3 pytania o… wdrożenie MSSF 16 (IFRS 16)

Dzień dobry, witam w nowym odcinku podcastów PwC. Nazywam się Jakub Gołębiowski i zapraszam was do odsłuchania audycji, w której zadam trzy ważne pytania związane z wdrożeniem MSSF 16 / IFRS 16. 

Jakub Gołębiowski (JG): Naszymi gośćmi są Anna Wójtowicz-starszy manager w zespole doradztwa księgowego w PwC, ekspert w obszarze MSSF i Katarzyna Podgórna, dyrektor w zespole doradztwa księgowego odpowiadająca za tworzenie rozwiązań IT wspierających raportowanie. 

Anna Wójtowicz (AW), Katarzyna Podgórna (KP): Dzień dobry. 

JG: Mówi się, że MSSF 16 / IFRS 16 to prawdziwa rewolucja rachunkowości i, co ważne, dotyczy właściwie wszystkich branż. Najmocniej dotknie handlu detalicznego, bankowości, telekomunikacji, transportu i logistyki, a tak naprawdę wszystkich, którzy w swoim portfelu posiadają umowy najmu. 

Aniu, chciałbym Cię spytać, czego dotyczą zmiany wprowadzone przez MSSF 16 / IFRS 16 i od kiedy obowiązują?

AW: MSSF 16 / IFRS 16 wchodzi w życie już bardzo niedługo, bo od 1 stycznia 2019 r. i wprowadza całkowitą zmianę w zakresie identyfikacji, wyceny i ujmowania leasingu w księgach rachunkowych. Znacząco wpłynie to na wszystkie sprawozdania finansowe wymienionych przez ciebie spółek z różnych branż.

Największy wpływ zmian będzie miało wyeliminowanie pojęcia leasingu operacyjnego, a co za tym idzie pozabilansowego ujęcia w księgach użytkowanych aktywów i odnośnych zobowiązań. Będą one wszystkie musiały zostać ujęte na bilansie, co jest absolutną nowością i rewolucją w świecie rachunkowości. 

Ujęcie jako leasing umów typu usługowego wcześniej nie rozpatrywanych w kategoriach leasingu, będzie również olbrzymią zmianą. Dotyczyć to będzie przede wszystkim umów najmu i dzierżawy powierzchni, takich jak powierzchnia biurowa czy magazynowa, czy grunty.

Będzie to również dotyczyło praw wieczystego użytkowania gruntów, a także umów quasi usługowych, takich jak IT czy telekomunikacyjnych, które są wykonywane zazwyczaj przy użyciu konkretnych i zidentyfikowanych aktywów, takich jak serwery, okablowanie, światłowody itd. 

Ze względu na te zmiany, suma bilansowa bardzo znacząco wzrośnie, wskaźniki zadłużenia zwiększą się, ze względu na ujęcie na bilansie zobowiązań. Wskaźniki kapitałowe zmniejszą się natomiast. Pojawi się również zmiana w klasyfikacji kosztów. Czynsze, które były do tej pory ujmowane w kosztach operacyjnych, zostaną zastąpione amortyzacją i kosztami odsetek.

No i na koniec te wszystkie zmiany w bilansie, w rachunku wyników, w rachunku przepływów pieniężnych ogromnie wpłyną na różnego rodzaju miary efektywności stosowane przez spółki. Zmienią się takie wskaźniki jak chociażby wskaźnik EBIT czy EBITDA, wskaźnik ROCE, ROE, wskaźnik zysku na akcję EPS, rotacje aktywów, wskaźnik płynności bieżącej, wskaźnik zadłużenia.

Mogłabym tak wymieniać i wymieniać, i wymieniać, bo właściwie zmienią się wszystkie kluczowe wskaźniki i ma to olbrzymi wpływ nie tylko na inwestorów oceniających sytuację finansową spółek, ale również na instytucje finansowe, w tym banki.

JG: To jeszcze zwracam się tutaj do Kasi, Kasiu a jaki wpływ te zmiany będą miały na procesy biznesowe?

KP: Właśnie, tutaj nie można zapomnieć o tym, że ujmowanie leasingu według nowego standardu pociągnie za sobą bardzo istotny wpływ na procesy biznesowe w organizacjach, ich systemy informatyczne, a także środowisko kontroli wewnętrznej. 

Szczególny wpływ odnotują grupy kapitałowe. Ponieważ pomiędzy spółkami w grupach kapitałowych bardzo często są zawiązywane umowy najmu i one również będą musiały przez te spółki być ujęte w jednostkowych sprawozdaniach finansowych na bilansie. 

To także bardzo mocno skomplikuje proces konsolidacji. W proces konsolidacji trzeba będzie bowiem wpleść nowe procedury, które pozwolą na uzgodnienie tych dodatkowych transakcji leasingowych pomiędzy spółkami. 

