplikacje oparte na zdefiniowanym źródle danych, które przyśpieszają procesy raportowania i analizy danych w oparciu o wystandaryzowane źródło danych. Przydatne w razie możliwości łatwego dostosowania danych z systemów ERP do wystandaryzowanych formatów.

Dodatkowo, aplikacje tego typu często opierają się na wbudowanych słownikach, logice opartej o przepisy prawno-podatkowe przez co mogą służyć jako baza wiedzy i być wykorzystywane do wsparcia działów księgowych czy podatkowych w ramach

  • oceny transakcji pod kątem przepisów podatkowych,
  • zapewnienia zgodności wykazanych danych z przepisami jak i praktyką podatkową

Automatyzacja w sferze raportowania podatkowego może przybrać wiele wymiarów. To często jedyny sposób na sprostanie rosnącej ilości obowiązków nakładanych na podatników. Pracownicy działów finansowo-księgowych coraz częściej postulują, że to również jedyny sposób na zapewnienie wysokiej jakości danych i uniknięcia pomyłek.
Już dziś warto zastanowić się, które czynności związane z raportowaniem podatkowym w Twojej organizacji można wykonywać w sposób bardziej efektywny.

Co najtrudniej zautomatyzować w raportowaniu podatkowym?

W procesie raportowania podatkowego najłatwiejsze i wymagające najmniejszych nakładów finansowych wydaje się wdrożenie gotowych aplikacji opartych na zdefiniowanych źródłach danych lub bazujących na określonym schemacie wprowadzanych informacji. Niski koszt wdrożenia, możliwość wyeliminowania ręcznego przetwarzania danych czy dodatkowe wsparcie w zakresie weryfikacji zgodności danych z przepisami powodują, że taka forma usprawnienia i dodatkowe zabezpieczenia przed błędną interpretacją przepisów staje się bardzo atrakcyjna, również dla mniejszych podatników.

Tak zwana mała automatyzacja z wykorzystaniem narzędzi typu ETL wymaga już odpowiedniego opisania procesu, który ma zostać zautomatyzowany i ustawienia dedykowanej logiki w celu przetwarzania danych źródłowych na finalne raporty, co wiąże się z określoną inwestycją czasową potrzebną na wdrożenie. Obserwuje się, że mała automatyzacja złożonych procesów obróbki danych znacząco poprawia efektywność działania zespołów księgowo-podatkowych.

Obszary, których automatyzacja jest najbardziej skomplikowana i czasochłonna to:

  • pełne raportowanie VAT - JPK przy dużym wolumenie lub rozproszonych źródłach informacji
  • rozliczenie CIT - zwłaszcza w przypadku dużej liczby różnic pomiędzy wynikiem księgowym, a podatkowym.

Pełna automatyzacja z wdrożeniem platformy do zarządzania danymi jest najbardziej efektywnym narzędziem, dającym najwięcej możliwości w zakresie usprawnień, ale równocześnie wymagającym najwięcej nakładów pracy i nakładów finansowych.

Skontaktuj się z nami

Marcin  Sidelnik

Marcin Sidelnik

Partner, PwC Polska

Tel.: +48 502 184 961

Magdalena Brzuszczyńska

Magdalena Brzuszczyńska

Menedżerka, PwC Polska

Tel.: +48 519 508 295

Obserwuj nas