Usługi kadrowo-płacowe dla firm
Rozwiązania wsparte sprawdzoną technologią
Nowa rzeczywistość biznesowa i powszechna praca zdalna spowodowały, że wiele firm zreorganizowało zasady funkcjonowania,
dostosowując swoje rozwiązania do potrzeb pracowników oraz klientów.
Została uwidoczniona potrzeba usprawnienia obiegu dokumentów
w procesie zatrudnienia oraz dostępu do danych i dokumentów pracowniczych w czasie rzeczywistym.
Wdrożenie technologii do obsługi działów kadrowo-płacowych to budowanie przewagi konkurencyjnej i oszczędność czasu oraz kosztów pracodawcy.
Zmniejszenie ilości dokumentów papierowych to również działania z myślą o środowisku i regulacjach ESG.
Wesprzemy Twoją firmę w kompleksowej transformacji lub cyfryzacji poszczególnych procesów kadrowo-płacowych. Wdrożymy narzędzia technologiczne. Zajmiemy się administracją kadrowo-płacową pracowników. Sprawdź naszą ofertę i skontaktuj się z nami.
Porozmawiajmy o cyfrowej transformacji Twojej firmyPrzejdź do usług
Trendy w transformacji procesów kadrowo-płacowych
Technologia w kadrach i płacach
Wykorzystanie technologii w kadrach i płacach to odpowiedź na aktualne potrzeby przedsiębiorstw, w tym kształtowanie nowego modelu pracy oraz rosnących oczekiwań pracowników. Potrzeby te stawiają przed organizacjami konieczność wdrażania innowacyjnych rozwiązań.
Technologia znajduje swoje zastosowanie w pojedynczych działaniach, od digitalizacji danych i dokumentacji pracowniczej po transformację cyfrową każdego procesu związanego z kwestiami kadrowo-płacowymi.
Zastosowanie nowoczesnych technologii w pracy działów kadrowo-płacowych pozwoli na budowanie przewagi konkurencyjnej i na oszczędność czasu oraz kosztów pracodawcy.
Praca hybrydowa
Praca hybrydowa to połączenie pracy zdalnej z tradycyjną obecnością w biurze. Takie rozwiązanie zakłada przygotowanie sprzętu oraz pracowników, poprzez wdrożenie współdzielonych technologii i platform współpracy.
Model hybrydowy stanowi wyzwanie dla pracodawców, managerów i pracowników. Niezbędne jest zapewnienie odpowiednich narzędzi, które zapewnią pełną operacyjność bez względu na to z jakiego miejsca wykonywana jest praca.
Dostępne rozwiązania poprawią realizację procesów kadrowo-płacowych w pracy zdalnej i hybrydowej. Dzięki e-teczce i e-podpisowi zlikwidowany zostanie obieg dokumentacji papierowej. Managerowie otrzymają wsparcie w kontaktach z pracownikami poza przestrzenią biurową.
ESG ekologia
Od 2024 roku duże firmy zatrudniające powyżej 250 osób oraz grupy kapitałowe będą musiały raportować działania na rzecz zrównoważonego rozwoju (ESG) za rok poprzedzający. Małe i średnie przedsiębiorstwa obejmie to od 2026 roku. ESG (Environmental, Social and Corporate Governance) to nowy standard raportowania informacji o przedsiębiorstwach oraz wpływie na ich otoczenie.
Digitalizacja w kadrach i płacach będzie miała bardzo pozytywny wpływ na środowisko, poprzez zmniejszenie ilości wykorzystanej energii i zużytego papieru. Atutami elektronizacji są między innymi: odzyskanie przestrzeni biurowej, czy możliwość dostępu do akt pracowniczych w dowolnym momencie i z dowolnej lokalizacji.
