{{item.title}}
{{item.text}}
{{item.title}}
{{item.text}}
Po cóż żyjemy, jeśli nie po to, by życie czynić łatwiejszym dla siebie nawzajem?
Od początku stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie stosować faktury ustrukturyzowane, zaś od roku 2024 ich stosowanie w obrocie gospodarczym stanie się obligatoryjne. Jak mówi Marcin Sidelnik, Partner PwC "Temat e-faktur dotyka wielu aspektów związanych z działalnością firm, zarówno finansowo-księgowych, prawnych, jak i technicznych. Nowe regulacje są prawdziwym wyzwaniem w sferze technologii, procesów i organizacji”. Jak dobrze wykorzystać miesiące pozostałe do obligatoryjnego stosowania e-faktur?
Epoka wiktoriańska była czasem rewolucji przemysłowej. To wtedy zaprojektowano i zbudowano pierwsze maszyny parowe a liczba mieszkańców Anglii i Walii prawie się podwoiła. Imperium brytyjskie stało się największym państwem w dziejach. Z drugiej strony historia ocenia dziś często negatywnie brytyjski kolonializm przeżywający wtedy złotą erę. Co zrobić aby z perspektywy czasu, patrząc na projekt wdrożenia E-faktury w naszej organizacji, powiedzieć sobie że wykonaliśmy dobrą pracę? Jak do tego wykorzystać narzędzia PMO i Zarządzania Zmianą?
Realizm. W PwC przeanalizowaliśmy w jaki sposób będzie przebiegał przepływ danych na potrzeby generowania e-faktury w przedsiębiorstwie. Biorąc pod uwagę liczbę systemów źródłowych i procesów, technologię, różne role i interesariuszy łatwo można oszacować, że mamy potencjalnie do czynienia z ponad pięćdziesięcioma kanałami komunikacji. Potrzebne jest więc zastosowanie powtarzalnych, spójnych i sprawdzonych ram zarządzania projektem, aby zapewnić należytą staranność w planowaniu, selekcji i realizacji zadań. Niezbędne jest robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób: optymalne inwestycje zasobów oraz dokładne planowanie i doskonałość w realizacji. A to przecież podstawowe wsparcie oczekiwane od PMO. Stąd już niedaleko do zapewnienia managerowi projektu faktów aby mógł trafnie oceniać rzeczywistość i wybierać właściwe środki - a to już klasyczna definicja realizmu.
Fascynujące wątki i przenikliwość. Z XIX-wiecznej Anglii przenieśmy się do Imperial College of Science and Technology w Londynie. Jest rok 1980 i profesor Meir M. Lehman publikuje pracę “O zrozumieniu praw, ewolucji i utrzymania w cyklu życia dużego programu”. Artykuł stawia tezę, że skoro procesy rozwoju i utrzymania programu są zarządzane i wdrażane przez ludzi to można oczekiwać, że w dłuższej perspektywie programy te będą nieprzewidywalne, zależne od osądów i działań uczestników procesu (np. menedżerów, użytkowników oprogramowania czy programistów). W oparciu o zaobserwowane, zmierzone i modelowane prawidłowości tezę tę profesor Lehman obala i odkrywa pięć praw. Drugie prawo mówi o rosnącej złożoności systemów: wraz z ewolucją systemu, jego złożoność wzrasta, chyba że zostanie wykonana praca, aby ją utrzymać lub zmniejszyć. Parafrazując słowa ze znanej reklamy “chyba że” robi tutaj wielką różnicę.
Wracając do wątków. W zależności od przedsiębiorstwa wątków w temacie e-faktury może być kilka: rejestry VAT, płatności, dokumenty billingowe, obszar logistyki, dokumenty magazynowe czy moduł zamówień. Drugie prawo Lehmana mówi jasno: potrzebna jest praca aby złożoność nie wzrastała. Taką pracę wykonuje właśnie PMO. W przypadku wdrożenia e-faktury PMO powinno koordynować działania związane ze zbudowaniem katalogu danych, dostosowaniem procesów biznesowych czy przygotowaniem i monitorowanie zmian technicznych (włączając przebudowę i integrację istniejących systemów). To wymaga nie tylko zdefiniowania metodologii pozwalającej na wdrożenie najlepszych praktyk w całej organizacji. To nie tylko stworzenie artefaktów i planów pozwalających maksymalizować użyteczność biznesową. To także przenikliwość na pograniczu zarządzania zmianą.
"Wraz z ewolucją systemu, jego złożoność wzrasta, chyba że zostanie wykonana praca, aby ją utrzymać lub zmniejszyć"
E-faktura i Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Poznaj założenia i dostosuj się na czas do rewolucyjnej zmiany w przepisach
Zobacz
Chciałbym jeszcze zwrócić Twoją uwagę na szóste i siódme prawo Lehmana. Szóste dotyczy ciągłego wzrostu i mówi, że funkcjonalności systemu muszą być stale rozwijane, aby utrzymać zadowolenie użytkownika końcowego przez cały okres użytkowania systemu. Siódme prawo stwierdza, że jakość oprogramowania będzie się wydawała spadać, o ile nie jest rygorystycznie utrzymywana i dostosowana do zmian środowiska operacyjnego. Dlaczego o tym piszę? Nie tylko dlatego aby znów podkreślić wagę i znaczenie PMO i Zarządzania Zmianą. Głównym celem strategii PwC jest wspieranie klientów w budowaniu zaufania na rynku oraz tworzeniu długoterminowej wartości. Wykorzystanie technologii jest ważnym elementem tego co robimy. Dlatego zdecydowaliśmy się zbudować i ciągle rozwijamy produkt jakim jest Taxolite. Mając na uwadzę e-faktury postanowiliśmy zaprojektować narzędzie Taxolite e-Invoicing Tool. To oprogramowanie pozwala na pełne i elastyczne dostosowanie się do nowych regulacji minimalizując konieczności zmian w systemach źródłowych (jak ERP, czy billingowych) jak również bez konieczności zmiany kluczowych procesów, integracji systemów już wdrożonych i funkcjonujących w przedsiębiorstwie.
Realizm, fascynujące wątki i przenikliwość to moim zdaniem nieodzowne elementy związane z obszarem PMO, które w tym przypadku mają też zastosowanie w kontekście e-faktur. Jest to też obszar, który pozwala na takie wykorzystanie czasu aby maksymalnie wesprzeć innych. Parafrazując więc Mary Ann Evans: “Po cóż PMO, jeśli nie po to, by życie czynić łatwiejszym dla siebie nawzajem?”
"Funkcjonalności systemu muszą być stale rozwijane, aby utrzymać zadowolenie użytkownika końcowego przez cały okres użytkowania systemu"