Jak możemy wykorzystać dane z e-faktury i czy warto pomyśleć o tzw. “KSeF managed services”?

Artur Błędowski

Dyrektor, PwC Polska

+48 519 508 304

Email

Iwona Jaskułowska

Menedżer, Doradztwo podatkowe, PwC Polska

+48 519 507 495

Email

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur - dobrowolne w 2022 r. - stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT w 2024 r. Choć wdrożenie rozwiązań umożliwiających wystawianie e-faktur może wydawać się wyłącznie dodatkowym obciążeniem, systematyzacja danych wymuszona przez KSeF jest też szansą na automatyzację i usprawnienie procesów podatkowych.

Zgodnie z deklaracjami Ministerstwa Finansów wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych nie wpływa na obowiązującą treść faktur VAT; zmienia się jedynie sposób jej prezentacji oraz fakt, że po przesłaniu są one widoczne właściwie w czasie rzeczywistym zarówno dla kontrahenta jak i organów podatkowych. Określenie struktury faktury wymusza jednak na podatnikach konieczność zgromadzenia danych w sztywno określonej formie i odpowiednie ujęcie ich w fakturze. Dzięki temu dane są bardziej dostępne, przejrzyste i “obrabialne” - a co za tym idzie mogą być wykorzystane nie tylko do wystawienia e-faktury.

Poniżej prezentujemy kilka pomysłów, jak wykorzystując dane do e-faktur można zautomatyzować procesy podatkowe i w konsekwencji ograniczyć ryzyko błędu, ułatwić przygotowywanie dokumentów a także zmniejszyć koszty analizy pracowników działów księgowo-podatkowych. To tylko kilka z możliwości - automatyzacja może odpowiedzieć na wiele wyzwań, a sposób wykorzystania gromadzonych danych zależeć będzie przede wszystkim od indywidualnych potrzeb podatnika.

JPK_V7 i dodatkowe obowiązki

Liczne zmiany w przepisach obciążyły podatników w ostatnich latach wieloma nowymi obowiązkami administracyjnymi. Sporym wyzwaniem okazały się m.in. wymogi w zakresie mechanizmu podzielonej płatności, kodów towarów i usług (GTU) czy procedur, którymi oznaczane muszą być poszczególne pozycje JPK_V7. Jak wynika z naszego doświadczenia, dotychczas wiele podmiotów analizowało obowiązki związane z MPP czy GTU dopiero na etapie płatności za fakturę czy przygotowania miesięcznych plików JPK_V7.

Zmiany w zakresie gromadzenia danych dokonywane w ramach dostosowania systemów ERP do wymogów e-faktury mogą być wykorzystane do zautomatyzowania i usprawnienia procesu przygotowywania JPK oraz identyfikowania transakcji podlegających powyższym obowiązkom.

Przykładowo, w odniesieniu do mechanizmu podzielonej płatności - przy odpowiednim kodzie towaru (CN/PKWiU) oraz wartości transakcji system może informować o konieczności uiszczenia wynagrodzenia w ramach MPP (w przypadku faktur zakupowych) lub automatycznie oznaczać podleganie transakcji MPP (w przypadku faktur sprzedażowych) ograniczając w ten sposób ryzyko błędu ludzkiego i narażenia podatnika na dodatkowe zobowiązanie podatkowe.

Podobnych usprawnień można dokonać w odniesieniu do kodów GTU czy procedur specjalnych - dzięki weryfikacji kodów CN w ramach pobierania danych do faktur ustrukturyzowanych możliwe będzie jednoczesne zakwalifikowanie transakcji do odpowiednich oznaczeń i zapewnienie poprawności wykazywania ich w JPK_V7. Przyczyni się to zatem do ułatwienia procesu przygotowywania pliku JPK - dane będą w dużej mierze przystosowane do jego wymaganej zawartości. Taki sposób przygotowywania JPK zniweluje również ryzyko rozbieżności pomiędzy treścią JPK_V7 a fakturami.¹

^{1. Należy pamiętać, że wprowadzenie obowiązku stosowania e-faktur może wpłynąć na zakres raportowania informacji w JPK_V7. W konsekwencji, niewykluczone, że Ministerstwo Finansów zmieni wytyczne np. w odniesieniu do GTU.}

Kontrola progów - WSTO, TP, WHT

Wiele obowiązków podatkowych zależy od przekroczenia wskazanych w przepisach progów wartościowych. To od wartości transakcji zależą m.in. konieczność dokumentowania transakcji na potrzeby cen transferowych, miejsce opodatkowania wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość lub zakres obowiązków wynikający z przepisów o podatku u źródła. To po stronie podatnika leży obowiązek sprawdzania tych progów i odpowiedniego reagowania na ich przekroczenie - np. przygotowywania dokumentacji, potrącania podatku u źródła od wypłacanych wynagrodzeń, itp.

Dzięki posiadaniu odpowiednich danych w ustrukturyzowanej formie można łatwiej i w czasie rzeczywistym monitorować łączne kwoty transakcji. System może na bieżąco śledzić wartości i informować o zbliżającym się przekroczeniu progu, co nie tylko wyeliminuje ryzyko pomyłki czy niedopełnienia obowiązku, ale również pozwoli przygotować się do zwiększonego zakresu prac. Odpowiednia automatyzacja może również umożliwić automatyczne wyliczenie lub przedstawienie danych na potrzeby ewidencyjne (np. do dokumentacji lokalnej cen transferowych).

