Realizm, fascynujące wątki, przenikliwość i PMO

“by życie czynić łatwiejszym dla siebie nawzajem” na przykładzie e-faktur

Grzegorz Józefiak

Dyrektor, Warszawa, PwC Polska

+48 519 506 759

Email

Marcin Sidelnik

Partner, Warszawa, PwC Polska

+48 502 184 961

Email

Po cóż żyjemy, jeśli nie po to, by życie czynić łatwiejszym dla siebie nawzajem?

George Eliot

W XIX-wiecznej Anglii młoda pisarka Mary Ann Evans przyjęła pseudonim George Eliot i zaczęła publikować powieści, które zyskały uznanie za realistyczny rozwój postaci, fascynujące wątki i przenikliwość psychologiczną. Powyższy cytat pochodzi z jej czwartej pracy “Miasteczko Middlemarch”, która jest powszechnie uważana za niedoścignioną wśród powieści epoki wiktoriańskiej. Być może słyszeliście ten zacytowany fragment z niewielkimi zmianami, ale sentyment pozostaje niezmienny: wsparcie innych jest jedną z najważniejszych rzeczy, jakie możemy zrobić z naszym czasem. Jak się to ma do E-faktury i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Od początku stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie stosować faktury ustrukturyzowane, zaś od roku 2024 ich stosowanie w obrocie gospodarczym stanie się obligatoryjne. Jak mówi Marcin Sidelnik, Partner PwC "Temat e-faktur dotyka wielu aspektów związanych z działalnością firm, zarówno finansowo-księgowych, prawnych, jak i technicznych. Nowe regulacje są prawdziwym wyzwaniem w sferze technologii, procesów i organizacji”.  Jak dobrze wykorzystać miesiące pozostałe do obligatoryjnego stosowania e-faktur?

Epoka wiktoriańska była czasem rewolucji przemysłowej. To wtedy zaprojektowano i zbudowano pierwsze maszyny parowe a liczba mieszkańców Anglii i Walii prawie się podwoiła. Imperium brytyjskie stało się największym państwem w dziejach. Z drugiej strony historia ocenia dziś często negatywnie brytyjski kolonializm przeżywający wtedy złotą erę.  Co zrobić aby z perspektywy czasu, patrząc na projekt wdrożenia E-faktury w naszej organizacji, powiedzieć sobie że wykonaliśmy dobrą pracę? Jak do tego wykorzystać narzędzia PMO i Zarządzania Zmianą?  

Realizm, fascynujące wątki, przenikliwość i PMO - “by życie czynić łatwiejsze dla siebie nawzajem” 

Realizm. W PwC przeanalizowaliśmy w jaki sposób będzie przebiegał przepływ danych na potrzeby generowania e-faktury w przedsiębiorstwie. Biorąc pod uwagę liczbę systemów źródłowych i procesów, technologię, różne role i interesariuszy łatwo można oszacować, że mamy potencjalnie do czynienia z ponad pięćdziesięcioma kanałami komunikacji. Potrzebne jest więc zastosowanie powtarzalnych, spójnych i sprawdzonych ram zarządzania projektem, aby zapewnić należytą staranność w planowaniu, selekcji i realizacji zadań. Niezbędne jest robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób: optymalne inwestycje zasobów oraz dokładne planowanie i doskonałość w realizacji. A to przecież podstawowe wsparcie oczekiwane od PMO. Stąd już niedaleko do zapewnienia managerowi projektu faktów aby mógł trafnie oceniać rzeczywistość i wybierać właściwe środki - a to już klasyczna definicja realizmu. 

Fascynujące wątki i przenikliwość. Z XIX-wiecznej Anglii przenieśmy się do Imperial College of Science and Technology w Londynie. Jest rok 1980 i profesor Meir M. Lehman publikuje pracę “O zrozumieniu praw, ewolucji i utrzymania w cyklu życia dużego programu”. Artykuł stawia tezę, że skoro procesy rozwoju i utrzymania programu są zarządzane i wdrażane przez ludzi to można oczekiwać, że w dłuższej perspektywie programy te będą nieprzewidywalne, zależne od osądów i działań uczestników procesu (np. menedżerów, użytkowników oprogramowania czy programistów). W oparciu o zaobserwowane, zmierzone i modelowane prawidłowości tezę tę profesor Lehman obala i odkrywa pięć praw. Drugie prawo mówi o rosnącej złożoności systemów: wraz z ewolucją systemu, jego złożoność wzrasta, chyba że zostanie wykonana praca, aby ją utrzymać lub zmniejszyć. Parafrazując słowa ze znanej reklamy “chyba że” robi tutaj wielką różnicę. 

