Delegowanie pracowników - zmiany w ustawie w 2020 roku

24/08/20

Od 4 września 2020 r. wchodzą w życie nowe zasady delegowania pracowników do Polski.

Nowelizacja ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw implementująca dyrektywę (UE) 2018/957 z 20 sierpnia 2020 r. została podpisana przez Prezydenta i opublikowana. Publikacja rozpoczęła bieg vacatio legis po upływie którego, od 4 września 2020 r., Ustawa zacznie obowiązywać.

Jeżeli wysyłają Państwo pracowników do innych krajów UE, nowe wymogi mogą Państwa dotyczyć już od 30 lipca 2020 r.

Jak to wpłynie na pracodawców delegujących pracowników do Polski? Jakie działania podjąć, aby być przygotowanym przed 4 września 2020 r.?

Najważniejsze zmiany w delegowaniu pracowników

Warunki oddelegowania

Zapewnienie warunków zatrudnienia i składników wynagrodzenia na poziomie wynikającym z obowiązujących przepisów oraz powszechnie obowiązujących umów zbiorowych
Zwiększone wymogi w zakresie warunków zakwaterowania pracowników oraz stawek dodatków / zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży.

Okres trwania oddelegowania

Zróżnicowanie sytuacji pracowników w zależności od okresu oddelegowania:
- do 12 miesięcy (z możliwością przedłużenia do 18 miesięcy) – stosowanie rozszerzonych minimalnych wymogów
- powyżej 12 (18) miesięcy – stosowanie warunków zatrudnienia wynikających z przepisów państwa przyjmującego
Traktowanie zastąpienia pracownika nowym pracownikiem wykonującym to samo zadanie, w tym samym miejscu jako jednego oddelegowania

Obowiązki zgłoszeniowe / informacyjne

Rozszerzone obowiązki w zakresie aktualizowania zgłoszeń do PIP w przypadku zmiany danych w trakcie oddelegowania
Dodatkowa procedura składania powiadomienia o przedłużeniu stosowania minimalnych wymogów w okresie do 18 miesięcy oddelegowania
Obowiązek przekazania pracodawcy wysyłającemu pracownika do Polski pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia

Rozszerzenie uprawnienia PIP

Uprawnienia PIP w zakresie wymiany informacji zostały rozszerzone nie tylko na polu międzynarodowym, ale również krajowym.

Jeżeli chodzi o zakres międzynarodowy będziemy mieć do czynienia z jeszcze bardziej zacieśnioną współpracą i wymianą informacji pomiędzy odpowiednikami PIP w ramach UE. Wymiana informacji w połączeniu z już istniejącym uprawnieniami (np. w zakresie egzekwowania kar) ma na celu uszczelnienie systemu delegowania z perspektywy organów administracji.

W ramach uprawnień krajowych PIP będzie mogła występować np. do organów skarbowych w celu zasięgnięcia informacji tak, aby weryfikować czy dany pracownik jest oddelegowany. Pozwoli to ustalić np. czy zostało dokonane zgłoszenie takiego pracownika w ramach obowiązków wynikających z Ustawy.

W naszej praktyce obserwujemy, że takie sytuacje mają już miejsce np. pytanie ze strony PIP w kontekście obowiązku zgłoszeniowego zadawane w ramach procedury o udzielenie zezwolenia na pobyt (przeczytaj artykuł https://studio.pwc.pl/aktualnosci/alerty/obowiazki-wynikajace-z-ustawy-o-delegowaniu-pracownikow-w-ramach-swiadczenia-uslug).

Dodatkowo, PIP uzyska uprawnienia do żądania informacji odnośnie oddelegowań pracowników poza terytorium Polski, co w połączeniu z szerszą wymianą informacji z zagranicznymi odpowiednikami, może ułatwić przeprowadzanie kontroli tego typu wyjazdów w krajach przyjmujących.

Kary

Ustawa ustala również taryfikator kar. Od 4 września niedopełnienie obowiązków wskazanych w Ustawie np. brak zgłoszenia czy aktualizacji zgłoszenia do PIP może skutkować nałożeniem kary od 1.000 PLN do 30.000 PLN za każde naruszenie.

W związku z tym, zasadne wydaje się zadanie pytania, jakie działania podjąć aby się przygotować?

Jakie działania podjąć?

W obliczu wejścia w życie nowych regulacji, jest już niewiele czasu, aby podjąć działania, które pomogą się przygotować i utrzymać zgodność z przepisami. Analizując zmiany widzimy, że na pierwszy plan wysuwają się poniższe działania.

Identyfikacja obszarów w polityce oddelegowania wymagających zmiany
Dostosowanie polityki oddelegowania i związanych z nią procedur
Wdrożenie wymogów / podjęcie decyzji biznesowych w odniesieniu do aktualnych oddelegowań (wprowadzenie wymogu zapewnienia zgodności z przepisami kraju przyjmującego po upływie 12 miesięcy oddelegowania może w niektórych przypadkach stawiać pod znakiem zapytania celowość stosowania wyjazdu w tej formie po upływie roku)
Audyt aktualnych procesów pod kątem ryzyk i prowadzenie monitorowania wyjazdów zagranicznych
Realizacja obowiązków zgłoszeniowych / informacyjnych

Podjęcie wskazanych działań oczywiście nie ma charakteru jednorazowego i konieczne jest bieżące monitorowanie zarówno przepisów jak i samych oddelegowań.

W razie pytań dotyczących nowych przepisów, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy pomogą Państwu kompleksowo podejść do wdrożenia nowych wymogów. Chętnie spotkamy się z Państwem (także wirtualnie), aby omówić interesujące Państwa kwestie.

Sytuacja polskich pracodawców

Ustawa dotyczy pracodawców zagranicznych (w tym spoza UE) delegujących pracowników do Polski. Natomiast polscy pracodawcy delegujący pracowników za granicę (w ramach UE) zobowiązani są do stosowania regulacji kraju, do którego delegują pracowników, a który również implementował dyrektywę (UE) 2018/957.

Warto wspomnieć, że już ponad połowa wszystkich krajów UE (w tym wszystkie kraje będące głównymi lokalizacjami docelowymi polskich pracowników delegowanych) implementowała dyrektywę we wskazanym terminie tj. do 30 lipca 2020 r. Dlatego też, w większości krajów od tego dnia należy stosować lokalne przepisy dotyczące oddelegowań w znowelizowanej wersji.