Wdrożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_V7 stanowiło istotne przedsięwzięcie techniczne dla podmiotów gospodarczych w zakresie dostosowania systemów ERP do nowych obowiązków sprawozdawczych.
JPK_V7 nie jest jednak ostatnią zmianą, z którą muszą się zmierzyć osoby odpowiedzialne za podatki w firmach. W artykule zastanowimy się nad tym, jak przygotować się do wyzwań, jakie czekają sprawozdawczość podatkową w najbliższych latach.
Projekty wdrożeniowe, w których uczestniczyliśmy, wyraźnie ukazały wyzwania, przed jakimi stoją zespoły księgowo-podatkowe oraz zespoły IT wdrażające rozwiązania techniczne w przedsiębiorstwach:
- Czy wprowadzać wiele drobnych zmian w systemie ERP aby wygenerowane z systemu dane miały formę niezbędną do przygotowania pliku JPK_V7?
- Czy dokonać ekstrakcji danych z systemu w formie „surowej”, by następnie zostały one odpowiednio przetworzone w zakupionym narzędziu zewnętrznym?
- Czy może zastosować w model hybrydowy, w ramach którego część danych jest przetwarzana bezpośrednio w systemie, a część jest odpowiednio przetwarzana w narzędziu zewnętrznym?
Niewątpliwie istotnym plusem zmian dokonanych bezpośrednio w systemie przez wewnętrzny zespół IT jest utrzymanie bezpośredniej kontroli nad formą i treścią wygenerowanych plików, jak również posiadanie jednego źródła danych zarówno do celów księgowych, zarządczych, jak i podatkowych. Takie podejście wiąże się jednak z tym, że musimy angażować zespół IT nie tylko na etapie samego wdrożenia rozwiązania, lecz również przy każdej kolejnej zmianie wymogów wprowadzonych przez ustawodawcę. Oznacza to również, że nasz system księgowy staje się coraz bardziej skomplikowany i niejednokrotnie dostosowując go do zmian podatkowych musimy również modyfikować procesy globalne, co może być pracochłonne i nie zawsze pożądane dla innych użytkowników systemu.
Nabycie zewnętrznego narzędzia jest zwykle rozwiązaniem szybszym i łatwiejszym do wdrożenia. Wiąże się z oddaniem części procesu podmiotowi trzeciemu, dlatego kluczowe jest dobranie wiarygodnego partnera, który nie tylko będzie w stanie prawidłowo wdrożyć dane rozwiązanie, lecz również zapewni jego utrzymanie w kolejnych latach oraz zgodność z przepisami podatkowymi. Ponadto, jak pokazują zrealizowane przez nas projekty, oddanie funkcji przetwarzania danych partnerowi jest czasem po prostu konieczne, gdyż wiele systemów jest zarządzanych globalnie, a wprowadzenie lokalnej zmiany w takim systemie okazuje się albo zbyt drogie, albo technicznie zbyt skomplikowane.
- Nie tylko raportowanie podatkowe
- Działanie w wielu jurysdykcjach
- Architektura podatkowo-techniczna i real-time reporting
- Na co zwrócić uwagę wdrażając nowy system ERP
- Przygotuj się do wdrożenia
Nie tylko raportowanie podatkowe
Wspomniane wyżej wyzwania dotyczą nie tylko okresowego raportowania podatkowego (którego przykładem jest JPK_V7), lecz również innych obszarów zarządzania podatkami. Przed analogicznymi wątpliwościami stoją podmioty automatyzujące proces kalkulacji podatku (tax determinantion). Muszą one sobie bowiem odpowiedzieć na pytania:
- Czy samemu tworzyć algorytmy dotyczące kalkulacji podatku w systemie ERP, a następnie każdorazowo aktualizować ustawienia systemu przy wprowadzeniu nowych rodzajów transakcji lub w przypadku zmian przepisów dotyczących stawki VAT?
- Czy może zakupić „silnik podatkowy” (tax engine) od zewnętrznego partnera, którego rolą będzie zapewnienie, że nasze transakcje będą rozpoznawane prawidłowo we wszystkich krajach, w których prowadzimy działalność (co staje się coraz istotniejsze zważywszy na dynamikę zmian podatkowych na świecie w związku z kryzysem Covid-19)?