Wracając do wątków. W zależności od przedsiębiorstwa wątków w temacie e-faktury może być kilka: rejestry VAT, płatności, dokumenty billingowe, obszar logistyki, dokumenty magazynowe czy moduł zamówień. Drugie prawo Lehmana mówi jasno: potrzebna jest praca aby złożoność nie wzrastała. Taką pracę wykonuje właśnie PMO. W przypadku wdrożenia e-faktury PMO powinno koordynować działania związane ze zbudowaniem katalogu danych, dostosowaniem procesów biznesowych czy przygotowaniem i monitorowanie zmian technicznych (włączając przebudowę i integrację istniejących systemów). To wymaga nie tylko zdefiniowania metodologii pozwalającej na wdrożenie najlepszych praktyk w całej organizacji. To nie tylko stworzenie artefaktów i planów pozwalających maksymalizować użyteczność biznesową. To także przenikliwość na pograniczu zarządzania zmianą.

 

"Wraz z ewolucją systemu, jego złożoność wzrasta, chyba że zostanie wykonana praca, aby ją utrzymać lub zmniejszyć"

E-faktura i Krajowy System e-Faktur

E-faktura i Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Poznaj założenia i dostosuj się na czas do rewolucyjnej zmiany w przepisach

Zobacz

Chciałbym jeszcze zwrócić Twoją uwagę na szóste i siódme prawo Lehmana. Szóste dotyczy ciągłego wzrostu i mówi, że funkcjonalności systemu muszą być stale rozwijane, aby utrzymać zadowolenie użytkownika końcowego przez cały okres użytkowania systemu. Siódme prawo stwierdza, że jakość oprogramowania będzie się wydawała spadać, o ile nie jest rygorystycznie utrzymywana i dostosowana do zmian środowiska operacyjnego. Dlaczego o tym piszę? Nie tylko dlatego aby znów podkreślić wagę i znaczenie PMO i Zarządzania Zmianą. Głównym celem strategii PwC jest wspieranie klientów w budowaniu zaufania na rynku oraz tworzeniu długoterminowej wartości. Wykorzystanie technologii jest ważnym elementem tego co robimy. Dlatego zdecydowaliśmy się zbudować i ciągle rozwijamy produkt jakim jest Taxolite. Mając na uwadzę e-faktury postanowiliśmy zaprojektować narzędzie Taxolite e-Invoicing Tool. To oprogramowanie pozwala na pełne i elastyczne dostosowanie się do nowych regulacji minimalizując konieczności zmian w systemach źródłowych (jak ERP, czy billingowych) jak również bez konieczności zmiany kluczowych procesów, integracji systemów już wdrożonych i funkcjonujących w przedsiębiorstwie. 

Realizm, fascynujące wątki i przenikliwość to moim zdaniem nieodzowne elementy związane z obszarem PMO, które w tym przypadku mają też zastosowanie w kontekście e-faktur. Jest to też obszar, który pozwala na takie wykorzystanie czasu aby maksymalnie wesprzeć innych. Parafrazując więc Mary Ann Evans: “Po cóż PMO, jeśli nie po to, by życie czynić łatwiejszym dla siebie nawzajem?” 

 

"Funkcjonalności systemu muszą być stale rozwijane, aby utrzymać zadowolenie użytkownika końcowego przez cały okres użytkowania systemu"

Marcin Sidelnik

Partner, Warszawa, PwC Polska

+48 502 184 961

Email

Grzegorz Józefiak

Dyrektor, Warszawa, PwC Polska

+48 519 506 759

Email

Skontaktuj się z nami

Cezary Żelaźnicki

Cezary Żelaźnicki

Partner, Radca Prawny, PwC Polska

Marcin  Sidelnik

Marcin Sidelnik

Partner, PwC Polska

Tel.: +48 502 184 961

Bartosz Piątek

Bartosz Piątek

Counsel, Radca Prawny, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 865

Skontaktuj się z nami

Obserwuj nas