Ustawa o sygnalistach - co warto wiedzieć?

Procedury wewnętrzne zgodne z ustawą o sygnalistach

Jednym z podstawowym wymogów wobec podmiotów objętych ustawą jest ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych i wdrożenie jej zgodnie z wymogami ustawowymi. Brak wdrożenia odpowiednich regulacji lub ich nieprawidłowe przygotowanie może prowadzić do sankcji karnych nakładanych na osoby za to odpowiedzialne.

Samo przygotowanie procedury nie zawsze jest prostym zadaniem - pomimo, że w ustawie wskazano jej elementy obowiązkowe i fakultatywne, to każda organizacja powinna przeprowadzić wcześniej kompleksową analizę istniejących rozwiązań, a także potrzeb i możliwości w zakresie whistleblowing w oparciu o jej charakter działalności i dotychczasowe doświadczenia w tym obszarze. Konieczny jest chociażby: wybór odpowiednich osób lub funkcji odpowiedzialnych za system whistleblowingowy oraz zaprojektowanie efektywnych i bezpiecznych kanałów do zgłaszania naruszeń.

Jednym z elementów procedury powinny być zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

25.12.2024

Jak wynika z informacji opublikowanych na stronie internetowej RPO od 25 grudnia 2024 roku sygnalista będzie mógł dokonać zgłoszenia zewnętrznego za pośrednictwem następujących kanałów:  

• poprzez dedykowany formularz, który będzie dostępny na stronie Zespołu do spraw Sygnalistów,

• podczas konsultacji z pracownikiem z Zespołu do spraw Sygnalistów (po uprzedniej informacji od osoby chcącej dokonać zgłoszenia i umówieniu się na spotkanie),

• pocztą tradycyjną,

• dzwoniąc na infolinię obsługującą zgłoszenia zewnętrzne.

Kiedy wdrożyć procedury?

Wątpliwości firm, jak i prawników zaczęła budzić kwestia tego, od kiedy podmioty prawne muszą wdrożyć u siebie procedury zgłoszeń wewnętrznych, z których będą mogli korzystać sygnaliści. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazało, że podmioty zobowiązane do ustalenia u siebie systemu zgłoszeń sygnalistów powinny to zrobić najpóźniej 1 stycznia 2025 roku. Stanowisko takie budzi jednak liczne zastrzeżenia. 

• Po pierwsze dlatego, że wykładnia prawa stosowana przez ten podmiot nie jest wiążąca.
• Po drugie, ani resort pracy, ani Państwowa Inspekcja Pracy nie mają żadnych właściwie uprawnień opisanych w ustawie. Nawet przepis wykroczeniowy przewidujący grzywnę za niewdrożenie procedury nie przewiduje jurysdykcji PIP, co oznacza, że oskarżycielem w tych sprawach będzie policja. A wykładnia policji może być odmienna od tej ministerialnej. 
• Po trzecie, przepisy ustawy o ochronie sygnalistów, o zakazie działań odwetowych, o samym prawie do dokonania zgłoszeń i ujawnień publicznych obowiązują już od 25 września.

Co dalej po wprowadzeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Na samym wprowadzeniu odpowiednich reguł w organizacji jednak się nie kończy. Firmy zobowiązane są bowiem do rygorystycznego przestrzegania wymogów nowej ustawy w procesie rozpatrywania zgłoszeń od sygnalistów oraz zapewnienia im odpowiedniej ochrony. Może to rodzić wiele wątpliwości i komplikacji natury praktycznej, w szczególności w dużych organizacjach, gdzie potencjalnie liczba zgłoszeń może być większa i dotyczyć różnych spółek z tej samej grupy kapitałowej lub podmiotów powiązanych właścicielsko. 

W przypadku niewypełnienia obowiązków wynikających z ustawy, możliwe są sankcje karne nakładane na konkretne osoby, dlatego przy wdrażaniu systemu zgłaszania nieprawidłowości warto skorzystać z  wiedzy i doświadczenia doradców zewnętrznych.