3 pytania o… zarządzanie działem podatkowym w firmie

Jakub Gołębiowski (JG): Dzień dobry, witam w nowym odcinku podcastów PwC. Nazywam się Jakub Gołębiowski i zapraszam was do odsłuchania audycji, w której zadam trzy ważne pytania związane ze skutecznym zarządzaniem podatkami w firmie. 

Naszymi gośćmi są: Mikołaj Woźniak -  dyrektor w dziale prawnopodatkowym PwC

Mikołaj Woźniak (MW): Dzień dobry

oraz Iwona Patyk – manager w dziale prawnopodatkowym PwC

Iwona Patyk (IP): Dzień dobry

IP: Mikołaj w prasie branżowej w środowisku coraz częściej się mówi o zarządzaniu podatkami, o efektywnej funkcji podatkowej, o procesach podatkowych. Dawniej mówiło się o liczeniu podatków. Zastanawiam się skąd ta zmiana. Dlaczego teraz, co takiego się stało, że nagle mówimy o zarządzaniu podatkowym?

Chciałabym z tobą chwilę porozmawiać o tych trendach, o tym co się zmieniło i co w związku z tym dyrektorzy podatkowi powinni robić w firmach, żeby tymi podatkami skutecznie zarządzać. Czy umiałbyś nazwać i podsumować główne powody zmiany i tego, że inaczej podchodzimy teraz do podatków?

MW: Bardzo ciekawe pytanie, tych czynników jest wiele. Co więcej podlegają one bardzo dynamicznym zmianom. Wydaje mi się, że warto je uporządkować w takie 4 grupy. 

Zacząłbym od trendów światowych, po pierwsze modele biznesowe według których aktualnie działają nasi klienci, są modelami opartymi na współpracy globalnej. Bardzo często mamy centra usług wspólnych, co zresztą bardzo korzystnie wpływa na polską gospodarkę i na ilość miejsc pracy w Polsce.

Wymaga to innego systemu współpracy, a także praca nad zagadnieniami podatkowymi wymaga uporządkowania procesu, odpowiedniej organizacji pracy, ponieważ polegamy na współpracy wielu osób, a nie na wiedzy skupionej w głowie tylko i wyłącznie jednej osoby. 

IP: Czyli rozumiem, że dawniej to było tak, że podatki zaczynały się i w zasadzie kończyły w dziale finansowym czy w dziale podatkowym, a dzisiaj potrafią się zaczynać w zupełnie innym miejscu, po drodze trafiać na drugi koniec świata i kończyć się w miejscu jeszcze jakimś trzecim, co utrudnia zarządzanie tym procesem od początku do końca?

MW: Wędrówka danych podatkowych na pewno jest dłuższa w tej chwili. Kiedyś zazwyczaj dział podatkowy był w każdej spółce, albo też dział księgowy danej spółki zarządzał podatkami. W tej chwili szczególnie podmioty operujące globalnie centralizują tego typu funkcje w jednym miejscu. Ograniczając wiedzę podatkową w działach, które obsługują bezpośrednio, czy są umiejscowione bezpośrednio w spółkach. 

To jest ogromna zmiana, wymagająca innej organizacji pracy. Innym aspektem są bardzo dynamiczne zmiany w prawie. Jednym z czynników, o którym możemy powiedzieć jest transparentność, czyli dane podatników są publikowane. Dostarczamy pełne dane transakcyjne np. poprzez jednolity plik kontrolny do władz skarbowych, a poza tym co tu dużo mówić w dzisiejszych czasach przez podatki można trafić na pierwsze strony gazet. 

IP: Jednolity plik kontrolny, to warto tu chyba dodać, że oznacza to nie mniej nie więcej tyle, że organy wiedzą w czasie rzeczywistym co się dzieje w firmach, w organizacjach.  Znają wszystkie transakcje. Tego kiedyś nie było. 

MW: Dokładnie tak jest i to wymaga od podatników proaktywnego zarządzania danymi podatkowymi, podejmowania decyzji zanim dana transakcja się wydarzy, a nie tylko reagowanie na zdarzenia po fakcie. To może być za późno, wtedy już może nie być w stanie

Pewnych rzeczy skorygować. Także są trendy światowe, są zmiany w prawie. 