Weryfikacja łańcucha dostaw z perspektywy obowiązków VAT i celnych

Warto również przyjrzeć się rozliczeniu tzw. transakcji łańcuchowych (w ramach których kilka podmiotów fakturuje po kolei następny podmiot, podczas gdy towary transportowane są bezpośrednio od pierwszego do ostatniego podmiotu). Takie sytuacje bywają skomplikowane pod względem rozpoznania ich skutków w VAT - jeśli towary są transportowane między różnymi krajami, tylko jedna faktura może dokumentować wewnątrzwspólnotową dostawę towarów lub eksport, natomiast pozostałe muszą być uznane za dostawy krajowe w kraju wysyłki lub przeznaczenia.

Rozstrzygnięcie o statusie transakcji często nastręcza podatnikom kłopotu, gdyż wymaga wzięcia pod uwagę wielu czynników. Faktura ustrukturyzowana zawierać ma wiele z tych kluczowych informacji - oznaczenie podmiotu pośredniczącego, zastosowane reguły Incoterms czy informację o wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej. Tym samym, dane pozwalające na poprawne rozpoznanie podatkowe sytuacji i tak muszą być w zasięgu podatnika - mogą więc jednocześnie służyć jako dodatkowy filtr bezpieczeństwa, na podstawie którego wdrożone rozwiązanie sprawdza poprawność rozliczenia. Automatyzacja może i tutaj przyczynić się do zwiększenia pewności i zniwelowania ryzyka.

E-faktura i Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Poznaj założenia i dostosuj się na czas do rewolucyjnej zmiany w przepisach

Zobacz

Dodatkowe informacje na fakturze

Jakkolwiek przygotowana przez Ministerstwo Finansów struktura e-faktury przewiduje wiele pól, może się zdarzyć, że prawo lub praktyka w kraju kontrahenta wymagać będzie dodatkowych informacji. Już teraz warto więc przeanalizować elementy, które nie zostały uwzględnione w strukturze pliku a powinny znaleźć się na fakturze. Ich zakres zależeć będzie od potrzeb biznesowych podatnika - przykładowo podmioty dokonujące eksportu do krajów azjatyckich powinny wskazywać na fakturach kraj pochodzenia, która to informacja wymagana jest m.in. w Korei Południowej (i w zdecydowanej większości przypadków znajduje się właśnie na fakturze).

Podatek akcyzowy

Milowym krokiem w stronę eliminacji ryzyka wynikającego z podatku akcyzowego może być bieżąca analiza przez system kodów CN towarów pod kątem ich podlegania temu podatkowi. Dzięki temu już w momencie fakturowania system będzie informował o konieczności zapłaty akcyzy lub dopełnienia innych obowiązków wynikających z tych przepisów.

Ponadto, w przypadku krajowego nabycia towarów akcyzowych, które następnie są przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy lub eksportu, podatnik może ubiegać się o zwrot zapłaconej akcyzy. Zapewnienie, że możliwość ta nie zostanie przeoczona można powierzyć automatyzacji, w ramach której system będzie informował o ziszczeniu się warunków do ubiegania się o zwrot akcyzy.

Statystyka i wstępna identyfikacja błędów

Gromadzenie danych z faktur umożliwia również ich pogłębioną analizę. Pozwoli to na wstępne przebadanie danych pod względem ich merytorycznej poprawności na zasadzie odstępstwa od regularnych wartości. Przykładowo, jeśli w przypadku regularnego wystawiania faktur o podobnej wartości na rzecz jednego kontrahenta pojawi się taka, której wartość wyraźnie odbiega od standardowej - system może to zasygnalizować jako potencjalny błąd.

Standaryzacja i uporządkowanie danych, które wymusza wdrożenie KSeF może być również wykorzystane do tworzenia różnego rodzaju analiz statystycznych, podsumowań i prognoz przy bardzo niewielkim nakładzie pracy.

Powyższe rozwiązania to tylko przykłady wielu możliwości jakie daje standaryzacja gromadzonych danych. Sposób ich wykorzystania zależy przede wszystkim od potrzeb podatnika, pomysłowości i innowacyjności dostawcy usługi bądź narzędzia.

Proces wdrażania KSeF i budowania rozwiązań umożliwiających wykorzystywanie dostępnych danych powinien angażować poza ekspertami IT również specjalistów podatkowych. Zdobywając wiedzę o transakcjach i skali działalności podatnika oraz poznając funkcjonujące u niego procedury podatkowe eksperci będą w stanie zidentyfikować potencjalne błędy i przejawy nieefektywności oraz doradzić, jak zniwelować ryzyko i usprawnić działanie.

Przykładów może być wiele: niepoprawne opodatkowanie transakcji łańcuchowych, nieaktualny proces obniżania podstawy opodatkowania w przypadku korekt, zaniżenia podstawy opodatkowania, brak opodatkowania przekazania bonów jednego przeznaczenia i wiele innych. Wyłącznie osoby zaangażowane we wdrażanie systemów na najbardziej podstawowym poziomie - a jednocześnie dysponujące wiedzą i doświadczeniem w zakresie podatków - będą w stanie dostrzec i zareagować na podobne sytuacje.

PwC oferuje wsparcie ekspertów zarówno w zakresie dostosowania systemów ERP do wymogów KSeF i wykorzystania zawartych w nich danych, jak również outsourcingu wystawiania i odbierania e-faktur zgodnie z nowymi wymogami (w ramach tzw. “KSeF managed services”).