Wyzwania w międzynarodowym zarządzaniu projektami i zespołami

6 minute read
10 Mar 2025

Międzynarodowe zespoły projektowe mogą stanowić niezastąpione źródło doświadczeń i innowacyjnego myślenia, zwiększając prawdopodobieństwo sukcesu projektu i przyczyniając się do poprawy pozycji organizacji na rynku. Jednak bariery językowe, różnice kulturowe i czasowe, a także spójność zespołu mogą stanowić poważne wyzwania, a nawet przeszkody w pomyślnym zakończeniu projektu.

Przyjrzyjmy się zatem kilku z najczęściej spotykanych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami i zespołami projektowymi w środowisku międzynarodowym, a także strategiom radzenia sobie z nimi.

Bariery językowe

Skuteczna komunikacja jest kluczowa dla efektywnego zarządzania projektem. Gdy w skład zespołu projektowego wchodzą członkowie z różnych krajów i regionów, mało prawdopodobne jest, aby wszyscy mówili tym samym językiem. To sprawia, że bariera językowa jest jednym z pierwszych i najważniejszych wyzwań, z jakimi przyjdzie Ci się zmierzyć podczas zarządzania międzynarodowym projektem.

Bariery językowe mają znaczenie krytyczne, ponieważ wpływają na budowanie relacji między członkami zespołu. Nie każdy posługuje się językiem obcym wystarczająco biegle, aby omawiać złożone kwestie projektu w danym języku. Nieporozumienia wynikające z różnych poziomów znajomości języka mogą prowadzić do braku komunikacji, błędów, a niekiedy też do konfliktów, frustracji, a nawet urazy, co z kolei może przyczynić się do straty czasu, wysiłku i pieniędzy.

Jak możemy poradzić sobie z barierami językowymi podczas prowadzenia międzynarodowego projektu?

Upewnij się, że cała dokumentacja projektu jest dostępna w języku, który rozumieją wszyscy członkowie zespołu. Zminimalizuj żargon i niejednoznaczne lub niejasne słowa lub frazy, które mogą prowadzić do błędnej interpretacji. Wyrażaj się tak jasno, jak to możliwe i upewnij się, że Twój komunikat przynosi oczekiwane rezultaty.

Większość ludzi uważa, że łatwiej jest im zrozumieć informacje przekazywane w formie pisemnej. Staraj się zatem spisać najważniejsze informacje: wysyłaj agendy, notatki z rozmów telefonicznych i protokoły ze spotkań wszystkim uczestnikom. Upewnij się, że każdy w zespole otrzymuje i rozumie wszystkie istotne kwestie dotyczące projektu.

Przeczytaj więcej na ten temat w artykule Tajniki efektywnej komunikacji w zarządzaniu projektami.

Różnice kulturowe

Różnice kulturowe nie odnoszą się jedynie do odmiennych nawyków żywieniowych lub sposobów realizacji zadań. To, co jest uważane za normalne w jednej kulturze, może być sprzecznie interpretowane w innej. Takie nieporozumienia mogą znacząco wpłynąć na dynamikę zespołu, negatywnie oddziałując na atmosferę, komunikację i ogólny sukces projektu. Podczas zarządzania międzynarodowym projektem kluczowe jest zrozumienie i szanowanie tych różnic, aby móc budować silne i spójne zespoły.

Różne style i preferencje komunikacyjne mogą często prowadzić do nieporozumień. Podczas gdy niektóre kultury, takie jak Niemcy i Holandia, cenią bezpośrednią komunikację, inne, takie jak kraje Bliskiego Wschodu i Japonia, skłaniają się ku bardziej pośredniej i kontekstowej komunikacji. Różnice te mogą również obejmować poziom formalności - w polskim i niemieckim środowisku biznesowym dominuje bardziej oficjalny ton, w porównaniu do bardziej swobodnego stylu obowiązującego w Hiszpanii.

Współpraca zespołowa i realizacja projektów również zależą od podejścia do hierarchii, autorytetu i zarządzania czasem. W wielu krajach azjatyckich znaczenie mają struktury hierarchiczne, podczas gdy większość kultur europejskich promuje raczej płaskie struktury organizacyjne. Ponadto na postęp projektu może znacząco wpływać odmienne podejście do podejmowania decyzji – w Japonii dominuje model oparty na konsensusie w porównaniu do odgórnego podejścia preferowanego w krajach europejskich i USA.

Oto kilka strategii radzenia sobie z różnicami kulturowymi podczas zarządzania międzynarodowym projektem:

Jasno określ oczekiwania, role i obowiązki dotyczące projektu, aby złagodzić lub nie dopuścić do zamieszania spowodowanego różnymi normami kulturowymi. Wspieraj środowisko otwartej i inkluzywnej komunikacji, aby każdy czuł się komfortowo dzieląc się swoimi przemyśleniami i obawami. Zachęcaj do otwartego dialogu i aktywnego słuchania, aby przezwyciężyć różnice kulturowe.

