Jakie zmiany w obszarze prawnym niosą za sobą e-faktury?

Cezary Żelaźnicki

Partner, Radca Prawny, Warszawa, PwC Polska

Email

Marcin Sidelnik

Partner, Warszawa, PwC Polska

+48 502 184 961

Email

Nowy i wdrażany od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) w świadomości przedsiębiorców wiąże się ze zmianami podatkowymi i nowymi obowiązkami sprawozdawczymi wobec organów podatkowych i w tym kontekście głównym przedmiotem zainteresowania przedsiębiorców będą z pewnością systemy księgowe i nowe zasady rozliczeń podatkowych. Często pomija się jednak, że wdrożenie e-Faktur wpływa także na uwarunkowania prawne funkcjonowania przedsiębiorców i ich działań w obszarach pozapodatkowych - warto się na nie przygotować odpowiednio wcześnie.

Zmiany we wzorcach umownych i modelowych klauzulach

Podstawowe zmiany dotkną obszaru kontraktowego. Większość podpisywanych obecnie umów zawiera szczegółowe uwarunkowania co do sposobu zapłaty, uzależnione od daty doręczenia lub wystawienia faktury, czy też wprowadzenia odpowiednich adnotacji w fakturze. Zasady wystawiania i otrzymywania e-Faktur będą zmuszały przedsiębiorców do stworzenia nowych ram prawnych rozliczeń we wzorcach umów oraz przyjrzenia się i zmodyfikowania tych już istniejących. W szczególności dotychczasowe porozumienia o fakturowaniu elektronicznym nie będą już adekwatne wobec scentralizowania systemu przesyłania e-Faktur (przynajmniej w okresie przejściowym).

Wewnętrzne procedury obiegu dokumentów i kontrola

Wprowadzenie e-Faktur wiąże się także ze zmianami organizacyjnymi w przedsiębiorstwie. Przede wszystkim, ulegną zmianie procedury wewnętrzne obiegu dokumentów oraz zatwierdzania wypłat. Być może przekona to część przedsiębiorców do korzystania z elektronicznego obiegu dokumentacji jeszcze zanim obowiązkowe e-Faktury wymuszą na przedsiębiorcach taki sposób zarządzania dokumentacją. Warto jednak zwrócić również uwagę na zagadnienie odpowiedniego uregulowania stosunków z pracownikami - część pracowników będzie musiała uzyskać dostęp do KSeF przydzielonego przedsiębiorcy co ma bardzo duże znaczenie w kontekście doręczania faktur oraz kontrolowania ich terminów zapłaty.

E-faktura i Krajowy System e-Faktur

E-faktura i Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Poznaj założenia i dostosuj się na czas do rewolucyjnej zmiany w przepisach

Zobacz

Faktury ustruktyryzowane, a zatory płatnicze

Od niedawna z terminami zapłaty oraz wystawieniem faktur nierozerwalnie są związane zagadnienia dotyczące opóźnień w zapłacie w transakcjach handlowych. Przypomnieć należy, że od 1 stycznia 2020 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące przeciwdziałania zatorom płatniczym, a największe przedsiębiorstwa w Polsce są zobowiązane do składania co roku sprawozdania ze stosowanych terminów zapłaty. Dane przekazywane do Ministerstwa Rozwoju i Technologii wymuszają monitorowanie nie tylko płatności zgodnie z umową, ale także sprawdzania terminów zapłaty. Ponieważ zasady wystawiania i doręczania e-Faktur odbiegają od uwarunkowań rynkowych, przedsiębiorcy powinni się przyjrzeć wypracowanym dotychczas modelom zbierania danych do raportów.

Nie należy także zapominać, że oprócz corocznych sprawozdań, Prezes UOKiK może wszcząć postępowanie w sprawie nadmiernego opóźniania się w transakcjach handlowych, co wiąże się z przygotowaniem tysięcy informacji na potrzeby postępowania. Konieczne jest zatem ponowne przeanalizowanie systemów księgowych i dopracowania ich pod kątem zbierania informacji na potrzeby ewentualnych postępowań UOKiK.

Marcin Sidelnik

Partner, Warszawa, PwC Polska

+48 502 184 961

Email

Cezary Żelaźnicki

Partner, Radca Prawny, Warszawa, PwC Polska

Email

Bartosz Piątek

Counsel, Radca Prawny, Katowice, PwC Polska

+48 519 507 865

Email

Skontaktuj się z nami

Cezary Żelaźnicki

Cezary Żelaźnicki

Partner, Radca Prawny, PwC Polska

Marcin  Sidelnik

Marcin Sidelnik

Partner, PwC Polska

Tel.: +48 502 184 961

Bartosz Piątek

Bartosz Piątek

Counsel, Radca Prawny, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 865

Skontaktuj się z nami

Obserwuj nas