Niewątpliwie dynamiczny rozwój oferty podmiotów wspierających automatyzację procesu kalkulacji podatku oraz wyraźny trend ku przenoszeniu oprogramowania do chmury czynią drugą ze wspomnianych opcji coraz bardziej atrakcyjną dla osób odpowiedzialnych za architekturę podatkową w spółkach.
Działanie w wielu jurysdykcjach
Powyższe dylematy objawiają się ze zwielokrotnioną siłą w przypadku podmiotów, które działają w wielu jurysdykcjach. Osoby odpowiedzialne za decyzje dotyczące strategii i funkcji podatkowej stoją przed kluczowymi decyzjami inwestycyjnymi, które zdefiniują proces zarządzania podatkami na kolejne lata. Muszą one bowiem rozstrzygnąć, czy nabyć lokalne oprogramowanie w każdym z krajów, gdzie dokonują sprawozdawczości podatkowej, czy zainwestować w rozwiązania globalne/regionalne oferowane przez dużych partnerów działających na tym rynku.
Lokalne rozwiązania mogą cechować się wysokim poziomem dostosowania do wymogów obowiązujących w danym kraju. Jednak posiadanie odrębnego narzędzia do raportowania podatkowego w każdym z krajów oznacza mnogość umów, licencji, interfejsów i dostępów, co wiąże się z dodatkowym wysiłkiem administracyjnym.
Współpraca z globalnym partnerem może oznaczać łatwiejszą integrację danego rozwiązania z naszym systemem ERP. Mocną stroną takich rozwiązań jest także posiadanie jednolitego interfejsu do obsługi wielu jurysdykcji podatkowych, a także możliwości wizualizacji oraz kontroli danych na poziomie globalnym.
W przypadku globalnego partnera istotne jest jednak szczegółowe przeanalizowanie, w jakim stopniu obecna oferta odpowiada naszym potrzebom terytorialnym (tj. czy obejmuje ona kraje, w których dokonujemy sprawozdawczości podatkowej) oraz funkcjonalnym (np. czy oferta obejmuje dany typ deklaracji lub elektroniczną wysyłkę dokumentu do organów podatkowych). Należy również zwrócić uwagę na plany partnera dotyczące wprowadzania do oferty nowych terytoriów i rodzajów deklaracji (roadmap) oraz szybkości dostosowania oferty do zachodzących zmian w prawie.
Istotne znaczenie może mieć również to, czy dostawca globalnego rozwiązania zapewnia infrastrukturę do elastycznego tworzenia „szytych na miarę” raportów, które będą kompatybilne z jego narzędziem. Może to być ważne w sytuacji, gdy działamy w jurysdykcji podatkowej, dla której dostawca oprogramowania nie przewiduje wprowadzenia danej deklaracji, a chcemy mieć możliwość stworzenia takiej deklaracji sami lub z pomocą zewnętrznego partnera.
Z naszych obserwacji wynika, że przyszłością jest integracja globalnych rozwiązań z “otwartymi” narzędziami lokalnymi, które są w stanie wypełnić luki w obszarach, w których globalne narzędzia:
- nie zapewniają w ogóle, lub nie zapewniają na czas, pokrycia terytorialnego,
- nie umożliwiają spełnienia wymogów sprawozdawczych dla danego rodzaju działalności (np. gdy takie narzędzie nie obejmuje danych typów transakcji, rodzajów deklaracji lub nie jest w stanie dostarczyć określonych danych).
Architektura podatkowo-techniczna i real-time reporting
Proces cyfryzacji sprawozdawczości podatkowej znacznie przyspieszył w ostatnich latach. Wyraźnym trendem jest skrócenie okresu pomiędzy momentem wystąpienia transakcji gospodarczej, a obowiązkiem zgłoszenia jej do organów podatkowych (tzw. real-time reporting albo continuous transaction controls). Trend ten możliwy jest dzięki oparciu sprawozdawczości podatkowej o obowiązkowe e-fakturowanie, co ułatwia wymianę danych pomiędzy podatnikiem a organami podatkowymi.
