Funkcja prawna przyszłości, czyli jaki wpływ na pracę prawników będzie miała technologia

Dzień dobry, witam w nowym odcinku podcastów PwC. Nazywam się Jakub Gołębiowski i zapraszam was do odsłuchania audycji, w której zadam trzy ważne pytania związane z funkcja prawną przyszłości. 

A dziś moimi gośćmi są Cezary Żeleźnicki, wspólnik zarządzający w kancelarii PwC Legal. Dzień dobry. 

Cezary Żeleźnicki: Dzień dobry. 

JG: Oraz Aleksandra Bańkowska, adwokat w kancelarii PwC Legal. Dzień dobry. 

Aleksandra Bańkowska: Dzień dobry. 

JG: Temat naszej dzisiejszej rozmowy jest bardzo szeroki, można powiedzieć też, że taki lekko wizjonerski. Przyjrzymy się dzisiaj temu jak będzie się kształtowało się funkcjonowanie działów prawnych w przedsiębiorstwach oraz jaki wpływ na pracę prawników będzie miała technologia. Proponuje od razu przejść do rozmowy. I może na początek takie pytanie, z jakimi wyzwaniami będą mierzyć się szefowie, czy też dyrektorzy działów lub departamentów prawnych w najbliższej przyszłości? Cezary, to pytanie kieruję do ciebie. 

CŻ: Ja myślę, że ja Państwa szczególnie nie zaskoczę mówiąc, że rok 2019 to będzie w dalszym ciągu czas zwiększania efektywności wewnętrznych działów prawnych, to po pierwsze, ale też dostosowywania ich do działalności do zmieniającego się otoczenia regulacyjnego. Jeszcze w zeszłym roku, jeszcze w roku 2018 przeprowadziliśmy jako PwC Legal badanie wśród kilkudziesięciu szefów działów prawnych w Polsce, w dużych przedsiębiorstwach dotyczące wyzwań jakie przed nimi stoją, dotyczące nowych technologii w pracy prawników i szeroko rozumianej transformacji działów prawnych. I już wówczas ankietowani wskazali nam trzy priorytetowe ich zdaniem obszary, które w mojej ocenie będą determinowały to wszystko, co będzie się działo w roku 2019 i wśród obszarów tych wskazano, po pierwsze digitalizację i wdrażanie nowych, coraz to szybciej wprowadzanych technologii. Po drugie wyzwania związane z ochroną danych osobowych, one wciąż pozostają aktualne. I trzeci obszar, pewnie nieco nowy, pojawiający się w pewnej nowej odsłonie to wyzwania związane z rosnącym znaczeniem funkcji compliance. 

Bezsprzecznie również przez ostatnie lata coraz donośniej słyszymy słowo legal tech, odmieniane w szeregu różnych przypadków i obserwacje te również potwierdza nasze badanie. Ponad połowa zapytanych przez nas dyrektorów widzi potrzebę wdrażania nowych technologii w swoich działach prawnych. Dyrektorzy działów prawnych w naszym odczuciu będą wciąż mierzyli się z różnymi wyzwaniami związanymi z postępującą digitalizacją wielu obszarów ich działalności. W tym chociażby w zakresie podpisywania i składania dokumentów finansowych, co widzimy już teraz, czy związanych z elektronicznie przeprowadzanym procesem udzielania zamówień publicznych. Ale ten kolejny myślę stosunkowo nowy, albo pojawiający się w nowej odsłonie obszar to obszar wyzwań, to obszar compliance. W związku z planowanym zwiększeniem reżimu w zakresie takiej quasi karnej odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, a prace w tej chwili trwają w sejmie i zbliżają ku końcowi. W związku również z nowelizacją kodeksu karnego, skarbowego, będziemy z całą pewnością dostrzegali większe znaczenie funkcji compliance w przedsiębiorstwach. Wymagającej kompleksowego adresowania wyzwań, związanych z zapewnieniem zgodności i działalności przedsiębiorstwa z różnymi regulacjami, a te regulacje są bardzo szerokie, one z całą pewnością dotyczą takiej kluczowej działalności przedsiębiorców, ale też właśnie danych osobowych, przepisów podatkowych i szeregu innych. Myślę, że to te trendy, które w przyszłym roku będziemy dostrzegali jakoś szczególnie wyraźnie. 