Dodatkowo grupy kapitałowe, które będą raportowały zgodnie z MSSF 16  / IFRS 16 będą potrzebowały znacznie więcej danych na temat wszystkich umów leasingowych, dzierżawy lub najmu, ze względu na właśnie wymóg ujęcia ich pod nowym standardem. No i pamiętamy również, Ania wspomniała o wejściu standardu już wkrótce, od 1 stycznia 2019. Pamiętajmy, że możliwe jest wcześniejsze zastosowanie tego standardu. Mamy również do czynienia z klientami, którzy się zdecydowali na ten krok. 

JG: Rozumiem. To na bazie tego co powiedziałyście widać, że jest to rewolucja. Ale jakbyście mogły powiedzieć, jakie są największe wyzwania, związane z procesem wdrożenia MSSF 16 / IFRS 16, na bazie praktycznych doświadczeń? I tu zwracam się znów do Ani. 

AW: W związku z tym, że zajmuję się na co dzień księgowością i rachunkowością, to mnie osobiście wydawało się, jak przystępowałam do pierwszych projektów wdrożeniowych MSSF 16/ IFRS 16, że najtrudniejsze będą absolutnie kwestie księgowe, którymi zajmuję się na co dzień. Chodzi mi tu głównie o temat identyfikacji leasingu, czyli tak naprawdę, można tak powiedzieć, inwentaryzację umów najmów czy dzierżawy, czyli leasingu, i oceny ich pod kątem nowego standardu, czy spełniają kryteria leasingu czy nie.

Jest to temat dosyć trudny. Wydawałoby się, że będzie zajmował bardzo dużo czasu. Dodatkowo, taka kwestia problematyczna, to są najróżniejsze osądy, założenia związane chociażby z okresem leasingu z różnego rodzaju opcjami wydłużenia, skrócenia, wykupu, z ustaleniem stopy dyskonta, którą należy zastosować do wyceny zobowiązań. Także ja wskazywałam na początku na te kwestie księgowe jako największe wyzwania dla spółek. 

JG: Kasiu, czy mogłabyś coś dodać na temat naszych doświadczeń pochodzących z zakończonych projektów, może właśnie w takim ujęciu praktycznym, jak to wyglądało w trakcie działań projektowych. 

KP: No i tutaj właśnie te projekty, które już zakończyliśmy z klientami, którzy zdecydowali się na wdrożenie standardu trochę wcześniej, nas wszystkich zaskoczyły, ponieważ oprócz wspomnianych przez Anię kwestii księgowych, okazało się, że nie lada wyzwaniem jest między innymi zbieranie i zapewnianie jakości danych. Spółki oczywiście już dzisiaj gromadzą całkiem sporo informacji nt. umów najmu, natomiast okazało się, że nie wszystkie, które są potrzebne do tego, aby prawidłowo je ująć zgodnie z MSSF 16 / IFRS 16. W trakcie tych projektów, które już zrealizowaliśmy okazało się, że tych parametrów z pojedynczych umów jest około 20. 

Kolejnym wyzwaniem było tak naprawdę wdrożenie czy też przygotowanie maszynki do liczenia, która te wszystkie dane, które zebraliśmy, w prawidłowy sposób wyceni zgodnie z MSSF 16 / IFRS 16. W przypadku większych populacji umów i danych okazało się, że Excel już nie wystarczy. Ujęcie umowy zgodnie z MSSF 16 / IFRS 16 wymaga zarówno wyceny zobowiązania, jak i ujęcia i wyceny aktywa w postaci prawa do użytkowania.

Aktualizacja wyceny zobowiązań, a także umorzenia aktywa na koniec każdego miesiąca może się wydawać prosta, ale nic bardziej mylnego. Pamiętajmy bowiem, że nasze wszystkie umowy żyją, zmienią się w trakcie swojego życia i w związku z tym np. aneksy dotyczące zakresu, zmiany wysokości czynszu czy też okresu trwania tej umowy będą wpływały na wycenę zarówno aktywa, jak i zobowiązania, co oznacza, że muszą być odpowiednio ujęte w narzędziu i poparte odpowiednimi algorytmami. 

JG: Aniu, tu zwrócę się do Ciebie, kiedy te procedury i procesy powinny zacząć działać?

AW: No już, moja krótka odpowiedź brzmi: już. Tak naprawdę ustawienie, zaprojektowanie i przetestowanie odpowiednie procesu czy procedury jest długotrwałym zajęciem. Dlatego pamiętajmy, że proces wdrożenia MSSF 16 / IFRS 16 nie jest ćwiczeniem jednorazowym, to nie zdarzenie, którego dokonamy 1 stycznia 2019 i na tym skończy się nasza praca.