Technologie i know-how dotyczące bieżącego raportowania podatkowego istnieją od wielu lat, więc wdrożenie ich przez kolejne kraje staje się coraz łatwiejsze. Mogą one korzystać z wniosków i rozwiązań wprowadzonych przez poprzedników. Prekursorami rozwiązań w tym zakresie są kraje Ameryki Południowej (np. Chile, Brazylia, Meksyk), lecz ten trend jest widoczny także w Europie (np. Włochy, Hiszpania, Turcja, Węgry, Grecja). Jak wynika z informacji prasowych, także polskie Ministerstwo Finansów rozważa wprowadzenie modelu opartego o real-time reporting w naszym kraju w najbliższych latach.
Głównym skutkiem powyższego trendu dla podatników jest to, że dana transakcja powinna być prawidłowo rozpoznana dla celów podatkowych już w momencie wystąpienia. Co więcej, doświadczenia niektórych krajów pokazują, że akceptacja prawidłowości faktury przez system elektroniczny administracji podatkowej może stać się warunkiem realizacji danej transakcji. Tak więc ryzyko błędów w tym zakresie przestaje być jedynie ryzykiem finansowym, a staje się ryzykiem operacyjnym, które może wpłynąć na nasze relacje z dostawcami i klientami.
Na co zwrócić uwagę wdrażając nowy system ERP
W ciągu kolejnych kilku lat większość podmiotów gospodarczych zmieni lub znacznie rozwinie swój system ERP. Oprócz zmian legislacyjnych wymuszających nowe elektroniczne obowiązki sprawozdawcze, rynek rozwiązań technologicznych związanych z zarządzaniem podatkami również przechodzi proces dynamicznego rozwoju.
W naszej ocenie znajomość dostępnych na rynku rozwiązań przez osoby odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe staje się kolejnym obszarem kompetencji podatkowej i niezbędnym warunkiem trafnych decyzji dotyczących zarządzania podatkami w kolejnych latach działalności.
Nasze doświadczenie wskazuje, że przystępując do tworzenia wizji przyszłej architektury podatkowo-technicznej, warto zacząć od następujących czterech kluczowych pytań:
- Jakie funkcjonalności podatkowe są/będą dostępne w samym systemie ERP?
- Jakie dodatkowe aplikacje do zarządzania podatkami oferuje dostawca naszego systemu ERP?
- Zakup jakich dodatkowych aplikacji/narzędzi do zarządzania podatkami powinniśmy rozważyć, aby zautomatyzować procesy:
- kalkulacji podatku (tax determination)
- automatycznego raportowania transakcji (real-time reporting)
- okresowej sprawozdawczości
- analityki i kontroli
- elektronicznej wymiany i archiwizacji faktur
- Zakup jakich dodatkowych aplikacji/rozwiązań powinniśmy rozważyć, aby zautomatyzować zarządzanie określonymi obszarami opodatkowania, takimi jak cło, akcyza czy ceny transferowe?
Przygotuj się do wdrożenia
Cyfryzacja procesów raportowania podatkowego na poziomie globalnym wyraźnie przyspiesza i wydaje się być nieuniknionym kierunkiem. W naszej ocenie należy uwzględnić to przy wdrożeniach nowych systemów oraz tworzeniu architektury podatkowo-technicznej.
Jak wynika z naszych doświadczeń, nawet jeśli wdrożenie ma rozpocząć się w ciągu najbliższych 2-3 lat, zespoły odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe powinny już teraz zastanowić się, jak wyobrażają sobie swoje przyszłe procesy podatkowe, jakie obszary kalkulacji podatku i raportowania podatkowego można zautomatyzować, oraz z jakich narzędzi należy skorzystać, aby posiadać nowoczesny system zarządzania podatkami, który zapewni nam bezpieczeństwo i będzie odpowiadał wyzwaniom naszych czasów.
Skontaktuj się z nami
Obserwuj nas