AB: Ja pozwolę sobie dopowiedzieć, Cezary wspomniał o efektywności działów prawnych, że to jest taki jeden z bardzo istotnych trendów, który jakby pogłębia się z roku na rok. I właśnie w obliczu tej ciągłej walki o efektywność działów prawnych, my dostrzegamy jako doradcy coraz większą potrzebę zastosowania takiej wieloaspektowej analizy sposobu zarządzania departamentami, działami prawnymi w ramach przedsiębiorstw. I podczas pracy z klientami w ramach właśnie tej wieloaspektowej analizy, tak zwanej analizy dojrzałości funkcji prawnej, dostrzegamy coraz większą otwartość na wdrażanie nowych rozwiązań, w tym właśnie rozwiązań technologicznych i na optymalizację procesów. Ja myślę, że ten trend coraz takiemu bardziej dogłębnemu analizowaniu funkcji prawnych przedsiębiorstwa też jest bardzo ważnym trendem, który będzie się rozwijał i pogłębiał w 2019, ale i w kolejnych latach. 

JG: Wspomniałaś tutaj, użyłaś takiego terminu analiza dojrzałości funkcji prawnej. To ja bym chciał dopytać, na czym ona polega?  Czym jest w zasadzie taka analiza?

AB: Taka analiza ma dwa podstawowe cele. Po pierwsze przeprowadzając badanie funkcji prawnej przedsiębiorstwa chcemy uzyskać niezależną ocenę skuteczności tej funkcji prawnej w danym przedsiębiorstwie. A po drugie przygotowujemy również rekomendację, oparte na naszym doświadczeniu i najlepszych praktykach, które mają ukierunkować danego klienta na dojście do takiej funkcji prawnej, którą on sobie wymarzył, zażyczył i uważa za najbardziej optymalną dla niego. I to są tak jakby dwa podstawowe cele, czyli badamy jak ta funkcja prawna, jak ten departament prawny i procesy związane z funkcją prawną w przedsiębiorstwie działają i w oparciu o to badanie jesteśmy w stanie pokazać klientowi niezależną ocenę tego, a potem pokazać, jak ma dojść do tego co by chciał mieć. Opracowaliśmy metodykę, w ramach tej metodyki mamy skalę 5 stopniową, gdzie mierzymy bieżący stan prawny zarządzania funkcją prawną w przedsiębiorstwie, następnie sprawdzamy jakie są ambicje i potrzeby, związane z tą funkcją prawną i gdzie klient chce dojść. I co najważniejsze pokazujemy drogę od tego punktu A do punktu B, czyli od punktu, w którym jest do punktu, w który chciałby dojść i jak ma dojść, dokładne rekomendacje. 

JG: Czyli tak publicystycznie moglibyśmy powiedzieć, że to jest pewien rodzaj mapy drogowej, takiego ustrukturyzowanego podejścia do tego jak dążyć do tego wymarzonego celu, powiedzmy w ten sposób. 

AB: Zgadza się i tutaj badamy kluczowe obszary, naszej analizie są podane takie rzeczy jak środowisko biznesowe i prawne klienta, w tym oceniamy akceptowalny poziom ryzyka prawnego w danej organizacji, świadomość prawną w danej organizacji, potrzeby interesariuszy, potrzeby tak naprawdę ludzi biznesu w stosunku do działu prawnego, czego oczekują, jak chcieliby, żeby on funkcjonował, co widzą pozytywnego, co widzą negatywnego, co należy zmienić, operacje biznesowe, rozumiane przede wszystkim jako kontrola dokumentacji procesów biznesowych mających wpływ na zarządzanie ryzykiem prawnym, czy jakie narzędzia u danego klienta są stosowane, czy jest automatyzacja, robotyzacja tych procesów. Również sposoby mierzenia wydajności funkcji prawnej, oczywiście dokładną strukturę organizacji komórki funkcji prawnej i współpracy z zewnętrznymi podmiotami. To są takie podstawowe kwestie, które badamy. I mając na uwadze tak szerokie podejście jesteśmy w stanie następnie zaoferować klientom kompleksowe wsparcie w zakresie dojścia właśnie do tej wymarzonej funkcji prawnej. Możemy dostarczyć wskazówki na temat tego w jaki sposób dojść, jakie narzędzia np. technologiczne klient powinien zastosować, jak zoptymalizować różne procesy i tutaj pojawia nam się kwestia outsourcingu, o którym również wspominał Cezary. Właśnie outsourcing jest takim jednym z najistotniejszych może narzędzi, które się stosuje w celu optymalizacji procesu w ramach zarządzania funkcją prawną w przedsiębiorstwie. I obok outsourcingu poszczególnych procesów prawnych, pojawiają się także takie zadania i obowiązki jednorazowe, lub wyłącznie cykliczne związane z koniecznością wdrożenia określonych regulacji, które wymagają zaangażowania znacznych zasobów ludzkich. I tutaj taka tradycyjna kancelaria nie zawsze jest nam w stanie pomóc, zwiększanie na chwilę zatrudnienia w danym dziale prawnym też nie jest rozwiązaniem i wtedy przychodzą z pomocą centra usług wspólnych lub centra kompetencyjne. My jako PwC Legal też podjęliśmy taką inicjatywę, żeby właśnie w takich obszarach wspomagać naszych klientów, założyliśmy ponad dwa lata temu nasze legalowe Center of Excellence, to jest takie centrum kompetencyjne w Gdańsku, które łączy z jednej strony kompetencje ze sfery prawa z efektywnością kosztową w ramach realizacji globalnych procesów. 