Mamy także i tutaj możemy nawiązać do jednolitego pliku kontrolnego – nowe technologie. 

W podatkach zaczynamy widzieć wpływ sztucznej inteligencji, zaczynamy widzieć roboty, czyli tak naprawdę inteligentne oprogramowanie, które wykonuje pewne rutynowe działania za człowieka. Danych, które muszą być analizowane przez działy podatkowe jest znacznie więcej. A do tego wymagania wobec działów podatkowych rosną. W tej chwili oczekuje się od osób zajmujących się podatkami, że będą w stanie też prognozować na przyszłość skutki czy to zmian regulacji czy to zmian modelu biznesowego.

Bez dobrej technologii, bez automatyzacji w pewnych obszarach nie da się tego zrobić. Wspomniałem o robotyce i o tym, że oprogramowanie przyjmuje pewne funkcje od człowieka, tutaj warto też powiedzieć, że w efekcie tego oraz tej dynamiki zmian bardzo ulegnie też zmianie praca doradcy podatkowego.

To musi być już nie tylko prawnik, który rozumie przepisy, nie tylko osoba, która potrafi rozmawiać z urzędem skarbowym, albo policzyć sam podatek, to jest osoba, która musi umieć zarządzać zmianą. Zmiany w przepisach będą permanentne, zmiany w systemach księgowych, w systemach informatycznych z którymi pracuje spółka dzieją się cały czas. No i ten slogan, że jedynym stałym czynnikiem pracy podatkowca będzie zmiana, która będzie permanentna. Jest po prostu prawdą.

Osoby, które zajmują się podatkami muszą dużo lepiej rozumieć technologię, nie koniecznie muszą być specami od technologii, ale na pewno muszą umieć porozumiewać się z działem informatycznym. Muszą umieć w jasny sposób przedstawiać swoje oczekiwania. 

IP: Rzeczywiście widać, że tych czynników, które wpłynęły na zmianę w podejściu do zarządzania podatkami jest dużo. Myślę, że można nawet by tu jeszcze dodać zmianę taką pokoleniową, że w tej chwili wchodzi pokolenie bardziej mobilne, to w tym w tym ostatnim punkcie, który podniosłeś pewnie jest też ważne, że są gotowi zmieniać pracę często, a to oznacza, że musimy to też odpowiednio umieć zaplanować zarządzając działem podatkowym i całym procesem podatkowym. 

Dużo czynników, to oznacza dużo problemów do rozwiązania. Co w takim razie firma, która chce dobrze, skutecznie zarządzać podatkami, które chce te podatki mieć dobrze i bezpiecznie policzone. Co powinna zrobić, co powinna zmienić? Może tak w pierwszej kolejności z takiej perspektywy makro, z perspektywy całej firmy, zarządu. 

Jak się teraz powinno na ten proces patrzeć?

MW: Zanim odpowiem na pytanie nawiąże jeszcze do młodego pokolenia i mobilności, to jest wyzwanie z punktu widzenia zarządzania personelem. Natomiast oni są myślę znacznie lepiej przygotowani do tego, żeby radzić sobie z łączeniem technologii i prawa, do tego zmiana jest dla nich naturalna. Wychowują się w warunkach, w których otoczenie zmienia się bardzo dynamicznie, są obeznani z nowymi technologiami. Myślę, że mogą być lepiej przygotowani do tego, żeby sobie radzić z tak dynamicznym otoczeniem podatkowym. 

A wracając do perspektywy zarządu ewidentnie w dzisiejszych czasach podatki są sprawą dla zarządu. To jest kwestia bezpieczeństwa podatkowego spółki. Znane są z prasy przypadki, w których błędy w podatkach miały wpływ czy to na notowania, czy na długoterminowe perspektywy spółki.

Moim zdaniem zarząd nie może już dzisiaj zostawić zarządzania podatkami tylko specjalistom. Oczywiście nie musi się znać na podatkach, nie musi umieć interpretować prawa podatkowego, natomiast musi wytyczyć jasne kryteria, którymi ma się kierować dział podatkowy przy podejmowaniu decyzji.

