Praktyka New Law

Nasza strategia jest odpowiedzią na wskazaną wcześniej presję regulacyjną i rynkową. Przeprowadzamy analizę porównawczą dojrzałości oraz zarządzania funkcją prawną i compliance przy użyciu naszej globalnej metodologii oceny ryzyka i efektywności, tak aby wskazać obszary z potencjałem poprawy.

W oparciu o naszą wiedzę prawną i doświadczenie w zakresie doradztwa pomagamy klientom osiągnąć korzyści płynące z posiadania funkcji prawnej i compliance na miarę przyszłości. Oferta dodatkowo pozwala również czerpać naszym klientom z benefitów wynikających ze zrzeszenia naszej kancelarii w ramach jednej z największych na świecie sieci firm świadczących usługi doradztwa profesjonalnego (consultingu).

Kluczowym wynikiem analizy dojrzałości funkcji prawnej i compliance jest określenie metryk i wskaźników procesów w Twoim zespole, np. czasu poświęconego na zadania w zakresie compliance, wolumenu, poziomu ryzyka, wartości umów w portfolio organizacji czy wskaźnika powodzenia strategii procesowych. Dysponując takimi metrykami i wskaźnikami, możliwe jest opracowanie uzasadnienia biznesowego dla swojej strategii i dokonać pomiaru wynikających z niej korzyści. 

Poniżej przedstawiamy typowy projekt funkcji prawnej i compliance na miarę przyszłości w oparciu o nasze dotychczasowe doświadczenie: 

Po połączeniu przez przejęcie klient miał problemy z zarządzaniem rozbudowanym biznesem na poziomie grupy i zwrócił się do nas o pomoc. 

Sposób i efektywność działań poszczególnych segmentów działalności na poziomie grupy nie były jasne. Dublowały się również funkcje prawne i zamówień w obrębie całej grupy. 

Po przeprowadzeniu analizy w oparciu o naszą metodologię i we współpracy z naszym działem doradztwa biznesowego, zaproponowaliśmy Klientowi szereg możliwych rozwiązań oraz przedstawiliśmy wynikające z nich korzyści prawne i operacyjne, a także warunki prawne i regulacyjnego potencjalnych scenariuszy reorganizacyjnych.

Klient zdecydował się na realizację hybrydowego modelu (i) reorganizacji struktury zarządzania w grupie w celu dostosowania jej do połączonych segmentów działalności oraz (ii) centralizacji funkcji prawnych i zamówień w ramach grupy w jednym podmiocie.

Przeprowadziliśmy szczegółową analizę prawną wybranego modelu oraz wspieraliśmy Klienta w jego wdrożeniu, a także byliśmy odpowiedzialni za implementację prawnych aspektów restrukturyzacji wewnątrzgrupowej.

Możemy zaprojektować na nowo wszelkie powtarzalne i skalowalne procesy dla w rawam funkcji prawnej i compliance. Nasze rozwiązania wzbogacone są o elementy z innych dyscyplin doradczych i technologicznych. Wykorzystując narzędzia do zarządzania przepływem pracy (workflow management tools) oraz automatyzację i robotyzację procesów, centralizujemy i standaryzujemy zadania prawne, które są obecnie zarządzane w tradycyjny sposób. 

Realizacja projektów MLS jest każdorazowo dostosowywana do specyficznych wymagań każdego z obszarów tematycznych, np. umów, sporów sądowych, nieruchomości czy własności intelektualnej. Natomiast techniczne założenia poszczególnych etapów projektu - takich jak planowanie, realizacja czy zarządzanie projektem posiadają wiele wspólnych, stypizowanych elementów.

Klient z branży farmaceutycznej zwrócił się do nas z prośbą o zaprojektowanie swojej globalnej funkcji zaopatrzenia (procurement) w zakresie kontraktowania. Zastosowaliśmy etapowe podejście do usprawnienia i poprawy procesu zarządzania cyklem życia umowami handlowymi (CLM).