JG: OK, wspomnieliście, wspomniałaś o Legal Center of Excellence. Znam już takie centra usług wspólnych z sektora finansowego, one tam się sprawdziły, ukorzeniły to już jest rzeczywiście taka powszechna praktyka rynkowa, ale czy moglibyście opowiedzieć więcej o tej placówce w Gdańsku? Przy jakich projektach tego rodzaju zespół ludzi może pomóc i w jaki sposób on funkcjonuje? 

CŻ: Jasne, Legal Center of Excellence w Gdańsku, jest według mnie chyba takim jednym z pierwszych w Polsce centrum kompetencji prawnej, które wspiera naszych klientów w outsourcingu procesów prawnych. Stanowi w pewnym sensie alternatywę dla tradycyjnego modelu świadczenia usług prawnych. Jako PwC uczestniczymy w wielu dużych globalnych projektach, które mogą być realizowane tak naprawdę z dowolnej części świata, przy uwzględnieniu naturalnie różnic wynikających z systemów prawnych obowiązujących w różnych jurysdykcjach. Stąd nasze centrum kompetencji prawnej w Gdańsku, wspiera między innymi naszych klientów nie tylko w Polsce, ale i za granicą. W różnego rodzaju aspektach kompleksowych projektów prawnych, które wymagają dużego zaangażowania, dużego zespołu, dużego zaangażowania czasu prawników. Model operacyjny Legal Center of Excellence jest połączeniem ekspertyzy adwokatów i radców prawnych kancelarii PwC Legal w Warszawie i w regionach z dostępem do efektywnego zespołu prawników, specjalistów do spraw prawa w Gdańsku, ale także z wykorzystaniem nowych technologii. Usługi, które oferujemy w Legal Centre of Excellence koncentrują się przede wszystkim na projektach, w ramach których istnieje potrzeba wykonania konkretnego zadania prawnego, np. przeanalizowania zakresu dostosowania umów w zakresie obowiązków regulacyjnych np. takich jak RODO, czy inne regulacje sektorowe. I które dotyczą często powtarzalnych stosunkowo czynności o dużym wolumenie, wymagają analizy dużego wolumenu dokumentów. Metodologia legal koi oparta jest na rozwiązaniach technologicznych nakierowanych na wykonywanie procesów prawnych, umożliwiając ich realizację w sposób szybki i oszczędny, przy jednoczesnym zachowaniu absolutnie najwyższego poziomu usług. 

JG: Olu co chciałabyś dodać?

AB: Tak, może o przykładowych projektach. My współpracujemy w ramach naszego Legal Center of Excellence również z ..unit, czyli centrum zorganizowanym przez naszą linię biznesową advisory. W ramach realizacji projektów obejmujących zagadnienia z zakresu przeciwdziałaniu prania pieniędzy. Działamy również z wieloma biurami PwC w Europie między innymi PwC UK, czy PwC Niemcy. W zakresie dużych projektów, takich globalnych projektów, projektów reorganizacyjnych, gdzie wspieramy ich w komunikacji z różnymi jurysdykcjami i w przygotowywaniu dokumentów, tak jak Cezary wspomniał to są takie projekty, gdzie jest duża skala, gdzie jest mnóstwo tych projektów właśnie w tym zakresie Legal Center of Excellence może efektywnie wspomóc cały projekt. 

JG: To może kontynuując naszą dyskusję, chciałbym was zapytać, jak z waszej perspektywy dyrektorzy działów prawnych podchodzą do tego trendu legal tech, o którym już wspomnieliście. I może jeszcze z drugiej strony, czy w waszej pracy wykorzystujecie, albo planujecie wykorzystać jakieś rozwiązania z tego właśnie zakresu?

