Jak CFO może przeprowadzić transformację cyfrową finansów?
Jak w dziale finansowym podejść do procesu cyfrowej transformacji? Jakich technologii użyć?
Rola finansów przeżywa w ostatnich latach znaczące zmiany, w ramach globalnego procesu cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Jest to wynikiem zarówno wewnętrznych procesów inicjowanych przez spółki w celu poprawy efektywności i jakości raportowania, ale również przez regulatorów, którzy wprowadzają dodatkowe wymogi związane chociażby z finansową bądź podatkową sprawozdawczością w formie elektronicznej. Przykładem tego są wymogi dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), raportowania w formacie XML w przypadku spółek niepublicznych czy formacie XBRL w przypadku jednostek publicznych.
Finance Effectiveness Benchmark, czyli badanie przeprowadzane od lat przez PwC wśród światowych organizacji, a także badania innych obserwatorów zmian rynkowych, wykazują, że głównym zadaniem dyrektorów finansowych jest wnoszenie realnej wartości do działalności operacyjnej spółki, bycie równorzędnym partnerem biznesowym, z czym wiąże się potrzeba szybkiego, bezbłędnego i adekwatnego raportowania i uwolnienie zasobów ludzkich, tak aby pracownicy działu finansów większość czasu spędzali na wspieraniu operacyjnych i strategicznych celów przedsiębiorstwa.
Największe wyzwania i korzyści automtyzacji procesów
Szacuje się, że obecnie jedynie 30% zadań działów finansowych jest zautomatyzowana, gdy tymczasem dostępne technologie pozwalają na automatyzację nawet do 80% standardowych, powtarzalnych i tradycyjnych działań np. księgowych. Konsekwencją braku automatyzacji są wydłużone czasy raportowania, częstsze błędy i niedopasowanie do realnych potrzeb działów operacyjnych, a także brak wystarczających zasobów, które mogłyby partnerować biznesowi przy podejmowaniu kluczowych decyzji i ocenie faktycznych efektów działań sprzedażowo-marketingowych.
Częstym przykładem nieudanych transformacji jest nie tyle brak nowych technologii w organizacjach, ile ich niewykorzystywanie. Wpływa na to brak wiedzy, umiejętności, nieufność i przyzwyczajenie do tradycyjnych modeli działania. Istotne jest zrozumienie, że automatyzacja ma za zadanie uwolnienie czasu, który następnie spędzany będzie nie na zbieraniu i przygotowaniu danych, a raczej na ich analizie i wyciąganiu wniosków.
Dotychczas głównym wyzwaniem było pytanie czy firmę stać na tak istotny nakład, jaki wiąże się z inwestycjami w nowe technologie, mające poprawić dostęp do danych i szybkie mierzenie wyników? W obecnej rzeczywistości wydaje się jednak zasadnym postawić pytanie nieco inaczej: czy dyrektorów finansowych stać na brak automatyzacji?
nawet do 80% działań księgowych
Jak CFO może podejść do przeprowadzenia procesu transformacji cyfrowej?
W wielu przypadkach sprawdza się metoda małych kroków tj. niekoniecznie proces transformacji należy zaczynać od wdrożenia nowego systemu ERP czy najdroższego na rynku systemu BI. Kluczem do sukcesu jest identyfikacja głównych hamulcowych w zakresie zadań / procesów i następnie ich odpowiednia priorytetyzacja. Należy rozpocząć od diagnozy stanu obecnego i analizy procesów, przepływu danych, zaangażowania systemów, ludzi i technologii. Dzięki takiemu przeglądowi można stworzyć realną strategię krótko, – średnio i długoterminowych inwestycji i projektów.
Transformacja finansów nie będzie miała wartości jeśli nie połączy się jej z transformacją całej organizacji i jeśli procesy finansowe i poza-finansowe nie zostaną skoordynowane, aby zapewnić spójność działań i celów.
Diagnoza o jakiej wspomniano powyżej, nie tylko umożliwi wyznaczenie celów długoterminowych, ale pozwoli na identyfikację tzw. „quick winów” czyli małych usprawnień które pozwolą na szybką poprawę efektywności.
Szybkie wygrane nie tylko poprawią efektywność pracy w krótkim okresie, ale również służą udowodnieniu sensu transformacji i są poważnym argumentem dla pracowników, dzięki któremu będzie można zwiększyć ich zaangażowanie i akceptację. W efekcie organizacja działać będzie efektywniej, szybciej rozwijać swoich pracowników i przyciągać nowe talenty co przełoży się na ogólny wzrost wartości.
Do najczęstszych sposobów na osiągniecie ‘szybkich wygranych’ należą np.
- Likwidacja zadań dublujących się i niepotrzebnych;
- Zastąpienie ulubionego przez wielu finansistów excela małymi i intuicyjnymi rozwiązaniami do zbierania i analizy danych;
- Umożliwienie wspólnego pracowania na dokumentach przez wiele osób (współdzielenie prac) – stworzenie sharedriveów;
- Mini-narzędzia wspomagające najbardziej powtarzalne, proste, czasochłonne zadania.
Skontaktuj się z nami
Obserwuj nas