Czy ma być konserwatywny, jak dana spółka rozumie konserwatyzm w odniesieniu do podatków, jaka jest strategia, czy strategia podatkowa wiąże się ze strategią biznesową. To są wszystkie pytania, które moim zdaniem powinny być zaadresowane przez zarząd i w tych ramach powinni się poruszać specjaliści podatkowi. 

IP: A czy twoim zdaniem to się już dzieje? Czy zarządy tak do tego podchodzą? Czy to jest jeszcze przyszłość?

MW: Zaczynam widzieć ten trend na rynku. Nie powiedziałbym, że to jest jeszcze powszechne postępowanie, może tutaj posłużę się też przykładem. Dobrym efektem rozwoju gospodarki w Polsce jest to, że sporo firm z centralami w Polsce zaczyna wychodzić za granicę. Zarządzanie działem podatkowym, który działa w różnych systemach prawnych jest zupełnie innym wyzwaniem, niż zarządzanie działem podatkowym, który działa w Polsce. 

Osoba, która kieruje takim działem nie może już się wyłącznie opierać na swojej merytorycznej wiedzy podatkowej. Musi znaleźć inne sposoby na to żeby kontrolować czy zarządzać podatkowcami działającymi w innych krajach. Zaczynają wchodzić w związku z tym, czy zaczynają nabierać znaczenia takie kwestie jak audyt wewnętrzny w zakresie podatków, jak kwestia przepraszam za posłużenie się anglicyzmem tax governance, ram prawnych, ram zarządczych. W jakich poruszają się podatkowcy.

Kwestia odpowiedniego wyznaczenia im celów, żeby te cele przysłużyły się realizacji strategii podatkowej danego przedsiębiorstwa. Myślę, że jest to wyzwanie, z którym mierzą się duże podmioty międzynarodowe działające w Polsce i w coraz większym stopniu polskie firmy, które poprzez wyjście za granice stają się właśnie tego typu koncernami. Tutaj powiedzieliśmy o aspekcie zarządczym.

Natomiast warto też pamiętać o aspekcie PR czy społecznej odpowiedzialności biznesu. Coraz częściej biznesy chcą się chwalić tym, że płacą podatki. Pokazują jaki jest ich wpływ na lokalną społeczność. Inwestorzy firm zagranicznych, które działają w Polsce chcą pokazać w jaki sposób dokładają się do sukcesu, do tego jak działa gospodarka w Polsce.

Tych aspektów jest wiele i podatki są jednym z istotniejszych i jest to trend, który zdecydowanie widać na rynku i warto o tym pomyśleć, jest to aspekt inny niż bezpieczeństwo podatkowe. Czyli z jednej strony chcemy być efektywni, chcemy płacić odpowiednią ilość podatków, chcemy to robić w bezpieczny i kontrolowany sposób, ale chcemy też być dumni z tego, że poprzez płacenie podatków przysłużymy się społeczeństwu.

IP: Czyli są takie narzędzia, którymi firma może na poziomie takim całościowym świadomie zarządzać i które może świadomie wykorzystać, co dotychczas pewnie nie jest bardzo powszechne. 

MW: Zdecydowanie tak i to jest bardzo duża zmiana, przedsiębiorcy zaczynają dostrzegać tę kwestię, a chociażby takie wydarzenie jak publikowanie danych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych przez ministerstwo finansów też powodują, że opinia publiczna przygląda się temu, jak biznes realizuje swoje zobowiązania społeczne. 

Nie można od tego tematu uciec. 

IP: Zdecydowanie temat podatków często się pojawia, nawet w codziennej prasie. 

MW: Zdecydowanie i myślę, że to jest bardzo duża zmiana naszego środowiska. 

Musimy się nauczyć mówić o podatkach także do osób, które nie są technicznie ekspertami podatkowymi, musimy uciec od naszego slangu zawodowego, od skomplikowanych sformułowań, a nauczyć się rozmawiać z opinią publiczną, ze społeczeństwem i mówić o trudnych kwestiach podatkowych w bardzo prosty i przystępny sposób. 

IP: Rzeczywiście widać, że obszarów do zaangażowania się w tematy podatkowe do decyzji dla zarządów jest całkiem sporo. Także pytanie czy ten trend zostanie dostrzeżony przez przedsiębiorstwa i czy będziemy widzieli takie zaangażowanie. 