Zaczęliśmy od określenia rodzajów umów w grupie, a następnie przeanalizowaliśmy dotychczasowy proces w celu wskazania działań i metodologii, które powinien objąć nowy proces oparty na technologii. Usprawniony proces został opisany w instrukcji CLM - CLM Handbook - w zakresie technicznych aspektów. W zakresie kwestii merytorycznych sporządziliśmy contracts playbook - obejmując wykaz standardowych warunków handlowych dla poszczególnych umów wraz z preferowanymi przez klienta klauzulami oraz wskazaniem możliwych regulacji alternatywnych. 

Współpracowaliśmy również z zespołem IT klienta w celu określenia wymagań dla narzędzia CLM, przedstawiając nasze rekomendacje dotyczące ulepszeń cyfrowych. Narzędzie CLM obejmowało funkcje zarządzania sprawami i przepływem pracy oraz automatyzację sporządzania i podpisywania umów (z użyciem podpisu elektronicznego). 

Finalnie wdrożyliśmy nowy model w organizacji Klienta oraz kontynuowaliśmy usługi wsparcia, delegując część naszego zespołu jako specjalistów ds. umów. Specjaliści wspierali zespół Klienta ds. zamówień w ramach zreorganizowanej funkcji. Zakres projektu objął szereg kategorii umów w ponad 60 krajach, w tym w obu Amerykach oraz w regionach EMEA i ASIAPAC. 

Główną zaletą dostarczonego systemu MLS była centralizacja i standaryzacja funkcji, co doprowadziło do obniżenia kosztów dzięki:

• skróceniu czasu potrzebnego na ręczne sporządzenie umowy, jej podpisanie oraz obsługę administracyjną,
• centralizacji bazy umów, w tym monitorowania standardowych warunków umownych akceptowanych przez Grupę,
• uproszczeniu oceny ryzyka związanego z umową i oceny zgodności,
• ograniczeniu potencjalnego narażenia na ryzyko związane z postępowaniem sądowym wskutek niezgodności umowy z regulacjami.

Zarządzanie umowami to jedynie przykład obszaru, w którym MLS może przynieść korzyści. Istnieje wiele innych procesów prawnych, w których możliwe jest zwiększenie efektywności, na przykład takich jak funkcje compliance zmagające się ze wzrostem wymogów regulacyjnych i sprawozdawczych (np. RODO) czy spory masowe.

U podstaw naszej metodologii leży połączenie technologii opartej na sztucznej inteligencji oraz innowacyjnego modelu świadczenia usług prawnych poprzez Legal Center of Excellence (Legal CoE) - czyli nasze centrum kompetencji prawniczej. W tym zakresie przeprowadzamy przeglądy prawne i weryfikację umów oraz ich masowe zmiany, bazując na dużej ilości danych i dokumentów, co obejmuje w szczególności:

• przegląd umów handlowych, w tym wskazanie kluczowych postanowień, na przykład takich jak: i) klauzule niestandardowe, ii) klauzule dotyczące odpowiedzialności czy iii) klauzule dotyczące zakazu cesji,
• wskazanie w umowach klauzul dotyczących zmiany kontroli, 
• przegląd dokumentów finansowych i umów leasingowych,
• strukturyzację danych – segregowanie danych i opracowywanie ich baz, np. według kryterium wartości umowy.

Dzięki temu ograniczamy potrzebę ręcznego przeglądu wszystkich umów i możemy skupić nasze wysiłki i wiedzę specjalistyczną na pozycjach i obszarach szczególnie wrażliwych.

Nasz model realizacji zakłada dwie warstwy kontroli jakości (Quality Control, QC), w tym: (i) pierwszy poziom kontroli każdego przypadku w czasie rzeczywistym oraz (ii) weryfikację wytypowanych pozycji lub obszarów przez eksperta merytorycznego, tj. doświadczonego prawnika z działu PwC Legal w Polsce.

Byliśmy zaangażowani w reorganizację portfolio produktów klienta (w kontekście wyodrębnienia wybranych obszarów jego działalności), co wymagało weryfikacji znacznej liczby dokumentów prawnych, w tym około 1100 umów z 30 krajów europejskich.