Bądź gotowy dopasować lub nawet całkowicie dostosować swój styl zarządzania tak, aby uwzględnić różne preferencje i praktyki kulturowe. Dokładnie przeanalizuj strukturę projektu i proces podejmowania decyzji swojego zespołu i dostosuj je, jeśli to konieczne, do preferowanego podejścia członków zespołu.

Różnice stref czasowych

Podczas zarządzania międzynarodowym projektem członkowie Twojego zespołu są często rozproszeni po całym świecie i pracują w różnych strefach czasowych. To bardzo niefortunne, że ten tak niezwykle istotny aspekt jest często pomijany przez kierowników projektów, ponieważ nawet niewielka różnica czasu może doprowadzić do zamieszania i nieporozumień.

Koordynowanie spotkań w różnych strefach czasowych może okazać się niezwykle trudne i wymagać od członków zespołu pracy w elastycznych godzinach. Jeśli będą zmuszeni wstawać wcześnie lub zostać w pracy po godzinach, aby dołączyć do spotkania, może to w dłuższej perspektywie prowadzić do frustracji i wyczerpania. Te ciągłe zmagania mogą też znacznie zmniejszyć produktywność i wpłynąć na morale całego zespołu.

Różnice stref czasowych mogą prowadzić do tego, że praca zespołu będzie fragmentaryczna i utraci ciągłość. Część zespołu może mieć trudności z ukończeniem swoich zadań, ponieważ inni członkowie są niedostępni z powodu różnicy czasu. Okoliczności te będą wydłużać harmonogramy projektów, tworzyć ograniczenia, spowalniać proces podejmowania decyzji i ostatecznie negatywnie wpływać na sukces projektu. Przerwane procesy często prowadzą do stresu, frustracji i spadku produktywności.

Jak zatem skutecznie zarządzać międzynarodowym projektem w różnych strefach czasowych?

Zarządzanie zespołem projektowym działającym w różnych strefach czasowych wymaga wysokiego poziomu planowania i koordynacji. Regularnie konsultuj się z członkami zespołu i zmieniaj godziny spotkań, aby dostosować je do potrzeb wszystkich uczestników i upewnić się, że mogą uczestniczyć w spotkaniach w dogodnym dla siebie czasie.

Strefy czasowe mogą wpływać na dostępność członków zespołu i skutkować niedotrzymaniem terminów. Odpowiednie narzędzia mogą pomóc Ci uniknąć pułapek związanych z zarządzaniem projektami w różnych strefach czasowych. Znajdź oprogramowanie do zarządzania projektami, które automatycznie konwertuje terminy projektów na podstawie ustawień strefy czasowej urządzeń użytkowników.

Chcesz się dowiedzieć, jak skutecznie zarządzać innowacyjnymi projektami przyszłości przy użyciu technologii? Przeczytaj o naszym PMO Digital Toolkit

Spójność i zaufanie w zespołach projektowych

W ciągu ostatnich kilku lat nastąpił gwałtowny wzrost liczby pracowników pracujących zdalnie. Jednym z czynników, który niewątpliwie przyspieszył przejście z pracy biurowej na pracę zdalną, była pandemia COVID-19, w wyniku której liczba osób wykonujących pracę zdalną wzrosła z prawie jednej czwartej w 2019 r. do około jednej trzeciej w 2023 r. Ten utrzymujący się trend stawia poważne wyzwania przed liderami zespołów i zarządzaniem projektami w ogóle.

Jednym z najpoważniejszych wyzwań w zarządzaniu wirtualnymi zespołami projektowymi jest utrzymanie spójności zespołu, gdy jego członkowie pracują osobno. Relacje między członkami zespołu pracującymi razem w biurze rozwijają się naturalnie poprzez codzienne osobiste interakcje. Jednak więzi te mogą osłabnąć, gdy zespoły pracują zdalnie, a co za tym idzie - utrudniać skuteczną komunikację i współpracę. Może to ostatecznie doprowadzić do spadku zaufania w zespole.

Wszystkie te problemy mogą skutkować zmniejszoną produktywnością zespołu, opóźnionymi i niedokończonymi projektami, a także problemami osobistymi, takimi jak wysoki poziom stresu i niskie morale. Z drugiej strony pracownicy zdalni często podkreślają większą satysfakcję z pracy ze względu na lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. W rezultacie wirtualne zespoły projektowe mogą pracować wydajniej i wykazywać większe zaangażowanie niż zespoły pracujące w biurze.