Ale to taka perspektywa makro w firmie, a tak patrząc już bardziej z punktu widzenia działu podatkowego, z takiej bardziej perspektywy mikro. Gdybyś był dyrektorem podatkowym w przedsiębiorstwie, to jakbyś ten swój dział budował? Jakbyś chciał, żeby on się zmieniał w stosunku do tego jak taki tradycyjny model funkcjonował. 

MW: Myślę, że kluczowe są dwa czynniki. Po pierwsze postawiłbym na technologię, kluczowe jest aby dział podatkowy miał odpowiednie narzędzia, które wspomagają nie tylko pracę związaną z raportowaniem podatkowym, ale także analityką, prognostyką w zakresie podatków.

Po drugie zwróciłbym uwagę na to jakich ludzi rekrutuje. Ten profil będzie się zmieniał. Doskonale pokazuje to badanie, które jako PwC przeprowadziliśmy, gdzie dyrektorzy podatkowi powiedzieli, że kluczowymi czynnikami, które są brane pod uwagę przy budowaniu działu podatkowego jeśli chodzi o osoby w nim zatrudnione, to są po:

Po pierwsze umiejętność analizy danych i to jest aż 29% odpowiedzi. Po drugie umiejętności w zakresie IT i to jest 19%, zarządzenie projektami 18%, i wielka niespodzianka, dopiero na czwartym miejscu jest warsztat prawniczy. On jest bardzo istotny, ale nie jest już kluczowy dla tego, żeby dział podatkowy funkcjonował idealnie.

Tutaj bardzo ciekawym przykładem, który warto przytoczyć jest transakcja, którą przeprowadziło GE z PwC. Cały dział podatkowy GE globalnie, około 600 osób, przeszło z GE do PwC. W tej chwili zdecydowana większość działu podatkowego tego podmiotu jest zatrudniona w PwC i to z PwC dostarcza wiedzę podatkową dla klienta. 

IP: W dalszym ciągu zarządza podatkami GE?

MW: Tak jest i jest to absolutnie nowatorskie, pierwsze na rynku tego typu rozwiązanie. Moim zdaniem sprawdzające się świetnie. Eliminujące wiele trudności, które się pojawiają, jeżeli dział podatkowy jest wewnątrz. Chociażby dostęp do szkoleń, dostęp do różnej maści specjalistów od specyficznych zagadnień podatkowych. Łatwiej jest będąc w takiej organizacji jak PwC nadążyć za tymi wszystkimi zmianami niż będąc w wyizolowanym świecie swojego pracodawcy. To jest trend, który będzie kontynuowany i mocno wieżę, że tak będzie tak będzie wyglądał świat podatkowy za kilka lat. 

IP: Czyli organizując swój dział podatkowy na technologii, na doborze osób które mają właściwe kompetencje i na dobrym zbalansowaniu tego co musi być realizowane wewnętrznie, a tego co może być wyoutsource’sowane, może być przekazane innym podmiotom, szczególnie na przykład w innych krajach, w których nie znasz systemu podatkowego. 

MW: Dokładnie tak, a na koniec upewniłby się, że działam w zgodzie z tym jak zarząd chce kierować spółką oraz upewniłbym się, że zarząd jest świadomy działań podejmowanych i patrzy na podatki jako jeden z istotnych elementów zarządzania firmą. 

IP: czyli podsumowując naszą rozmowę można powiedzieć, że wyraźnie widać, że od globalizacji nie da się uciec nawet w podatkach?

Technologia, światowe trendy, w tym światowe trendy w administracji wymuszają zmianę w zarządzaniu różnymi obszarami, w tym podatkami również. Firmy się muszą na to przygotować i to zarówno na poziomie zarządów, które będą musiały się trochę mocniej zaangażować w tematykę podatkową, jak i na poziomie działów księgowych, działów podatkowych na które czekają nowe, czasami trudne wyzwania. 

MW: Zdecydowanie.

JG: Bardzo dziękuję za wysłuchanie tego odcinka, a Mikołajowi i Iwonie za ciekawą rozmowę. 

IP: Dziękujemy.

MW: Dziękujemy.