Nasze wsparcie polegało na określeniu zakresu przeglądu umów oraz kategoryzacji klauzul umownych. Ustalenia te zostały następnie ujęte w instrukcji weryfikacji umów (contract review playbook), zawierającej wytyczne dla analizy oraz zasad postępowania w przypadku niejasności. Sam przegląd obejmował dwa etapy:

• priorytetyzacja umów – celem było zidentyfikowanie w portfelu klienta umów dotyczących produktów docelowych oraz weryfikacja terminów wygaśnięcia umów,

• właściwy przegląd prawny – w oparciu o wyniki pierwszego etapu przeprowadzona została szczegółowa weryfikacja obowiązujących umów dotyczących produktów docelowych w oparciu o kwestionariusz obejmujący ponad 21 kategorii klauzul umownych (głównie warunków handlowych).

Przegląd prawny został przeprowadzony przy wykorzystaniu intuicyjnego narzędzia do weryfikacji umów - eDiscovery. Był to dwuwarstwowy proces. Pierwszy przegląd został przeprowadzony przez analityka Legal CoE, drugi zaś przez specjalistę ds. Jakości (Quality Checker) w zespole. Utrwalenie danych i wyników przeglądu w ww. narzędziu pozwoliło na stworzenie zindywidualizowanych dashboardów i raportów dla klienta. Funkcja wyszukiwania pozwoliła natomiast w łatwy sposób zidentyfikować grupy kontraktów relewantnych z perspektywy celu ćwiczenia.

Kluczową korzyścią zastosowanej metody przeglądu była oszczędność czasu: cały proces zakończył się w ciągu 3 tygodni (łącznie z fazą strukturyzacji i kontrolą wykonalności przeprowadzoną przez klienta). Jednocześnie, pomimo krótkiego terminu realizacji, synergia człowieka i technologii pozwoliła osiągnąć 100% dokładność ćwiczenia. Dzięki zastosowaniu metodologii PwC Legal CoE i narzędzi informatycznych nie trzeba było angażować lokalnych zespołów w poszczególnych krajach, lecz zdecydowana większość dokumentów została obsłużona przez specjalistów PwC Legal CoE w Polsce, którzy w miarę potrzeb projektowych mieli dostęp do lokalnych prawników w różnych jurysdykcjach w celu weryfikacji przypadków niestandardowych.

W ramach naszego wsparcia pierwszym krokiem jest identyfikacja dokumentów “papierowych” oraz obszarów z wysokim potencjałem digitalizacyjnym. Polega to w szczególności na rozpoznaniu obszarów działalności,w ramach których wykorzystywane są duże ilości papieru i gdzie względnie racjonalnym nakładem pracy możliwe jest osiągnięcie widocznych korzyści. Proces może objąć zarówno sferę wewnętrzną organizacji (np. HR, administracja), jak i komercyjną (np. działy zakupów, dystrybucja i logistyka czy zarządzanie umowami).

Nasi eksperci dokonują następnie analizy prawno-regulacyjnej możliwości digitalizacji zidentyfikowanych obszarów biznesowych oraz powiązanych dokumentów, na przykład w celu zweryfikowania ważności umów zawieranych elektronicznie czy też możliwości skutecznego powoływania się na takie dokumenty w sądzie lub na wypadek kontroli skarbowej.

Kolejnym krokiem jest identyfikacja odpowiednich narzędzi technologicznych oraz wsparcie przy doborze rozwiązań optymalnych dla danej organizacji, z uwzględnieniem istniejącej infrastruktury systemowej. W tym zakresie możemy wspomóc klientów w zakresie negocjacji z dostawcami czy też dostarczenia autorskiej technologii PwC. 

Mając na uwadze kompleksowość oferty usług PwC, nasze wsparcie może objąć również asystę we właściwym wdrożeniu rozwiązań w organizacji, a także modelowanie czy optymalizację digitalizowanych procesów. 

W rezultacie, w zależności od potrzeb i potencjału organizacji, możliwe jest przeprowadzanie projektów paperless w określonych blokach i fragmentach lub holistycznie - ujmując także aspekty doradztwa biznesowego i strategicznego.

Kluczową korzyścią wynikającą z digitalizacji jest ograniczenie przepływu dokumentów papierowych i związane z tym oszczędności finansowe. Ograniczenie przepływu dokumentów papierowych dla klienta średniej wielkości, np. w sektorze bankowym, sięga 60-70%, co przekłada się na realne obniżenie kosztów i szacowane oszczędności rzędu 1 miliona euro rocznie.

