Trendy w raportowaniu finansowym: optymalizacja i automatyzacja

Proces przygotowywania danych finansowych podlega ciągłej ewolucji z uwagi na zwiększającą się ilość potrzeb biznesowych oraz raportów wymaganych przepisami prawa.

Osoby odpowiadające za ten proces muszą z jednej strony zaspokoić potrzeby interesariuszy, którzy chcą otrzymywać istotne informacje finansowe o odpowiedniej jakości, jak również ciągle poszukiwać sposobów poprawy efektywności całego procesu. W związku z tym obserwujemy w ostatnim czasie silny trend w zakresie automatyzacji procesu raportowania, ponieważ jest to najbardziej racjonalny sposób, aby zapewnić odpowiedni zakres oraz jakość raportowanych danych i jednocześnie nie obciążać nadmiernie zespołu, który bierze udział w raportowaniu, szczególnie jeśli nie ma możliwości jego rozszerzenia.

Wraz z rozwojem spółki i dodatkowymi wymiarami raportowania proces ten staje się wielowątkowy i trudniejszy do zarządzania. Poza sprawozdawczością statutową, której celem jest przygotowywanie sprawozdań finansowych do zakresu raportowania dochodzą sprawozdawczość podatkowa, zarządcza, a także bardzo często grupowa w sytuacji, gdy trzeba przekazywać dane finansowe właścicielom. Często zdarza się, że spółki nadrzędne w grupie kapitałowej stosują inne polityki i standardy rachunkowości niż spółki, które do nich raportują. Poza tym mogą występować dodatkowe wymogi sprawozdawcze związane np. z branżą albo rodzajem zawieranych transakcji.

Korekty w raportowaniu finansowym

Każdy z tych strumieni raportowych bazuje przynajmniej częściowo na danych finansowych z systemu księgowego, które służą sprawozdawczości statutowej. Można powiedzieć, że każdy z nich ma punkty wspólne z pozostałymi, ale również takie obszary, które wymagają indywidualnego podejścia, osobnej analizy i kalkulacji. Z tego powodu najczęściej stosowanym podejściem jest identyfikacja różnic i oszacowanie korekt do danych finansowych, dzięki którym odzwierciedlają one wymogi stawiane przed danym strumieniem raportowym.

Z praktycznego punktu widzenia to właśnie odpowiednie wyliczenie korekt jest jednym z największych wyzwań w procesach raportowania, zarówno pod kątem czasochłonności, jak i jakości danych, szczególnie, gdy obejmują wiele obszarów i transakcji. Przykładem tego może być raportowanie umów leasingowych zgodnie ze standardem rachunkowości MSSF 16 Leasing, który wymaga rozpoznania i ciągłego rozliczenia sald wynikających z umów leasingu, najmu i dzierżawy. Dla niektórych podmiotów, takich jak np. sieci sklepów detalicznych, które zawierają kilkaset lub więcej tego typu umów jest to bardzo trudne zadanie, ponieważ należy zapewnić prawidłowe przeliczenie każdej z umów, które zwykle różnią się od siebie parametrami i opcjami. Należy też pamiętać, że umowy leasingowe mogą być modyfikowane w trakcie ich trwania, na przykład w związku ze zmianą zapotrzebowania spółki lub trudnymi do przewidzenia czynnikami zewnętrznymi, takimi jak wybuch globalnej pandemii ze wszystkimi jej konsekwencjami. Każda zmiana umowy rodzi konieczność ponownego przeliczenia parametrów umowy i aktualizacji danych finansowych.

Z kolei w innych branżach istotne może być oszacowanie odpisu na należności od klientów zgodnie ze standardem rachunkowości MSSF 9, co w przypadku spółek posiadających należności od znacznej ilości klientów może być również dużym wyzwaniem.

Automatyzacja korekt w raportowaniu finansowym

W tego typu przypadkach warto rozważyć, czy istnieją możliwości optymalizacji procesu i automatyzacji korekt. Pomocne w tym celu są różnego rodzaju narzędzia, które mogą znacząco skrócić czas przygotowywania korekt oraz zapewnić wysoką jakość tych danych. W celu osiągnięcia jak największej efektywności należy pamiętać o punktach styku tych narzędzi z systemami księgowymi np. czy wymagają zaimportowania danych z systemu księgowego, a jeśli tak to w jakim formacie? Jak wyglądają raporty i czy można je w łatwy sposób zaimportować z powrotem do systemu księgowego? Oczywiście równie istotne są kwestie związane z czasem oraz kosztem wdrożenia danego rozwiązania. Dopiero rozważenie wszystkich wszystkich aspektów procesu pozwoli podjąć optymalne decyzje.

Jak uniknąć błędów i niespójności w procesie raportowania?

Równie ważne dla jakości raportowanych danych jest zapewnienie ich spójności w ramach danego strumienia raportowania oraz w powiązaniu z pozostałymi strumieniami. Brak spójności i błędy zdarzają się, gdy zakres raportowania jest szeroki i obejmuje duży zakres danych finansowych, które w procesie ich opracowywania są wielokrotnie aktualizowane zanim staną się ostateczne. W takiej sytuacji niezwykle ważne jest zaprojektowanie odpowiednich walidacji i formuł sprawdzających spójność danych. Niektóre narzędzia wykorzystywane w procesie raportowania, na przykład do tworzenia sprawozdań finansowych, mają wbudowane tego typu algorytmy, które natychmiastowo wyłapują błędy.

Co najłatwiej zautomatyzować w raportowaniu finansowym?

Automatyzacja procesu raportowania obejmuje przede wszystkim czynności powtarzalne, dające się łatwo zaprogramować, takie jak na przykład wspomniane wyżej uzgodnienia wewnętrzne danych finansowych. Inną czynnością, którą można dziś za pomocą odpowiedniego oprogramowania zautomatyzować jest proces kopiowania danych pomiędzy plikami, na przykład między arkuszem z danymi finansowymi a plikiem ze sprawozdaniem finansowym, którym są one raportowane.

Warto szukać możliwości usprawnienia procesu raportowania, ponieważ jest to najlepszy sposób, aby sprostać rosnącym oczekiwaniom w tym zakresie. Identyfikacja obszarów, w których można wykonywać pewne czynności w sposób bardziej efektywny wymaga analizy, ale oszczędność czasu i zapewnienie wysokiej jakości danych finansowych na pewno jest tego warte.