Tak jak wspomniała Kasia, ze względu na zmiany w umowach, dalsze modyfikacje, pojawiające się nowe umowy, zamykające się stare umowy, jest duża potrzeba zaprojektowania odpowiedniego procesu, który będzie działał, no naprawdę, jak w zegarku. I proces ten co ciekawsze będzie dotyczył nie tylko działu finansowego czy księgowości, ale również działów biznesowych, które zajmują się chociażby negocjacjami, czy renegocjacjami umów, które również muszą być uwzględnione w tych procesach czy procedurach, które sobie zaprojektujemy. 

KP: Tutaj mogę dodać jeszcze, że okazuje się również w praktyce, że zapisy stosowane w umowach również determinują pewne ujęcie zgodnie z MSSF 16 / IFRS 16. Spółki na etapie wdrażania standardu mogą zdecydować się, aby pewne zapisy zmodyfikować w przyszłości, aby nie komplikować sobie życia pod nowym standardem, od 1 stycznia. 

JG: Tak słuchając was łatwo dojść do wniosku, że proces wdrożenia MSSF 16 / IFRS 16 tak naprawdę nie jest łatwy i nie jest to specjalnie krótkoterminowe zadanie. Do końca roku tymczasem zostało bardzo mało czasu... To, w takim razie, mogłybyście się pokusić o sformułowanie rady dla tych, którzy dopiero teraz zaczynają o tym myśleć, może mogłybyście opowiedzieć trochę o etapach wdrożenia tego standardu. 

KP: Moja rada byłaby taka, że tak naprawdę trzeba zacząć już teraz, powiedziałabym natychmiast i jedyny ratunek dla tych, którzy trochę zaspali, to bardzo ustrukturyzowane podejście do tego projektu, dedykowany zespół. Temat jest trudny, jest dosyć kompleksowy, wymaga odpowiedniego zaangażowania osób z różnych działów. Być może pomoc jakiegoś zaufanego doradcy, no i oczywiście wybór renomowanego dostawcy narzędzia, no i powinno się jeszcze udać. 

JG: Krzepiące. Aniu jakbyś mogła opowiedzieć nam więcej o etapach wdrożenia tego standardu. 

AW: Tak, Kasia wspomniała, że taki projekt czy proces musi mieć pewną strukturę, i pełna zgoda. Ja bym zaczęła od zakresu przede wszystkim, czyli od takiej inwentaryzacji umów najmu, leasingu, dzierżawy i ustaleniu, które z nich wchodzą w zakres nowego standardu.

Następnie, jak już mamy zdefiniowaną tę grupę umów leasingowych, trzeba sobie wypracować kluczowe założenia księgowe. Standard daje możliwość wyłączenia niektórych umów z wyceny np. umów niskowartościowych czy krótkoterminowych. Warto zawsze pokusić się właśnie o decyzję, jaką politykę rachunkowości przyjmiemy i z których możliwych wyłączeń chcemy skorzystać.

Kolejnym krokiem będzie zidentyfikowanie obszarów, gdzie wymagane są kluczowe założenia i osądy, o których wspomniałam, właśnie różnego rodzaju opcje dotyczące okresu czy wartości, ustalenie stopy dyskonta itd.

Dodatkowo trzeba również zapewnić sobie ustalenie procesów do przodu, czyli jak to ma wyglądać w przyszłości, jak będzie wyglądało podpisywanie umów, jak będzie wyglądało zbieranie danych i dokonywanie wyliczeń i tu są one nie tylko na BO, czyli nie tylko na 1 stycznia, ale już na koniec każdego kolejnego czy to miesiąca, czy kwartału, półrocza, roku itd. I w zależności od tego jak skomplikowane umowy leasingu posiada spółka i jak dużo ich jest, cały ten proces może zająć od powiedzmy miesiąca, do sześciu miesięcy. 

KP: Tutaj Ania wspomniała o wyliczeniach. Warto tutaj też wspomnieć, że jeżeli spółka rozważa wdrożenie systemu do wyceny leasingu, który będzie zintegrowany z jej systemem ERP, to obawiam się, że już przed styczniem może nie zdążyć. Czas wdrożenia takich rozwiązań waha się pomiędzy sześć a dwanaście miesięcy, więc warto już teraz zastanowić się nad jakimś planem B i być może tymczasowym rozwiązaniem. 

JG: Rozumiem.  Tutaj wspomniałaś o rozwiązaniach IT. Czy mogłybyście więcej dodać na ten temat, jakie rozwiązania są obecnie dostępne na rynku? 

AW: Niestety, rozwiązań dedykowanych MSSF 16 / IFRS 16 jest na rynku bardzo niewiele, a w szczególności mało jest takich rozwiązań, które można by zaimplementować szybko, od ręki. 