Klient z sektora bankowego był w trakcie uruchamiania nowej infrastruktury zarządzania dokumentami, umożliwiającej efektywną automatyzację procesów. Jeśli chodzi o obieg dokumentacji, klient planował rozbudować swoje centralne repozytorium dokumentacji elektronicznej i udostępnić je wszystkim jednostkom organizacyjnym. W celu optymalnej konfiguracji systemu i pełnego wykorzystania nowej technologii (ECM), klient zaplanował jednocześnie przegląd modelu zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.

Nasze wsparcie objęło:

• opracowanie przykładowego wykazu rodzajów dokumentów przetwarzanych przez banki;
• weryfikację przygotowanego wykazu z listą dokumentów przetwarzanych u klienta,
• analizę prawną i określenie możliwości digitalizacji poszczególnych rodzajów dokumentów z perspektywy regulacyjnej oraz
• określenie potencjału biznesowego w zakresie redukcji dokumentacji papierowej w oparciu o wnioski z analizy oraz objętość dokumentacji papierowej.

W rezultacie oceniliśmy możliwość ograniczenia obiegu dokumentów papierowych na poziomie 30%-90% wraz z opracowaniem gotowej do wdrożenia typologii dokumentów z priorytetem do digitalizacji (tj. dokumentów, które mogą być sporządzane tylko w wersji elektronicznej) oraz określeniem związanych z tym wymagań, np. formy prawnej każdego dokumentu czy wymaganego rodzaju podpisu elektronicznego.

Współpracujemy z wieloma klientami i wiodącymi zespołami na całym świecie, co pozwala nam poznać różne standardy i trendy biznesowe, a w konsekwencji wypracowywać nasze własne najlepsze praktyki rynkowe. 

Mamy również doświadczenie w korzystaniu z szerokiej gamy narzędzi Legal Tech i możemy zdecydować, która technologia jest najlepsza dla danego projektu. Wykorzystujemy naszą wiedzę i doświadczenie w największych projektach globalnych i lokalnych, aby wspierać klientów w opracowaniu strategii technologii prawniczej, ocenie gotowości do jej wdrożenia,  a także oferować wsparcie przy wdrożeniu.

Opracowanie strategii w zakresie technologii prawniczej jest niebagatelnym przedsięwzięciem. Dlatego przed podjęciem decyzji biznesowych w tym kierunku istotne jest zrozumienie skali potrzebnych inwestycji i oraz możliwych realnych rezultatów w Twoim konkretnym przypadku. Pozwoli to na stworzenie klarownego planu biznesowego i jasne określenie oczekiwanych korzyści.

Oferujemy wsparcie na każdym kroku procesu, aby pomóc Ci osiągnąć zwrot z inwestycji, wykorzystując nasze doświadczenie w następujących obszarach: 

• rozwiązania do optymalizacji zarządzania procesami prawnymi w oparciu o technologię – do celów przeglądu dokumentów i ich masowych zmian ich warunków w kontekście reformy bankowych wskaźników referencyjnych lub usprawnienia masowego zarządzania sporami sądowymi z wykorzystaniem technologii;
• narzędzia Legal Tech oparte na sztucznej inteligencji – przedstawienie potencjalnych efektów i korzyści, jakie można osiągnąć dzięki naszemu produktowi.
• oprogramowanie do przeglądu prawnego (due diligence) umów – z funkcją „uczenia się” poprzez wbudowane rozwiązania do nauki maszynowej, dzięki którym użyteczność i dokładność wzrasta wraz z każdym nowym przetworzonym dokumentem.
• narzędzia do anonimizacji i sanityzacji dokumentów – służące do redakcji dokumentacji w celu ich przygotowania np. do przeglądu prawnego oraz obejmujące automatyczną identyfikację danych wrażliwych.
• rozwiązania do zarządzania podpisami elektronicznymi – pozwalające organizacjom na zarządzanie umowami elektronicznymi, w tym ich podpisywanie drogą elektroniczną na różnych urządzeniach.