CŻ: To ja może pozwolę sobie tutaj znowu wspomnieć o tym zeszłorocznym raporcie, który przygotowaliśmy po badaniu opinii dyrektorów działów prawnych. I w zasadzie większość z nich, zdecydowania ponad połowa badanych przez nas dyrektorów działów prawnych wyraźnie wskazała, że ich organizacje, niezależnie od sektora, w którym funkcjonują będą skłonne zainwestować w różnego rodzaju rozwiązania technologiczne ułatwiające prace działów prawnych, pod warunkiem o ile to będzie uzasadnione względami biznesowymi, przy czym na kolejnym zdaniu dyrektorzy od razu wskazywali na różnego rodzaju trudności związane z tym wdrożeniem i to nie tylko trudności budżetowe, ale tez np. trudności psychologiczne, związane z koniecznością nakłonienia zespołu do pracy w inny sposób. I myślę, jest jeszcze jedno takie ograniczenie dość istotne, jeżeli chodzi o szeroko rozumiane rozwiązania legal techowe, funkcjonujące obecnie na rynku, one w dużym stopniu wywodzą się z kręgu kultury anglosaskiej, stąd bariera językowa jest w niektórych wypadkach, zwłaszcza w pracy prawników barierą dość istotną, ale też przezwyciężalną z całą pewnością. 

Tak czy inaczej bez wątpienia i w ostatnich latach, ale z całą pewnością w ciągu najbliższych lat będziemy obserwowali istotny wzrost zainteresowania różnego rodzaju rozwiązaniami technologicznymi, ułatwiającymi, wspierającymi pracę działów prawnych. Już dziś widzimy takie rozwiązania, nie ukrywam, że my w PwC sami takie rozwiązania stworzyliśmy i w tej chwili z różnymi klientami te rozwiązania stosujemy, jako kancelaria, która specjalizuje się w szeroko rozumianym obszarze ochrony danych osobowych, stworzyliśmy tak zwany RODO compliance tool, który pozwala inspektorom ochrony danych osobowych na takie kompleksowe ujęcie całej polityki zarządzania szeroko rozumianą problematyką ochrony danych osobowych, w już nowym reżimie prawnym, związanym z obowiązującymi regulacjami RODO. Oczywiście jako kancelaria PwC Legal wspieramy szeroko rozumiane rozwiązania, które są tworzone na naszym rodzimym rynku, tutaj w Polsce. Jako kancelaria byliśmy sponsorem, ale także nasi koledzy byli mentorami i uczestnikami projektu Global Legal Hackaton, w ramach którego nasi prawnicy, ale też programiści, przyszli inżynierowie IT, opracowywali różnego rodzaju rozwiązania, które mają w przyszłości wspierać świat prawników w ich codziennej pracy. Ja nie mam wątpliwości, że w ciągu najbliższych lat będziemy obserwowali coraz to nowe rozwiązania, coraz bardziej innowacyjne produkty, które te prace prawników z całą pewnością istotnie zmienią. 

AB: Obecnie testujemy również szereg rozwiązań legal tech wykorzystujących sztuczną inteligencję. Zarówno bezpośrednio u nas w kancelarii, jak i w Legal Center of Excellence, takich jak KIRA, Luminance, czy Brevia. One wspierają nas np. w procesach due dilligence, pozwalają znacznie zwiększyć efektywność i dzięki ich wykorzystaniu możemy szybciej i taniej dostarczać usługi naszym klientom, ale nie tylko. To, że testujemy teraz szereg narzędzi pozwoli nam w przyszłości doradzać klientom jakie narzędzie są dla nich najbardziej właściwe do zastosowania właśnie w ramach funkcji prawnej przyszłości. 

JG: Czyli wasza pomoc będzie nie tylko pomocą teoretyczną, ale będą to rady praktyków, które są najcenniejsze. 

AB: Tak, bo korzystamy z tych narzędzi i jesteśmy w stanie praktycznie doradzić, które sa najwłaściwsze w danym momencie. 

CŻ: Wydaje mi się, że ten taki tradycyjny model wykonywania zawodu prawnika, noszącego wielkie akta, segregatory i zaglądającego do komentarzy, on już odszedł do lamusa. W tej chwili prawnicy muszą pracować zupełnie inaczej, z całą pewnością szybciej i efektywniej. Z kolei ogrom wiedzy, która się pojawia i ogrom aktów prawnych, z którymi przychodzi nam się zmierzyć sprawia, że tak naprawdę ludzki umysł nie jest w stanie bez wsparcia nowych technologii tych wszystkich obszarów objąć, stąd ta technologia jest z całą pewnością bardzo istotnym orężem w pracy prawnika i nie ma od tego odwrotu. 

AB: Pewnie nas nie zastąpi, ale będzie nas mocno wspierać. 

JG: I to jest bardzo dobre podsumowanie i zamknięcie naszej dyskusji. Bardzo dziękuję za wysłuchanie tego odcinka, a Cezaremu i Oli za ciekawą rozmowę. 

CŻ, AB: Dziękujemy.