Oferujemy kompleksowe wsparcie kadrowo-płacowe
Optymalizacja, automatyzacja procesów i usprawnienie przepływu informacji w firmie
Mobilna aplikacja dla pracowników, managerów i HR Teamów z dostępem do danych i wniosków pracowniczych
Employee self service – wsparcie w zarządzaniu procesami HR, w tym korzystanie z pulpitów pracowniczych
Centralizacja i dostosowanie raportowania do potrzeb wewnętrznych klienta oraz wymagań globalnych
Pełna integracja systemów pozwalająca na automatyczną migrację danych
- Możliwość dalszego rozwoju funkcjonalności w obszarze kadrowo-płacowym
Zobacz procesy, które możesz zautomatyzować
Proces zatrudniania pracowników, zmiany warunków zatrudnienia i zmiany danych pracowników, w tym:
interaktywne kwestionariusze walidujące błędy lub braki danych
automatyczne przesyłanie danych do systemu kadrowo-płacowego
automatyczne generowanie dokumentów kadrowych z systemu kadrowo-płacowego zgodnie ze wzorem Klienta
Proces rozwiązywania umów o pracę, w tym:
kilkustopniowa akceptacja wniosków
kompleksowa obsługa procesu rozwiązania umowy o pracę, w tym: doradztwo prawne
automatyczne generowanie świadectwa pracy z systemu kadrowo-płacowego
Czas pracy i nieobecności
raportowanie oraz podgląd dla managerów i HR koordynatorów
automatyczny import danych do systemu kadrowo-płacowego po zaakceptowaniu wniosku o urlop
codzienny import danych o zwolnieniach lekarskich z PUE ZUS do systemu kadrowo-płacowego, możliwość bieżącego podglądu informacji
możliwość integracji systemu do planowania i rozliczania czasu pracy z systemem kadrowo-płacowym PwC
Proces kalkulacji wynagrodzeń
weryfikacja prawidłowości i kompletności danych HR
wystandaryzowany format przekazywania zmiennych danych płacowych do naliczania list płac
system raportowania dostosowany do konkretnych wymagań
możliwość integracji z systemem księgowym Twojej firmy
filtrowanie i raportowanie z systemu
Indywidualny pulpit pracowniczy
dostęp do danych osobowych oraz pasków płacowych, IMIR, PIT 11 (podpisany elektronicznie)
wnioski oraz zbieranie i edytowanie danych osobowych
podgląd e-teczki akt osobowych pracownika, ważności badań lekarskich, szkoleń BHP
możliwość wykorzystania funkcji chat bot do wspierania pracowników wyszukiwaniu danych i informacji.
Indywidualny pulpit managera
podgląd historii i warunków zatrudnienia pracowników swojego zespołu
akceptacja i podgląd wniosków: limity oraz wykorzystane dni urlopowe
podgląd ważności badań lekarskich, szkoleń BHP pracowników
Dostosowany dostęp do bazy danych - read-only (odczyt) lub read-edit (odczyt i edycja)
dostęp dla osób upoważnionych
stały podgląd do danych w systemie kadrowo-płacowym oraz samodzielne generowanie raportów kadrowo-płacowych
Transformacja procesu obiegu dokumentów kadrowych oraz akt osobowych do postaci elektronicznej
E-Teczka: digitalizacja papierowych akt osobowych pracowników
dedykowane narzędzie pozwalające na efektywne i ustrukturyzowane przeprowadzenie procesu digitalizacji
spełnia wszelkie wymogi formalne
elastyczne rozwiązanie, każdorazowo poprzedzone konsultacją, doradztwem i tworzeniem planu procesu
Elektroniczny obieg dokumentów kadrowych - e-podpis na dokumentach kadrowych
Podgląd e-dokumentacji dla osób upoważnionych
Monitorowanie kompletności dokumentacji kadrowej, raportowanie braków
Outsourcing usług kadrowo-płacowych: kompleksowa realizacja zadań
Wsparcie merytoryczne, administracyjne i prawne, w obszarze prawa pracy