Aby sprostać tym wyzwaniom, możesz wykorzystać poniższe strategie skutecznego zarządzania wirtualnymi zespołami projektowymi:

Używaj umiejętności komunikacyjnych i organizacyjnych, aby wzmacniać więzi zespołowe. Komunikuj się często, nie tylko w kwestiach związanych z projektem, ale prowadź również bardziej osobiste rozmowy, jakie normalnie mają miejsce w biurze. Zachęcaj członków zespołu do korzystania z kamer podczas spotkań, aby podkreślić ważność „elementu ludzkiego”. Podejmij działania budujące zespół, aby wzmocnić więzi.

Zarządzaj dynamiką zespołu, aby wszyscy byli na bieżąco i staraj się zadbać o to, by wszyscy członkowie zespołu czuli się włączeni i doceniani. W wirtualnym zespole projektowym musisz radzić sobie z dokumentowaniem, dzieleniem się wiedzą i budowaniem zespołu znacznie lepiej niż wtedy, gdy wszyscy są na miejscu. Świętuj każde osiągnięcie zespołowe i osobiste, ponieważ przyczynia się to do wzrostu pozytywnej dynamiki i zaangażowania zespołu.

Koordynacja i zarządzanie projektem

Mimo że rola kierownika projektu jest wysoko ceniona w Twoim kraju, może być postrzegana zupełnie inaczej przez członków Twojego zespołu projektowego pracujących w innych krajach i żyjących w innych kulturach. Na przykład w kulturach o bardzo silnej strukturze hierarchicznej współpracownicy, którzy stoją od Ciebie wyżej w organizacji, mogą nie przyjmować od Ciebie wskazówek, ponieważ nie uważają Twojej roli za wystarczająco ważną.

Ponieważ projekty mają charakter tymczasowy, a role członków zespołu projektowego mogą nie odpowiadać ich codziennym rolom zawodowym, może się zdarzyć, że członkowie zespołu nie otrzymali żadnych praktycznych wskazówek dotyczących tego, w jaki sposób ich role i obowiązki projektowe wpisują się w ich codzienny kontekst organizacyjny. Dlatego kierownicy projektów powinni angażować bezpośrednich zwierzchników członków projektu, aby wspierali ich w ustalaniu oczekiwań dla członków swoich zespołów projektowych oraz ich ról w tych zespołach.

Aby łatwiej sprostać tym wyzwaniom, poznaj kilka kolejnych strategii skutecznej koordynacji i zarządzania projektami w środowisku międzynarodowym:

Jasno i spójnie określ i zakomunikuj rolę kierownika projektu oraz obowiązki każdego członka zespołu projektowego. Pomoże to upewnić się, że każdy prawidłowo rozumie swoją rolę w projekcie i to, jak pasuje ona do jego pozostałych obowiązków.

Oferuj wskazówki i wsparcie członkom zespołu, zwłaszcza tym, którzy mogą nie być zaznajomieni z procesem zarządzania projektem. Upewnij się, że biorą udział w odpowiednich szkoleniach lub zapewnij materiały i zasoby, które pomogą im zrozumieć ich obowiązki i skutecznie zarządzać swoim czasem.

Bądź elastyczny i dostosuj swój styl przywództwa do kontekstu kulturowego swojego zespołu. W kulturach hierarchicznych konieczne może okazać się przyjęcie bardziej autorytatywnego podejścia, podczas gdy w kulturach nastawionych na współpracę styl partycypacyjny może być znacznie skuteczniejszy.

Czy wiesz, że osobowość kierownika projektu może mieć znaczący wpływ na jego sukces? Dowiedz się więcej.

Podsumowanie

Zarządzanie wielokulturowym zespołem projektowym wymaga znacznie więcej niż jedynie efektywnego koordynowania zadań i osiągania celów projektu w ramach budżetu i na czas. Kierownik międzynarodowego i często wirtualnego zespołu projektowego musi biegle żonglować strefami czasowymi i różnicami kulturowymi, aby utrzymać wysoki poziom zaangażowania zespołu i zapewnić, że różnorodność stanie się motorem napędowym wydajności, a nie przeszkodą.

Skuteczne zarządzanie projektami międzynarodowymi uzależnione jest nie tylko od stosowania odpowiednich metodologii zarządzania i wyrafinowanych narzędzi, ale przede wszystkim od aspektu ludzkiego. Skuteczne radzenie sobie z barierami językowymi, rozpoznawanie i respektowanie różnic kulturowych, budowanie spójnego zespołu projektowego, tworzenie dynamicznego środowiska pracy i motywowanie członków zespołu zapewni sukces Twojego projektu.

_{Sources:

https://www.pmi.org/learning/library/international-projects-collaboration-global-teams-6634

https://blog.focustribes.com/en/intercultural-management}