Dostawcy największych systemów IT mają oczywiście w swoich portfelach, dla swoich klientów, odpowiednią ofertę, która wesprze wdrożenie MSSF 16 / IFRS 16, ale tak jak wspomniała wcześniej Kasia, trzeba liczyć się z naprawdę długim okresem wdrożenia. Jesteśmy świadomi tego, że ci najwięksi dostawcy mają już długą kolejkę, która przekracza rok, jeśli chodzi o możliwość wdrożenia systemu.

Natomiast, jeżeli ktoś rozważa Excela jako takie narzędzie docelowe... no to odradzałabym, no chyba że tych umów jest 10, to Excel na pewno sobie poradzi. Natomiast w innym przypadku odradzałabym zastosowanie Excela, ze względu na to, że jest to narzędzie, wokół którego trudno jest zaprojektować szczelny proces i kontrole wewnętrzne i po prostu przy większych populacjach umów Excel staje się mało wydajny i staje się po prostu nieefektywny.

JG: Kasiu, a jak wygląda sprawa bezpieczeństwa danych?

KP: Właśnie tutaj też nie możemy o tym zapomnieć. Dla wielu naszych klientów dane z umów stanowią główną przewagę konkurencyjną na rynku, na przykład wysokości czynszów czy lokalizacje ich sklepów sieci handlowej. Czy jesteśmy przekonani, że te dane mogą być przechowywane w pliku Excel, który może być bardzo łatwo skopiowany czy wysłany mailem?... No, nie sądzę. 

Dlatego zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie zastosowanie nawet prostego, ale jednak systemu czy aplikacji dedykowanej zarządzaniu umowami leasingu. Takie rozwiązania są szybkie we wdrożeniu, jednak automatyzują niezbędne kalkulacje zobowiązań, aktywów, odsetek czy amortyzacji aktywów. No i nie musimy się martwić o zgodność z MSSF 16 / IFRS 16 podczas raportowania, a do tego zapewniają bezpieczeństwo danych. 

JG: To na koniec mam jeszcze jedno pytanie, chciałbym z niego uczynić też takie podsumowanie naszej rozmowy: o czym jeszcze powinniśmy pamiętać wdrażając MSSF 16 / IFRS 16? I zwracam się teraz do Ani. 

AW: Powiedziałabym, że przede wszystkim należy pamiętać o komunikacji z instytucjami finansowymi, z bankami. Wspomniałam na samym początku, jak olbrzymi wpływ będzie miał standard na bilans, na rachunek wyników, na wskaźniki efektywności. W związku z tym wpłynie również na kowenanty i ocenę sytuacji finansowej spółki, każdej spółki tak naprawdę.

Dobrze wcześniej sobie ocenić, jak ten wpływ będzie wyglądał, zaplanować odpowiednio rozmowy, być może nawet renegocjacje pewnych wskaźników w umowach kredytowych, jeśli takie są, no i przygotować analityków czy inwestorów do znaczących zmian w bilansie i w rachunku wyników, żeby nie było potem niespodzianek. 

JG: Kasiu, od ciebie kilka słów na koniec?

KP: No myślę, że ulubiony temat wszystkich finansistów, czyli podatki. Aspekty podatkowe też nie mogą zostać pominięte. Standard zmienia podejście do umów i ich ujęcia w bilansie oraz rachunku zysków i strat.

Natomiast dla większości spółek nie zmieni się ujęcie podatkowe. W praktyce będzie to oznaczało tyle, że konieczne będzie prowadzenie podwójnej ewidencji: podatkowej i rachunkowej.

W sektorze bankowym, tutaj wpływ na podatki ten standard najprawdopodobniej będzie miał dosyć spory, więc tutaj też warto się pochylić nad tym, jaki konkretny wpływ na zobowiązania podatkowe banki odczują.

No i też taki temat może bardziej z finansów zarządczych, czy raportowania zarządczego - dobrze jest na etapie implementacji już sobie przemyśleć, w jaki sposób spółka zamierza zmienić bądź też utrzymać dotychczasowe raportowanie zarządcze, czy będziemy je robić po staremu, zgodnie z MSR 17, czy też również przetransferujemy niejako nasze raporty zarządcze na MSSF 16 / IFRS 16.

Do tego będziemy musieli też najprawdopodobniej również zaktualizować metodykę naszego budżetowania oraz sporządzania tychże raportów zarządczych. 

JG: Bardzo dziękuję. Czyli to, co ja najbardziej zapamiętałem z waszych wypowiedzi, to fakt, że trzeba działać już, teraz i jak najlepiej to zaplanować.

Bardzo dziękuję za wysłuchanie tego odcinka, a Kasi i Ani za ciekawą rozmowę. 

KP, AW: Dziękujemy.