Wdrożenie funkcjonalności pozwalających na pełną automatyzację i optymalizację procesów kadrowo-płacowych, digitalizację dokumentacji kadrowej oraz efektywną realizację miesięcznych procesów
Pełne bezpieczeństwo danych (osobowych, finansowych, wrażliwych) i dokumentacji kadrowej
Redukcja kosztów administracyjnych oraz kosztów obsługi procesów kadrowo-płacowych poprzez wykorzystanie rozwiązań tzw. self-service pracowniczego, implementację dedykowanych workflows do elektronicznego obiegu dokumentów (wnioskowanie, akceptacja, e-dokumentacja)
Zobacz również: Pozostałe wsparcie w outsourcingu księgowym
Pełna transformacja procesów kadrowo-płacowych
Zdefiniowanie docelowego modelu operacyjnego dla realizacji procesów kadrowo-płacowych, zakładającego cyfryzację i automatyzację procesów oraz transformację stosowanych narzędzi i funkcjonalności
Wypracowanie i uzgodnienie docelowego podziału ról i odpowiedzialności w realizacji procesów kadrowo-płacowych, wymaganych zasobów, rodzaju i specyfikacji planowanych do wdrożenia funkcjonalności systemowych
Stworzenie i implementacja dedykowanych rozwiązań technologicznych na podstawie zdefiniowanej przez obie strony specyfikacji funkcjonalnej i technicznej, w tym szkolenia dla użytkowników systemu
Kompleksowe zarządzanie projektem
Jakie korzyści przyniesie wykorzystanie technologii w obszarze kadr i płac w Twojej firmie?
Zmniejszenie kosztów przechowywania akt: odzyskanie przestrzeń biurowej, zwolnienie miejsca w archiwach lub ograniczenie kosztów wynajmu archiwum
Szybki, łatwy i stały dostęp do dokumentacji pracowniczej przez wszystkie upoważnione do tego osoby, z każdego miejsca i w każdym czasie
Możliwość centralizacji procesów HR, ich dalszej automatyzacji i robotyzacji
Wizerunek pracodawcy jako innowacyjnej firmy, funkcjonującej w świecie cyfrowym
Bardziej ekologiczne rozwiązania
Zwiększenie efektywności pracy zdalnej, zminimalizowanie czasu poświęcanego na proces aktualizacji akt osobowych
Oszczędności w sposobie dystrybucji dokumentów oraz przyspieszenie ich obiegu, w tym ograniczenie kosztów kuriera oraz zasobów ludzkich potrzebnych do dystrybucji dokumentów
Bezpieczeństwo danych w procesie obiegu dokumentów w firmie, pewność, że dokumentacja pracownicza jest prowadzona zgodnie z wymogami prawa pracy i RODO
Przykład digitalizacji wykonanej przez naszych ekspertów
Klient: Firma zatrudniająca 3000 osób, zwiększenie zatrudnienia w 2021 r. o ok. 35%
Branża: FMCG
Rotacja: 158 osób miesięcznie zatrudnionych (1900 rocznie), 72 osoby odchodzące miesięcznie (850 rocznie)
Liczba teczek: ok. 160 teczek miesięcznie (1900 rocznie)
Liczba potencjalnych aktualizacji teczek: ok. 500 - 550 dokumentów miesięcznie wpinanyach do akt (dokumenty pracowników odchodzących; orzeczenia medycyny pracy, certyfikaty szkoleń BHP, aneksy, przedłużenia umów oraz inne dokumenty dotyczące zmian warunków zatrudnienia pracowników, dostarczone świadectwa pracy, dyplomy, wnioski o absencje rodzicielskie)
Oszczędności wynikające z naszej współpracy wynoszą około 200 tys. złotych rocznie
1. Ograniczenia kosztów powierzchni magazynowych i materiałów biurowych oraz kosztów kurierskich;
2. Ograniczenia kosztów związanych z czasem pracy osób zaangażowanych admnistracyjnie w przygotowanie, wysyłkę, odbiór oraz archiwizację dokumentów papierowych.
Zagadnienia powiązane
Skontaktuj się z nami
Obserwuj nas
